Collation des grades 2025

L’Université du Québec en Outaouais est fière de célébrer la réussite des personnes diplômées des trimestres d’automne 2024, d’hiver 2025 et d’été 2025.

Dates des cérémonies

• Saint-Jérôme : deux cérémonies auront lieu le dimanche 26 octobre 2025 au Château Royal (heures exactes et déroulement à venir)
• Gatineau : deux cérémonies auront lieu le samedi 22 novembre 2025 au Palais des Congrès (heures exactes et déroulement à venir)

Les personnes admissibles recevront un courriel en septembre 2025 les invitant à s’inscrire à la cérémonie correspondante à leur programme et campus.

Des questions? 

Vérifiez d'abord si les réponses à vos questions se retrouvent dans l'une des sections apparaissant ci-dessous ou sur cette page Web. Si vous ne trouvez pas la réponse recherchée, vous pouvez nous transmettre un courriel à collation@uqo.ca et nous vous répondrons dès que possible. En raison du volume élevé de courriels que nous recevons quotidiennement, un délai de réponse est à prévoir. Nous vous encourageons à consulter d’abord les informations se retrouvant sur cette page Web, car elle contient la plupart des informations recherchées par la communauté étudiante à ce sujet. Cette page Web sera mise à jour prochainement et au fur et à mesure que de nouvelles informations se confirment (ex. : date à laquelle il est possible de s’inscrire, nombre limite de personnes invitées par étudiant, détails de la programmation, bonification de la section « Foire aux questions », etc.). 

Inscription des participant·es et critères d'admissibilité

L’inscription est gratuite et obligatoire pour participer à la cérémonie. La période d'inscription n'est pas encore ouverte pour le moment. 

Si vous être une personne diplômée des trimestres admissibles (automne 2024, hiver 2025 et été 2025), vous recevrez une invitation par courriel au cours du mois de septembre 2025, afin de vous inscrire à la cérémonie correspondante à votre programme et à votre campus d'attache (via un hyperlien conduisant vers un formulaire Web).

Ainsi, à moins de situations exceptionnelles, seules les personnes ayant obtenu leur diplomation entre le 6 décembre 2024 et le 2 octobre 2025 seront admissibles à s'inscrire en tant que participant·e à la Collation des grades 2025. À noter que votre date de diplomation figurera sur votre relevé de note final dès l'obtention de votre statut de diplômé·e. L'obtention de ce statut sera obligatoire pour pouvoir s'inscrire comme participant·es via le formulaire Web. 

Exceptionnellement, les personnes qui ont diplômées durant l'année universitaire 2024-2025 (ou qui ont finalisé leurs études aux trimestres d'automne 2023, d'hiver 2024 et d'été 2024), mais qui n'ont pas pu assister à leur cérémonie de la Collation des grades à l'automne 2024 en raison de circonstances particulières, peuvent également être autorisées à s'inscrire en tant que participant·e à la Collation des grades 2025. Dans ce cas, vous devez en faire la demande à collation@uqo.ca et obtenir une autorisation par courriel au préalable. Le nombre de place à cet effet peut être limité.

Familles et personnes invitées

Chaque personne diplômée pourra être accompagnée d’un maximum de 4 invité·es (au coût de 30$ par billet | gratuit pour la personne diplômée). Les modalités de réservation des places seront communiquées uniquement au moment de la période d'inscription à la cérémonie. 

Ainsi, si vous avez finalisé vos études au trimestre d'automne 2024, d'hiver 2025 ou d'été 2025, vous recevrez automatiquement une invitation à vous inscrire, à votre courriel UQO, seulement au cours du mois de septembre. Cette invitation prendra la forme d'une infolettre électronique qui contiendra l'ensemble des détails relatifs à l'évènement, incluant :

• la procédure pour vous inscrire à la cérémonie en tant que participant·e (vous recevrez une confirmation d'inscription après avoir rempli le formulaire Web, celle-ci fera office d'attestation d'inscription);
• les modalités pour enregistrer les personnes que vous désirez inviter à venir célébrer, avec vous, votre réussite académique (vous recevrez une confirmation d'enregistrement (et les billets) de vos invité·es après avoir rempli le formulaire Web);
• ainsi que toutes les informations complémentaires à cette célébration.

* Aucune lettre d'invitation personnalisée de la DCR ne sera transmise individuellement. L'infolettre que vous recevrez à votre courriel UQO, en septembre (ou en octobre si votre diplomation est prévu en début octobre 2025), fera foi d'invitation officielle à vous inscrire pour participer à la Collation des grades. 

