PRÉAMBULE

La Politique d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction, ci-après appelée, la Politique, précise et détermine le processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction incluant les contrats de sous-traitance. Elle définit également le partage de responsabilités à l’interne en ces matières ainsi qu’à l’égard des engagements qui sont pris au nom de l’Université.

Chapitre I - RÉFÉRENCES

La présente Politique s’appuie sur les Lois, Règlements et Directives notamment :

• la Loi concernant la lutte contre la corruption (L.R.Q., chapitre L-6.1);
• la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., chapitre C-1.1);
• la Loi sur le bâtiment (L.R.Q., chapitre B-1.1);
• la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., chapitre C-65.1), ci-après la LCOP;
• la Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes, et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d’état L.R.Q.,c. G-1.011);
• le Règlement général numéro 7 de l’Université du Québec (UQ) (Affaires administratives et financières);
• le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (L.R.Q., chapitre C-65.1, r.2);
• le Règlement sur les contrats de service des organismes publics (L.R.Q., chapitre C-65, r.4);
• le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (L.R.Q., chapitre C-65.1, r.5);
• la Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des organismes publics;
• la Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics.

Elle s’appuie également sur des documents régis par d’autres organismes comme :

• les Accords de libéralisation des marchés publics conclus entre le gouvernement du Québec et le gouvernement fédéral, d’autres provinces ou territoires auxquels les universités sont assujetties.

ainsi que sur des documents institutionnels :

• la Grille de signatures pour les dépenses, engagements ou modifications budgétaires inférieurs à 125 000 $;
• la Politique linguistique de l’Université;
• le Règlement de régie interne et procédures de délibérations des instances statutaires de l’Université du Québec en Outaouais

Chapitre II - DÉFINITIONS

•  : fournisseur, entrepreneur ou prestataire de services auquel l’Université a octroyé un contrat au terme d’un processus d’appel d’offres ou d’une demande de prix.

Appel d'offres : procédure d'appel à la concurrence entre plusieurs contractants, les invitant à présenter une soumission en vue de l'obtention d'un contrat.

Appel d’offres public : procédure d’appel à la concurrence, faite à l’aide d’un document formel, entre plusieurs contractants qui s'effectue au moyen d’un avis diffusé sur le système électronique d'appel d'offres (SEAO) approuvé par le gouvernement.

Appel d’offres sur invitation : procédure d’appel à la concurrence, faite à l'aide d’un document formel, auprès de certains fournisseurs potentiels les invitant à présenter une soumission, en vue de l’obtention d’un contrat.

•  : désigne un bien meuble qui peut être transporté et qui n’est pas un immeuble (Ex. : équipement, outils, marchandises, fournitures, véhicules, vêtements, etc.).

Bon de commande : document contractuel d’achat, produit par le Service des finances ou par l’unité, dans lequel les biens ou les services désirés, les prix et les conditions s’y rattachant sont décrits et qui engage l’Université dans une transaction d’achat avec un fournisseur.

Comité de sélection : comité évaluant les soumissions selon les critères de qualité inclus dans l’appel d’offres lorsqu’il y a évaluation de la qualité.

Conflit d’intérêts : situation où un employé a un intérêt apparent, potentiel ou réel (habituellement pécuniaire) qui pourrait influer ou sembler influer sur l’exécution de sa fonction officielle au sein de l’Université.

•  : convention, entente, protocole ou accord liant l’Université et un ou plusieurs fournisseurs pour la livraison d’un bien, d’un service ou pour l’exécution de travaux de construction.

Contrat à commandes : contrat d’approvisionnement avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.

Contrat d’acquisition de biens : contrat d’achat ou de location de biens et de logiciels, lequel peut comporter des frais accessoires (installation, formation, fonctionnement, entretien ou garantie des biens), régi par le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics.

Contrat conclu de gré à gré : contrat dont les termes de l’entente sont négociés d’un commun accord, sans procédure d’appel d’offres formelle.

Contrat de construction : contrat pour tous travaux nécessitant une licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ). Inclut les travaux de construction mixte, les travaux en partenariat public-privé (PPP) ou les travaux visant l’amélioration du rendement énergétique.

Contrat de construction à exécution sur demande : contrat de construction avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins en travaux de construction sont récurrents et que la valeur monétaire desdits travaux, le rythme ou la fréquence de ceux-ci sont incertains.

Contrat de partenariat public-privé (PPP) : contrat où l’Université s’associe à une entreprise du secteur privé, avec ou sans financement de la part de celle-ci, à pour la conception, à pour la réalisation et à pour l'exploitation d'une infrastructure.

