En vertu des dispositions prévues au Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics, au Règlement sur certains contrats de services des organismes publics et au Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics, l’UQO doit consigner dans un rapport écrit, l’évaluation du rendement des fournisseurs1 dont le rendement est jugé insatisfaisant.

En ce qui concerne les contrats relatifs aux technologies de l’information (T.I.) et en vertu du Règlement sur les contrats publics en matière de technologies de l’information (T.I.), l’UQO doit obligatoirement consigner dans un rapport écrit, l’évaluation du rendement pour tout contrat au montant de 100 000 $ et plus, dont le rendement est jugé satisfaisant ou insatisfaisant et pour tout contrat, sans égard au seuil monétaire, dont le rendement est jugé insatisfaisant.

L’UQO peut alors, à condition qu’il en soit fait mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant.

Étapes préliminaires à l’évaluation du rendement

•  L’évaluation du rendement doit être réalisée à la fin du contrat. Toutefois, si le responsable de l’exécution du contrat constate des manquements aux exigences du contrat, des communications écrites doivent être effectuées durant toute la durée du contrat, et ce, dès que les problématiques sont constatées. Ces communications donneront au fournisseur l’occasion d’apporter les correctifs requis au fur et à mesure de l’avancement du contrat ou permettront au responsable de l’exécution du contrat, le cas échéant, de documenter la rédaction d’un éventuel rapport de rendement insatisfaisant.
•  Le rapport de rendement doit être établi sur des faits et s’appuyer sur des éléments probants d’où l’importance d’avoir des écrits (courriels ou lettres). Dans le cas où il est impossible d’avertir le fournisseur par écrit, le responsable de l’exécution du contrat doit s’assurer de noter au dossier la date de la communication verbale et la teneur (raison) de celle-ci.

Processus d’évaluation du rendement insatisfaisant pour les contrats d’approvisionnement en biens, de services et de travaux de construction

 À la fin du contrat dont le rendement est jugé insatisfaisant par l’intervenant désigné de l’unité administrative responsable de l’exécution du contrat, ce dernier complète le formulaire d’évaluation de rendement du fournisseur et le transmet par courriel, dans un délai de 15 jours suivant la date de fin du contrat, au secteur des approvisionnements qui agit à titre de représentant de l’UQO auprès du fournisseur. XXXX

1. L’intervenant désigné aux approvisionnements complète le rapport d’évaluation du rendement insatisfaisant sur la base du formulaire d’évaluation du rendement obtenu de l’unité administrative responsable de l’exécution du contrat.
2. Au plus tard 60 jours suivant la date de fin du contrat, le représentant de l’UQO transmet le rapport de rendement insatisfaisant au représentant du fournisseur.
3. Au plus tard 30 jours suivant la date de réception du rapport de rendement insatisfaisant, le représentant du fournisseur peut transmettre par écrit, tout commentaire en réaction à ce rapport.
4. Au plus tard 30 jours suivant la date d’expiration du délai de réponse du fournisseur, le dirigeant de l’UQO indique sa décision de maintenir ou de rejeter le rapport de rendement insatisfaisant et en informe le représentant du fournisseur. À défaut de respecter ce délai ou de communiquer la décision du dirigeant au représentant du fournisseur, le rendement sera considéré comme satisfaisant.
5. L’intervenant désigné aux approvisionnements inscrit le nom du fournisseur sur le tableau des entreprises ayant fait l’objet d’un rapport de rendement insatisfaisant. (Insérer ici un lien hypertexte vers ce tableau)
   
    

Processus d’évaluation du rendement pour les contrats relatifs aux technologies de l’information (T.I.)

 

•  À la fin du contrat en T.I. dont le montant total payé est inférieur à 100 000 $, l’évaluation du rendement n’est requise qu’en cas de rendement jugé insatisfaisant. Dans cette situation, les étapes (1 à 5) précisées à la section Processus d’évaluation du rendement insatisfaisant pour les contrats d’approvisionnement en biens, de services et de travaux de construction s’appliquent.
•  À la fin du contrat en T.I. dont le montant total payé est de 100 000 $ ou plus, l’évaluation du rendement est requise lorsque le rendement est jugé satisfaisant ou insatisfaisant. L’intervenant désigné de l’unité administrative responsable de l’exécution du contrat complète le formulaire d’évaluation de rendement du fournisseur et le transmet par courriel, dans un délai de 15 jours suivant la date de fin du contrat, au secteur des approvisionnements qui agit à titre de représentant de l’UQO auprès du fournisseur. (Insérer ici un lien hypertexte vers ce formulaire)

1. L’intervenant désigné aux approvisionnements complète selon la situation l’un ou l’autre des rapports d’évaluation de rendement suivants :
   1. Au plus tard 60 jours suivant la date de fin du contrat, le représentant de l’UQO transmet le rapport de rendement insatisfaisant au représentant du fournisseur.
   2. Au plus tard 30 jours suivant la date de réception du rapport de rendement insatisfaisant, le représentant du fournisseur peut transmettre par écrit, tout commentaire en réaction à ce rapport.
   3. Au plus tard 30 jours suivant la date d’expiration du délai de réponse du fournisseur, le dirigeant de l’UQO indique sa décision de maintenir ou de rejeter le rapport de rendement insatisfaisant et en informe le représentant du fournisseur. À défaut de respecter ce délai ou de communiquer la décision du dirigeant au représentant du fournisseur, le rendement sera considéré comme satisfaisant.
   4. L’intervenant désigné aux approvisionnements inscrit le nom du fournisseur sur le tableau des entreprises ayant fait l’objet d’un rapport de rendement insatisfaisant. (Insérer ici un lien hypertexte vers ce tableau)

1. L’intervenant désigné aux approvisionnements transmet une copie du rapport d’évaluation au fournisseur au plus tard 60 jours suivant la date de fin du contrat.
   
    

Contrat concernant l’acquisition de biens ou de services infonuagiques

•  Conformément à l’article 82 du Règlement2 sur les contrats publics en matière de T.I., le dirigeant de l’UQO transmet au Centre des services partagés du Québec (CSPQ) l’évaluation du fournisseur ajustée, le cas échéant, lorsque le contrat visé par l’évaluation a été octroyé en vertu de l’article 48 dudit règlement. Cet article prévoit des critères spécifiques qui ne sont pas couramment rencontrés et qui devront faire l’objet d’une analyse détaillée par le CSPQ, afin de déterminer si le contrat pour l’acquisition de biens ou de services infonuagiques y est assujetti.