Documents destinés aux autorités d’immigration

Les personnes étudiantes de l’UQO demandent souvent à la DCR de leur fournir une lettre d’invitation individuelle et personnalisée pour que leurs invité·es en provenance de l’international puissent justifier leur déplacement aux autorités d’immigration. 

En raison, notamment, du volume élevé (et croissant) de demandes reçues quotidiennement et des ressources (temporelles et humaines) limitées de la DCR, nous ne produirons pas de lettres d’invitation personnalisée et individuelle pour les cérémonies de la Collation des grades 2025. Cependant, vous trouverez ci-joint un document d’information officiel de la DCR de l’Université du Québec en Outaouais décrivant l’évènement de la Collation des grades 2025, que vous pouvez utiliser comme pièce justificative (annexe 1) dans le cadre d’une demande de visa auprès des autorités d’immigration.

La Direction des communications et du recrutement de l’UQO confirme que les personnes qui auront été diplômées entre le 6 décembre 2024 et le 2 octobre 2025 seront automatiquement admissibles à s'inscrire en tant que participant·es à la Collation des grades 2025. Elles pourront également inviter personnellement jusqu’à 4 personnes de leur choix. La procédure et le formulaire Web pour s’inscrire comme participant·es et pour enregistrer soi-même ses personnes invitées ne leur seront transmis qu’au cours du mois de septembre 2025 (ou en début octobre 2025, selon la date de diplomation de la personne étudiante). Elles les recevront directement à leur courriel étudiant de l’UQO.

Pour toute attestation officielle confirmant votre diplomation ou votre statut d’étudiant, veuillez communiquer avec le Registrariat de l’UQO. Toutes les demandes d'attestation officielle doivent être transmises au Registraire via ce formulaire. Le Registraire est le seul service de l’UQO habilité à produire des documents officiels attestant de votre statut étudiant à l’Université (ex. :  relevé de notes officiel, attestation de fin d’études (si vous êtes en attente de votre diplomation), attestation de diplomation (si vous avez obtenu votre statut de diplômé·es)). Le Registraire émet ces attestations officielles sous format papier, dans une enveloppe scellée de l’UQO (il est conseillé de ne pas ouvrir l’enveloppe et de la remettre telle quelle (scellée) aux instances concernées pour conserver le statut officiel de ce type de document). Nous vous conseillons donc de joindre ce type d’attestation comme pièce justificative complémentaire (annexe 2) dans le cadre de la demande de visa de vos personnes invitées auprès des autorités d’immigration, afin de leur confirmer votre statut étudiant à l’UQO (personnes en fin de parcours, personne finissante ou personne diplômée). 

Les personnes étudiantes visées par cette situation peuvent écrire personnellement à leurs ami·es et familles pour les inviter à venir assister à leur cérémonie, puis joindre à leurs invitations les 2 annexes ci-dessus mentionnées aux fins de pièces justificatives (en appui aux demandes de déplacement des personnes invitées auprès des autorités d’immigrations).

En cas de problèmes, vous pouvez contacter l'Équipe de la Collation des grades à collation@uqo.ca.

Déroulement de la cérémonie

Les cérémonies comprennent des allocutions officielles et la remise des attestations. La programmation détaillée sera mise en ligne vers fin août/début septembre.

Photos et vidéos

Espace photo souvenir

Après la cérémonie, rendez-vous au kiosque prévu à cet effet pour immortaliser ce moment avec vos proches. Un service d’achat sur place sera disponible.

Partage sur les réseaux sociaux

Partagez vos photos avec le mot-clic #UQOGRAD sur vos réseaux sociaux. Joignez-vous à la célébration en ligne!

Photos d’ambiance

Des images seront captées lors des cérémonies pour diffusion sur les plateformes numériques de l’UQO. Votre présence vaut l'acceptation de cette utilisation.

Les albums photos seront partagés sur les pages Facebook, Instagram et LinkedIn de l’UQO.

Webdiffusion

Les cérémonies seront diffusées en direct sur la page Facebook de la Collation des grades pour permettre à vos proches de les suivre à distance.

Les vidéos seront également disponibles après l’événement sur la chaîne YouTube de l'UQO.

Foire aux questions (FAQ)

Est-ce que je recevrai mon diplôme lors de la cérémonie? 
Non, vous recevrez une attestation (sa validité est symbolique seulement). Votre diplôme officiel est transmis par la poste, par le Registraire, environ 5 semaines après votre date officielle de diplomation (soit la date apparaissant sur votre relevé de notes final, à côté de la mention "date d'obtention" située au haut du relevé de note, à droite, vis-à-vis du nom de votre programme).

Le port de la toge est-il obligatoire? 
Oui, la toge est requise pour participer. Chaque personne diplômée recevra une toge avant sa cérémonie et devra la remettre après l’événement. Vous pourrez choisir la grandeur de votre toge au moment de votre inscription (via un formulaire Web).