Contrat de service : contrat conclu pour l’accomplissement d’un service, autre qu’un service professionnel, nécessitant une large part d’exécution et d’application technique.

Contrat de service à exécution sur demande : contrat de service ou de service professionnel avec un ou plusieurs prestataires de services lorsque des besoins sont récurrents et que le nombre de demandes, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.

Contrat de service professionnel : contrat exécuté par des personnes ou sous la responsabilité de celles-ci, lesquelles, soit en raison de leur inscription au tableau d’un ordre professionnel au sens du Code des professions du Québec, soit selon une formation sanctionnée par un diplômé universitaire de premier cycle reconnu par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES), ou l’équivalent et impliquant habituellement de la conception, de la création, de la recherche, de l’analyse, de la rédaction, de la surveillance ou de l’inspection. Il inclut également un contrat visant des services d’enseignement ou de formation non crédités et non conventionnés par l’Université.

Coûts d’impact : coûts additionnels auxquels l’Université pourrait avoir à faire face pendant la durée de vie du bien et liés aux performance techniques de ce bien ou coûts additionnels, encourus, une seule fois lors de l’achat, auxquels l’Université a à faire face si le bien ne s’intègre pas en tous points à celui qu’elle possède actuellement. Ces coûts doivent être quantifiables et mesurables par une source indépendante et être admissibles à l’évaluation des offres en vertu du règlement applicable au type de contrat.

Demande d’achat : formulaire complété par le demandeur, dûment autorisé en vertu de la grille d’autorisation de signatures et transmis au Service des finances, identifiant ses besoins, le montant maximal autorisé de la dépense et l’unité budgétaire regroupée (UBR) devant être imputée.

Demande de prix : procédure d’appel à la concurrence non formelle auprès d’un ou de plusieurs fournisseurs spécifiques les invitant à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services.

•  : personne qui requiert un bien, un service ou un contrat de construction pour le compte de l’Université.

•  : le conseil d’administration a délégué, par règlement, toutes les fonctions devant être exercées par le dirigeant aux fins de l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics, au vice-recteur à l’administration et aux ressources.

En cas d’absence et d’incapacité d’agir du vice-recteur à l’administration et aux ressources et à titre exceptionnel, le conseil d’administration a délégué au recteur les fonctions devant être exercées par le dirigeant de l’Université au sens de la LCOP.

•  : toute personne engagée à ce titre par l’Université.

•  : désigne un fournisseur de bien, un prestataire de services ou un entrepreneur en construction.

•  : toute personne impliquée dans les processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction.

Pouvoir d’autorisation de signature : montant maximum autorisé par l’Université en fonction de la grille d’autorisation de signatures.

Responsable budgétaire : toute personne à l’emploi de l’Université qui se voit attribuer une responsabilité budgétaire.

Ressource documentaire : tout document acquis par le Service de la bibliothèque de type papier, électronique, audiovisuel ou autre dans le cadre du développement des collections du Service de la bibliothèque en vue de soutenir l’enseignement et la recherche.

•  : confirmation écrite par laquelle un fournisseur s’engage à fournir des biens, des services ou des travaux de construction moyennant le prix proposé ou soumis.

Système électronique d’appel d’offres (SEAO) : diffuseur officiel des appels d’offres des ministères et des organismes du gouvernement du Québec, des entités des réseaux parapublics (municipalité, organisme municipal, commission scolaire, cégep, université, hôpital, CLSC, etc.), ainsi que la plupart des sociétés d’État.

•  : réfère à la structure organisée au sein de l’Université et composée notamment d’unités administratives, d’unités académiques ainsi que d’unités de recherche.

UBR (Unité budgétaire regroupée) : unité budgétaire regroupant plusieurs comptes budgétaires d’une unité (6 à 7 chiffres).

•  : l’Université du Québec en Outaouais.

Valeur d’un contrat : montant total de l’engagement financier, à l’exclusion des taxes, généré par la transaction, y compris tous les frais associés notamment ceux de livraison, d’installation, de formation, etc., et ce, pour toute la durée du contrat. Ce montant inclut les périodes de renouvellement.

Chapitre III - OBJECTIFS

De façon générale, la Politique vise à permettre un processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction efficace et efficient selon la meilleure offre reçue en fonction des besoins des unités. Le processus prend notamment en considération la qualité, le prix, les délais d’acquisition, les coûts d’impacts et le service à la clientèle reliés à ces transactions, tout en assurant le respect des lois, des règlements, des politiques, des directives et des accords encadrant celui-ci.

