Les balbutiements  (1970-1983)

Jusqu’en 1983, des commis aux archives effectuaient uniquement une gestion d’entrepôt des boîtes.  Parmi ses employés, il y avait Mme Lise Gagnon[1] qui occupait jusqu'à tout récemment un poste à la Direction des communications et Mme Lorraine Labonté qui occupe un poste au Service des ressources humaines. Mentionnons que M. Jacques Gonthier a travaillé à titre de Documentaliste-archiviste de 1977 à 1979.

La consolidation (1983 à-2008)

C’est suite à l’adoption en 1983 de la loi provinciale sur les archives, que l’UQAH engage la première personne ayant une formation spécialisée en ce domaine.  C’est à Mme Joanne Cossette, avec son diplôme d’études collégiales en « techniques de documentation » fraîchement acquis, que revient la tâche d’élaborer des outils de travail adéquats (base de données, formulaires, index, inventaires, etc.), d’acquérir les documents, de les décrire, de les inventorier, de les conserver et de les rendre disponibles pour la consultation, et ce, avec l’aide de plusieurs contractuelles et stagiaires. Inutile de dire qu’un amoncellement sidérant de documents s’était accumulé au cours des années!

Elle se donne également comme mission de promouvoir le service des Archives en élaborant  divers documents textuels afin de faire connaitre le fonctionnement du Service et l’histoire de l’UQO. Elle collabore avec le Cégep de l’Outaouais, et ce depuis 1987, pour accueillir et former des stagiaires en techniques de la documentation.

Signalons que l’UQAH a offert le programme de certificat en archivistique de 1992 à 1994. Formation que s’est prévalue Mme Joanne Cossette.  Fidèle à son poste, Joanne a supporté ce service grâce à sa passion pour les documents historiques et son amour du travail.

Signalons que le Service fera appel à l’archiviste Nicole Garneau pour la conception du premier calendrier de conservation en 1985.  En collaborant avec Mme Garneau à cette première édition, Mme Joanne Cossette a été en mesure de concevoir les mises à jour de 1986 à 1993.

L’heure des projets de grande envergure (2008-  )

Afin d’élargir les horizons du Service et de le doter de ressources à la mesure des besoins grandissants de l’Université en matière de gestion électronique des documents, une archiviste universitaire et muséologue, Mme Patricia Forget viendra joindre les rangs en fin d'année 2008[2].  La mission évolue pour s’adapter aux nouvelles exigences de la mission universitaire contemporaine (la gouvernance, les nouvelles technologies, les plates formes pédagogiques), l'AGD sera maintenant, en mesure de répondre non seulement aux besoins de l’administration, mais également de ceux de l’enseignement et la recherche. L’évolution de plus en plus rapide des formats électroniques, met au défi les bases de l’archivistique en la transformant en une science de plus en plus multidisciplinaire. La conservation a long terme du patrimoine archivistique de l’UQO ne comprends plus uniquement les documents textuels et photographiques, mais également tous les autres formats électroniques peu importe leur âge ou leur support.

L’implication de Mme Forget dans le milieu se matérialise par sa participation au groupe d’Archives à Voix hautes des deux rives de l’Outaouais, comme conseillère au comité de la région ouest de l’Association des archivistes du Québec, comme membre du Sous-comité des archivistes de la CRÉPUQ, comme membre-fondateur du comité des archivistes du réseau des UQ et comme chargée de cours en Cybermuséologie à l’ÉMI. Le rayonnement de Mme Forget se concrétise également au niveau international grâce à sa participation en septembre 2012, à titre de conférencière, à la Conférence internationale organisée par l'UNESCO sur la « Mémoire du monde à l’ère numérique : numérisation et préservation ». Les échanges permirent d'établir la prochaine déclaration mondiale de l'UNESCO en matière de sauvegarde du patrimoine numérique, 

Les grands défis qui s’ouvrent devant l'AGD comprennent, entre autres, la mise à jour du calendrier de conservation, la création du premier plan de classification, la gestion électronique des documents, la création de copie de sauvegarde, un plan d’urgence pour les archives et le développement de partenariats avec le milieu immédiat. Des pourparlers ont déjà été amorcé avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), Centre régional d’archives de l’Outaouais (CRAO) et la Ville de Gatineau afin d’être un des partenaires dans l’élaboration d’une stratégie régionale d’acquisition de fonds d’archives.

Depuis avril 2012, et grâce à ce nouvel élan, l'AGD s'est enfin doté d'une réserve conforme (température et humidité contrôlées) afin de pouvoir enfin effectuer la conservation préventive des archives textuelles et des épreuves photographiques de l'Université.

Souhaitons que ces changements évoluent vers une relocalisation de l'AGD dans un centre de recherche qui inclura une salle de référence et de consultation ainsi qu'une salle de traitement.