Puis-je choisir la cérémonie (Département) à laquelle j’assisterai? 
Non, la cérémonie est obligatoirement assignée en fonction de votre programme et du département auquel il est lié. Par contre, si vous avez complété plus d'un programme au cours de la période visée (automne 2024, hiver 2025, été 2025), vous devrez choisir un seul programme pour votre cérémonie, car il n'est pas possible de s'inscrire à plus d'une cérémonie. Si vous êtes dans cette situation, nous vous recommandons de vous inscrire à la cérémonie correspondante à votre programme dont le niveau est le plus élevé (ex. : si vous avez complété un certificat de premier cycle et un baccalauréat dans la même période, vous pouvez vous inscrire à la cérémonie correspondant à votre programme de baccalauréat). Toutefois, si l'Université vous informe que vous recevrez une mention d'honneur ou autre type de prix honorifique dans l'un de vos programmes complétés à la même période, nous vous invitons plutôt à vous inscrire à la cérémonie correspondante à ce programme spécifique, afin de pouvoir recevoir, sur scène, cette mention d'honneur.

Puis-je choisir la cérémonie (Ville ou campus) à laquelle j’assisterai? 
Non, la cérémonie est obligatoirement assignée en fonction de votre campus d'attache. Par exemple, si vous avez réalisé vos études au campus de Saint-Jérôme, il n'est pas possible d'assister à la Cérémonie de Gatineau (ou vice-versa). Ce type d'accommodement n'est malheureusement pas possible pour diverses raisons de logistique.

J'ai besoin d'une attestation de fin d'étude ou de diplomation, où puis-je en faire la demande?
Toutes les demandes d'attestation doivent être transmises au Registraire via ce formulaire. Si vous désirez obtenir un relevé de note officiel, une attestation officielle de fin d'études ou une attestation officielle de diplomation, veuillez vous référer à cette page Web du Bureau du registraire : https://uqo.ca/etudiants/attestations-detudes . Avant de pouvoir obtenir une attestation de diplomation, vous devez vérifier, dans votre portail étudiant (dans "mon dossier étudiant", cliquez, dans le menu, sur "Parcours académique" et sur "Relevés de notes"), si vous voyez apparaitre la mention "date d'obtention le (date)" sous votre programme en question. Si vous ne le voyez pas encore, vous verrez plutôt "admission active", et, dans ce cas, il n'est pas encore possible d'obtenir une attestation de diplomation. Cette année, les dates de diplomation officielles pour les trimestres concernés se situent entre le 6 décembre 2024 et le 2 octobre 2025. Si vous êtes en attente du statut imminant de diplômé, vous pourrez demander une attestation de fin d'études en attendant de pouvoir demander une attestation de diplomation. Par contre, le Registraire envoie automatiquement le diplôme officielle par la poste, à chaque personne diplômée, environ 5 à 6 semaines après sa date d'obtention du statut de diplômé·e (date affichée sous le programme, en vert, dans votre dossier étudiant "mondossier.uqo.ca/releves-notes"). 

Veuillez noter que la Direction des communications et du recrutement (DCR), de même que l'équipe responsable de la Collation des grades, ne produisent aucune attestation officielle de diplomation, car seul le Registraire de l'UQO y est autorisé.

Est-ce que je pourrai participer à la Collation des grades 2025 même si je n'ai pas encore obtenu mon statut de "diplômé·e"? 
Si l'obtention de votre diplomation est prévu seulement en début octobre 2025, vous pourrez vous inscrire comme participant·es à la Cérémonie, puis enregistrer vos personnes invitées, seulement après le 1er octobre, puisqu'il n'est pas possible de s'inscrire comme participant·es sans l'obtention du statut officiel de personne diplômée. La DCR aura automatiquement accès à la liste des personnes qui auront diplômée en début octobre 2025 (vous n'avez pas besoin d'aviser la DCR ou l'équipe de la Collation des Grades à l'avance). La DCR transmettra à toutes ces personnes, après le 2 octobre, un courriel contenant un hyperlien vers un formulaire Web permettant de s'inscrire et d'enregistrer des personnes invitées. Une confirmation électronique sera automatiquement envoyée à la personne diplômée aussitôt que le formulaire Web est rempli et soumis. Ainsi, toutes les personnes ayant diplômées entre le 6 décembre 2024 et le 2 octobre 2025 recevront la procédure d'inscription et d'enregistrement d'invité·es, mais celles ayant graduées en début octobre 2025 devront attendre après leur date d'obtention de diplomation avant de pouvoir s'inscrire comme participant·es et avant de pouvoir procéder à l'achat de billets pour ses invité·es.