MANDAT ET RESPONSABILITÉS DU REGISTRAIRE ET DE SES REPRÉSENTANTES
Le registraire et ses représentants ont pour mandat d’appliquer certaines dispositions des règlements des études, ainsi que des lois, politiques, règles, directives et procédures émanant du ministère de l’Enseignement supérieur (MES) et autres ministères provinciaux ou fédéraux (IRCC, Agence du revenu, MIFI, ministère du Revenu).
En regard des régimes des études de l’UQO, sous l’autorité du vice-recteur à l’enseignement et à la réussite (VRER), le registraire est responsable de :
- L’admission officielle des candidats
- L’inscription officielle des étudiants
- La notation officielle des étudiants
- L’autorisation d’études hors établissement
- La gestion et de la conservation des dossiers des étudiants
- L’émission et de l’authentification des relevés de notes et des attestations de fréquentation d’études
- La préparation du calendrier universitaire
- La validation de la reconnaissance des acquis
- La sanction de l’exclusion
- La recommandation d’émission de diplôme.
Le registraire et ses représentants sont également responsables des tâches administratives suivantes :
SECTEUR DU SERVICE À LA CLIENTÈLE
- Par le biais du Bureau du registraire l’accueil, l’intégration, l’orientation et la formation des étudiants internationaux ; la formation des étudiants québécois ou canadiens qui souhaitent compléter une partie de leur formation à l’étranger
- Mise en œuvre des protocoles du décanat de la formation continue, des partenariats de de l'internationalisation (DFCPI) en matière de mobilité internationale
- Octroi de bourses de mobilité internationale pour les étudiants sortants et de bourses d’exemption des droits de scolarité majorés pour les étudiants entrants.
Inscription :
- Inscription des étudiants libres, des auditeurs et des libres-visiteurs
- Inscription des stagiaires postdoctoraux
- Gestion des demandes dérogatoires en vertu des régimes des études
- Inscription des étudiants à des activités hors établissement selon les dispositions du régime des études de premier cycle et du règlement des études de cycles supérieurs ainsi que des politiques interuniversitaires en vigueur.
Émission d’attestations :
- Relevés de notes
- Attestations d’inscription
- Cartes d’identité avec photographie pour les étudiants
- Relevés pour déclaration de revenus (impôts).
Recensement étudiant et déclaration étudiante :
- Assignation des codes CAFF (classification aux fins de financement) pour les activités et les programmes de l’UQO;
- Déclarations trimestrielles de l’effectif étudiant pour des fins de financement;
- Préparation de l’exercice de vérification annuel du ministère de l’Enseignement supérieur (MES).
SECTEUR DE L’ADMISSION ET DE LA GESTION DES DOSSIERS
Traitement des demandes d’admission :
- Codification des dossiers ;
- Admission pour tous les candidats des programmes non contingentés au 1er cycle, sauf pour les candidats sur la base adulte
- Recommandation d’admission pour les candidats des programmes contingentés et les programmes de cycles supérieurs
- Analyse d’équivalences des formations hors Québec et des diplômes étrangers
- Traitement des demandes d’appel de refus d’admission
- Statistiques d’admission (UQ, BCI)
- Établissement du statut de résidence pour des fins de détermination des frais de scolarité.
La reconnaissance des acquis :
- Analyse des équivalences de formation (activités créditées)
- Analyse de l’expérience professionnelle
- Validation de la reconnaissance d’acquis.
La notation :
- Validation des bordereaux de résultats
- Traitement des demandes de révision de notes et des demandes d’appel en matière de révision de notes par les étudiants.
Diplomation :
- Recommandations d’émission de diplômes à l’assemblée des gouverneurs et d’émission d’attestations au conseil d’administration de l’UQO.
Évaluation de la qualité du français écrit pour les candidats à l’admission
- Gestion de la passation des tests de français pour les candidats qui ne satisfont pas aux critères énoncés dans la Politique relative à la qualité de l’expression française écrite au premier cycle.
Bureau du registraire
21 août 2024
