La secrétaire générale a la responsabilité des affaires juridiques de l’Université, à l’exception des relations de travail qui relèvent du Décanat de la gestion académique et du Service des ressources humaines. Cette responsabilité est balisée par la Politique relative aux affaires juridiques.

La responsabilité des affaires juridiques amène le secrétariat général à assurer la représentation de l’Université devant les tribunaux dans le cadre des réclamations, litiges et procédures judiciaires, tant en défense qu’en demande. Celui-ci joue un rôle-conseil en toutes matières et en toutes circonstances ayant des incidences légales et exerce un rôle de vigilance et de prévention quant aux litiges susceptibles d’affecter les droits, le patrimoine et la réputation de celle-ci. Il produit des avis juridiques et voit à l’élaboration de la plupart des politiques et règlements de l’Université.

C’est également dans le cadre de ses responsabilités relatives aux affaires juridiques que la secrétaire générale assume plus particulièrement des responsabilités dans les deux champs suivants :

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

La secrétaire générale est responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.  Les demandes d’accès écrites sont transmises au responsable de l’accès qui est le seul habilité à rendre une décision quant à la recevabilité d’une demande, à son traitement, aux frais exigibles et au refus de permettre l’accès à un document.

Contrats

Conformément à la Loi sur l'intégrité en matière de contrats publics, la secrétaire générale est responsable de l’observation des règles contractuelles pour l'application de la Loi sur les contrats des organismes publics pour les contrats de construction, d’approvisionnement et de services.

De plus, tout contrat engageant l’Université et qui doit être approuvé par le conseil d’administration et le comité exécutif, doit être visé préalablement par le Secrétariat général, à l’exception des contrats suivants :

• les demandes de subvention ainsi que les contrats relatifs à la recherche, à la formation et à la coopération universitaires;
• les conventions collectives, protocoles de travail et lettres d’entente préparés par les unités responsables de leur négociation et de leur application;
• les contrats d’engagement du personnel;
• les protocoles établis avec des organismes externes, à des fins d’enseignement et de recherche;
• les contrats de nature opérationnelle et récurrente;
• les contrats dont les modèles sous forme de contrats types ont été préalablement rédigés ou visés par le Secrétariat général.

Pour toute autre information concernant les services juridiques, communiquez avec M^e Denis Langlois au poste 3974.