Archives et gestion documentaire (AGD)

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Rôle et mandats

Archives et la gestion documentaire (AGD), qui relèvent du secrétariat général, a comme principal rôle de soutenir tous les employés et toutes les unités de l’Université dans la gestion efficace et la sécurité de l'information, des documents et des archives institutionnels ainsi que celle du patrimoine documentaire, peu importe la nature de cette information, leur âge ou leur support, à l’exception des documents sous la responsabilité du Service de la bibliothèque.
 
Les mandats couvrent particulièrement la gestion des documents institutionnels et de façon plus spécifique :
 
  • l’élaboration des règles fixant la durée de conservation des documents, peu importe leur support, suivant les lois et les règlements applicables;
  • la conception et la mise en place des outils tels que le plan de classification et le calendrier de conservation;
  • la prestation de conseils et le soutien aux unités pour la gestion de leurs documents;
  • la collaboration avec les unités dans le traitement des documents aux stades semi-actifs et inactifs, par une opération d’élimination ou de versement aux archives historiques, conformément aux règles du calendrier de conservation des documents institutionnels;
  • la gestion du dépôt des documents semi-actifs et le service de consultation de ces documents par les unités;
  • la gestion des espaces d’entreposage officiel des documents et des archives institutionnelles de l’Université. Il peut s’agir également de la gestion des espaces pour les archives privées.