• NUMÉRIQUE                                                                                 

  Format propriétaire ou format ouvert?

  Quel format choisir pour la préservation numérique et faciliter l’accès?

  Le format des fichiers numériques se divisent en deux grandes familles :

  Format fermé (format propriétaire)

  Pensons à la famille complète de fichiers produits par Microsoft Office que ce soit les documents Word, les classeurs Excel ou les présentations Powerpoint. 

  Format ouvert (format libre)

  Pensons à la famille complète de types de fichiers PDF que ce soit PDF/A; PDF/E; PDF/X; PDF/UA; PDF/UT (standards), au format HTML; au format JPEG et TIFF.

  Vous aurez peut-être déjà deviné que le format propriétaire est rattaché à un logiciel spécifique qui doit être absolument utilisé non seulement à la modification du fichier mais également à la lecture de celui-ci. Non seulement une dépendance avec le propriétaire peut compromettre l’accès entre différent intervenant s’il n’utilise pas tous les mêmes solutions technologiques, mais encore faut-il que le format soit supporté assez longtemps pour y avoir accès.

  Voilà pourquoi le format ouvert ou libre devrait être privilégié pour la conservation à court, moyen et long terme. Parce qu’il est indépendant d’un logiciel particulier, ce qui permet une lecture du fichier par un ensemble d’intervenants qui peuvent ou non avoir les mêmes outils logiciels. Mais surtout, parce que le format libre a vu croître une multitude d’initiatives internationales afin de créer des formats de fichier (standard ouvert ou sa spécification ouverte) avec des spécificités propres à certains domaines.

  Plusieurs initiatives ont présentement lieu pour uniformiser certains formats pour les besoins d’archivage. C’est-à-dire un format pour la conservation et l’accès à court moyen et long terme. Lors de prochaine capsule, je vous présenterai les formats ouverts propre à la conservation archivistique.

  Le PDF/A 

  Format ouvert pour la préservation numérique à long terme et l’accès des fichiers numériques

  Compte tenu de l’évolution technologique constante entraînant la désuétude de formats et de supports technologiques, tout projet de format doit être accompagné de mesures assurant l’accessibilité, l’intelligibilité et l’intégrité de l’information pendant toute la durée prévue, voir l’article 9.3 de la Politique sur la gestion des documents, des archives et du patrimoine documentaire. 

  Pour les documents textuels (bureautique) qui peuvent inclure des images, le format à privilégier est le format ouvert PDF/A.

  « Il s'agit de la version standardisée ISO (Organisation internationale de normalisation) du PDF. Ce qui le place d'emblée dans une perspective d'archivage et de conservation à long terme des documents électroniques. »[1

  Parce qu’il est indépendant d’un logiciel particulier, ce qui permet une lecture du fichier par un ensemble d’intervenants qui peuvent ou non avoir les mêmes outils logiciels. 

  Mais surtout, parce que le format libre PDF-A définit les exigences pour la création d’un document pour la conservation à long terme d’un fichier adapté à l’archivage.

  En cela, la normes ISO 19005-1 (2005), ISO 19005-2(2011) et ISO 19005-3(2012) s’inscrit dans une multitude d’initiatives internationales afin de créer des formats de fichier avec des spécificités propres à assurer la lisibilité du fichier dans le temps.

  Plus ces alternatives seront utilisées et diffusées plus elles perdureront dans le temps ce qui garantira leur longévité.

   

• Vérification de la conformité d’un fichier PDF aux critères PDF/A

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  [1] B. Texier, « Archivage : où en est le PDF/A? », archimag.com, nº 302 (2017),

  http://www.archimag.com/demat-cloud/2017/03/24/archivage-pdf

  Textes créés par Patricia Forget, archiviste universitaire et muséologue, en date du 30 juillet 2018 dans le contexte des capsules du site web du Secrétariat général intitulé Le saviez-vous.

• ANALOGIQUE 

  Le papier

Éviter les causes de détérioration du papier par un contrôle de son environnement immédiat¹

Pour votre information, l'utilisation des papiers sans acide, du crayon de plomb ainsi que des chemises et des boîtes sans acide DIMINUE automatiquement le niveau d'acidité ambiant des archives textuelles. Ce qui a comme conséquence de RALENTIR de façon significative le processus naturel de dégradation du papier.

De plus, nous les protégeons du même coup de la poussière et de la lumière qui aurait comme effet d'augmenter le processus naturel de dégradation du papier.

Les bonnes pratiques

1. L'utilisation du crayon de plomb afin d'ajouter de l'information et afin de pouvoir rendre réversible toute annotation
2. L'utilisation de papiers sans acide afin de séparer chacune des parties d'un dossier ou papier blanc
3. L'utilisation de chemises sans acide ou chemise blanche
4. L'utilisation de boîtes sans acide ou au PH neutre
5. L'utilisation de mica afin de protéger les papiers « oignons » lors de la manipulation

Les pratiques à éviter

Plusieurs pratiques ne correspondent pas à une conservation préventive des archives textuelles.

1. L'utilisation du crayon acide (crayon à l'encre) afin d'ajouter de l'information
2. L'utilisation de papiers acides (papiers de couleur) afin de séparer chacune des parties d'un dossier
3. L'utilisation de chemises acides (chemises de couleur)
4. L'utilisation de boîtes acides
5. L'utilisation de plastique afin de protéger les papiers « oignons » lors de la manipulation

L'acidité contenue dans les papiers acides (papiers de couleur), dans l'encre ainsi que les chemises et des boîtes acides AUGMENTE automatiquement le niveau d'acidité ambiant des archives textuelles. Ce qui a comme conséquence d'ACCÉLÉRER de façon significative le processus naturel de dégradation du papier.

1. Texte créé par Patricia Forget, archiviste universitaire et muséologue, en date du 12 août 2009.