LOI SUR LES ARCHIVES, (L.R.Q. C A-21.1)

De façon particulière les articles 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, et 15, qui réfèrent à l'aspect légal du calendrier de conservation, dont voici des extraits:

• " Les organismes publics visés aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe adoptent une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. Bibliothèque et Archives nationales peut les conseiller en cette matière." (L.R.Q. c A-21.1, article 6.)
• "Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés." (L.R.Q. c A-21.1, article 7.)
• "Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente." (L.R.Q. c A-21.1, article 8.)
• "Bibliothèque et Archives nationales peut, après consultation de l'organisme public, modifier un calendrier de conservation soumis à son approbation."(L.R.Q. c A-21.1, article 9.)
• "Bibliothèque et Archives nationales peut, après consultation de l'organisme public, modifier son calendrier de conservation déjà approuvé."(L.R.Q. c A-21.1, article 10.)
• "Toute personne qui cesse d'être titulaire d'une fonction au sein d'un organisme public doit laisser sous la garde de cet organisme les documents qu'elle a produits ou reçus en cette qualité." (L.R.Q. c A-21.1, article 12.)
• "Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation, nul ne peut aliéner ou éliminer un document actif ou semi-actif d'un organisme public." (L.R.Q. c A-21.1, article 13.)
• "Tout organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe doit, conformément au règlement du gouvernement, assumer la gestion de ses documents inactifs." (L.R.Q. c A-21.1, article 15.)

LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, (L.R.Q., C A-2.1)

De façon particulière les articles 16 et 16.1 qui réfèrent à l'aspect légal du plan de classification, dont voici des extraits:

• "Un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès. Pour un organisme public visé au paragraphe 1° de l'annexe de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1), le plan de classification de ses documents tient lieu de liste de classement. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à la liste de classement ou au plan de classification, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la présente loi." (L.R.Q. c A-2.1, article 16.)
• "Un organisme public, à l'exception du Lieutenant-gouverneur, de l'Assemblée nationale et d'une personne qu'elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit diffuser, dans un site Internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la loi qui sont identifiés par règlement du gouvernement et mettre en œuvre les mesures favorisant l'accès à l'information édictées par ce règlement."(L.R.Q. c A-2.1, article 16.1)

LOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION, (L.R.Q., C. C-1.1)

De façon particulière les articles 9 et 19 qui réfèrent à l'aspect légal des documents sur supports différents et de l'intégrité de ceux-ci, dont voici des extraits:

• "Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique s'ils comportent la même information, si l'intégrité de chacun d'eux est assurée et s'ils respectent tous les deux les règles de droit qui les régissent. L'un peut remplacer l'autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en alternance.  De plus, ces documents peuvent être utilisés aux même fins." (L.R.Q. c C-1.1, article 9.)
• Toute personne doit, pendant la période où elle est tenue de conserver un document, assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de la rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné."  (L.R.Q. c C-1.1, article 19.)

CODE CIVIL DU QUÉBEC

"Le code civil comporte des délais généraux de prescription. Il comporte également des éléments concernant l'accès aux documents, les dispositions pour qu'une reproduction ait une valeur de preuve ainsi que l'intégrité des documents et des supports."¹

Extraits du Code civil du Québec, articles 35 à 41 (L.Q., 1991, c. 64)

Règlements

• Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (A-2.1, r.3)

[1] Bibliothèque et archives nationales du Québec (Caroline Sauvageau). Le b.a-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés à but non lucratif. Janvier 2010, 24 p.