De façon plus spécifique, la Politique permet :

• de définir les principes directeurs en matière d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction;
• de préciser les rôles et les responsabilités des différents intervenants dans le processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction;
• de définir le processus pour l’ensemble des types d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction;
• de préciser les rôles et responsabilités en matière de reddition de comptes;
• de préciser les règles applicables aux contrats d’acquisition de biens et de services ainsi qu’à l’octroi de contrats de construction.

Chapitre IV - CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique vise les contrats d’acquisition de biens et de services et les contrats de construction comportant une dépense de fonds publics, sauf si ceux-ci sont conclus avec un organisme public ou s’il s’agit d’achat de ressources documentaires, en raison d’un droit exclusif, effectué par le Service de la bibliothèque.

Sont également visés, qu'ils comportent ou non une dépense de fonds publics, les contrats de partenariat public privé visés par la LCOP.

La présente Politique s’applique à toutes les unités de l’Université et à tous les intervenants impliqués dans le processus d’acquisition de biens et services et d’octroi de contrats de construction dans le cadre des activités de l’Université.

Chapitre V - PRINCIPES DIRECTEURS

La présente politique vise à promouvoir :

• la transparence dans les processus contractuels;
• le traitement intègre et équitable des concurrents;
• la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres de l’Université;
• la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tienne compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d’environnement;
• la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité des dirigeants de l’Université et la bonne utilisation des fonds publics;
• la rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels l’Université fait appel.

Pour ce faire, l’Université entend appliquer les règles et les principes suivants à toutes ses acquisitions de biens et de services et à tous ses contrats de construction.

5.1   Confidentialité

Dans un souci d’équité entre fournisseurs, toute information relative au processus d’appel d’offres demeure confidentielle et ne peut être divulguée par les personnes impliquées dans le processus.

Toute demande d’information en cours ou au terme du processus d’appel d’offres doit être adressée et traitée par le Service des finances ou, s’il y a lieu par le Secrétariat général.

Toutes les personnes impliquées dans le processus d’appel d’offres doivent traiter les documents et les fichiers s’y rattachant comme des documents confidentiels en limitant l’accès à ceux-ci.

5.2   Fractionnement d’un contrat

Aucun contrat ne peut être scindé ou réparti selon les besoins ou aucune modification ne peut être apportée à un contrat, dans le but d’éluder l’obligation de recourir aux procédures d’appel d’offres ou à toute autre obligation découlant des lois, des règlements et des directives applicables ou de la présente politique.

5.3   Intégrité du processus d’attribution des contrats

L’Université, dans le cadre de ses acquisitions de biens et de services et d’octroi de contrats de construction, prend des mesures afin de s’assurer que les entreprises avec lesquelles elle contracte font preuve d’honnêteté et d’intégrité.

À cette fin, le Service des finances peut recourir aux moyens suivants :

• Mettre, en place, des mesures lui permettant de s’assurer que le soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer avec l’un des membres du Comité d’évaluation relativement à l’appel d’offres pour lequel il désire soumissionner ou pour lequel il a déposé une soumission, et ce, notamment dans le but de l’influencer;
• Mettre en place des mesures favorisant le respect de toutes les lois applicables, dont la Loi sur la concurrence et la Loi concernant la lutte contre la corruption visant notamment à lutter contre le truquage des offres, et prévoir que, advenant qu’une entreprise contrevienne à l’une ou l’autre des lois applicables, le contrat pourra ainsi, selon le cas, ne pas être conclu ou être résilié;
• Se réserver le droit de réclamer à tout soumissionnaire une somme d’argent représentant la différence entre le montant de sa soumission et celui subséquemment retenu, s’il est en défaut de donner suite à sa soumission;
• Préciser que la possibilité, prévue au document d'appel d'offres, de n’accepter aucune des soumissions reçues s’applique notamment lorsque l’Université juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou qu’ils ne reflètent pas une juste valeur;
• Prendre les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres et de la gestion du contrat qui en résulte, notamment pour prévenir les situations de conflit d’intérêts et les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;
• Indiquer dans les conditions de conformité que le dépôt par un fournisseur de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres entraîne le rejet automatique de toutes ses soumissions;
• Indiquer dans les conditions de conformité qu’une soumission est non conforme et doit être rejetée, après autorisation du dirigeant de l’Université en application des dispositions de la LCOP, si elle comporte un prix anormalement bas.

Les critères définis au devis ne doivent pas restreindre la concurrence, à moins que les besoins le justifient. Lorsque les critères restreignent la concurrence, le Service des finances communique avec le demandeur afin d'obtenir une justification de sa part. En cas de doute, il réfère le dossier au dirigeant pour approbation.

5.4   Décentralisation du processus d’acquisition

L’Université préconise la décentralisation du processus d’acquisition au demandeur dans les limites de son pouvoir d’autorisation de signature ou avec l’approbation du responsable budgétaire, et ce, à l’intérieur des modalités du chapitre 7.

5.5   Stratégie d’acquisition

Lorsque cela est jugé avantageux par le Service des finances, l’Université favorise le regroupement d’achats institutionnels, d’ententes contractuelles à long terme et d’ententes de partenariat avec d’autres établissements pour l’acquisition de certains biens et services et d’octroi de contrats de construction dans le but de profiter des économies d’échelle et des meilleures conditions du marché et afin de réduire les coûts de commande, d’inspection, de livraison et d’entreposage.

Lorsque l’Université adhère à un regroupement d’achats, en conformité avec les dispositions de la LCOP, le demandeur a l’obligation de s’approvisionner chez les adjudicataires pour les besoins à combler qui sont couverts par ce regroupement.

5.6   Éthique et déontologie

Tous les intervenants impliqués dans un processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction se doivent de maintenir de bonnes relations avec tous les fournisseurs, d’éviter les situations de conflit d’intérêts, d’assurer l’intégrité du processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction et de protéger l’image de l’Université.

Le don non sollicité d’un fournisseur, dans le cadre d’une activité de l’Université, sous quelques formes que ce soit (cadeau, marque d’hospitalité, etc.) doit être refusé par les personnes impliquées dans le processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction, à moins que leur valeur ne soit négligeable.

Toute personne qui a connaissance d’une situation apparente, potentielle ou réelle de conflit d’intérêts doit en informer le Secrétaire général qui agit à titre de responsable de l’observation des règles contractuelles.

Tout employé de l’Université qui désire vendre à l’Université, directement ou par des intermédiaires, des biens ou services dont il retirerait personnellement des revenus, des avantages monétaires ou autres, à titre de représentant, de sociétaire, d’associé, d’actionnaire principal ou à tout autre titre et cela quelle que soit la source de financement doit, au préalable, obtenir une autorisation du dirigeant.

5.7   Propriété des biens

Les biens achetés par l'Université, quelle que soit la source de financement, à moins qu'il en soit prévu autrement dans les règlements du bailleur de fonds ou dans le contrat de recherche ou de coopération, sont et demeurent la propriété de l'Université.

5.8   Achat de matériel usagé

De façon générale, l’Université acquiert des biens et matériaux neufs accompagnés des garanties appropriées. Par contre, afin d’encourager un processus d’acquisition écoresponsable, l’Université permet l’acquisition de matériel usagé dans la mesure où ce dernier est de qualité et est accompagné de garanties suffisantes.

5.9   Acquisition à des fins personnelles

Le Service des finances n’est pas autorisé à négocier un achat personnel pour un employé ou un groupe d’employés. Le Service des finances peut toutefois permettre, à l’adjudicataire d’un contrat, la possibilité d’offrir à l’ensemble des employés de l’Université de profiter de certains avantages liés audit contrat, une fois celui-ci adjugé.

5.10 Développement durable

L’Université favorise l’utilisation de solutions qui permettent de maintenir et d’améliorer le développement durable.

5.11 Non-respect de la politique

Toute personne qui contrevient à la présente politique engage sa responsabilité personnelle.

Chapitre VI - RÔLES ET RESPONSABILITÉS

6.1   Demandeur

Le demandeur a la responsabilité de planifier et de déterminer précisément ses besoins en biens et services afin de garantir la continuité de l’approvisionnement en qualité et en quantité, en prévoyant également le temps requis pour effectuer le processus d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction. Il doit s'assurer que les critères définis au devis sont établis en fonction des besoins réels et il doit être en mesure de le justifier. De plus, il doit prévoir le temps requis pour recevoir les biens et services demandés. Lors de sa planification, il doit également évaluer l’ensemble de ses besoins pour un bien, un service donné, afin de permettre l’utilisation du mode de sollicitation applicable à la valeur de l’achat et l’obtention de meilleurs prix. De plus, il doit remplir une demande d’achat ou s’il y a lieu, préparer le devis technique. Par ailleurs, il doit notamment :

• assurer la gestion et le contrôle des contrats dont la responsabilité lui est dévolue;
• compléter et approuver la demande d’achat dans les limites de son pouvoir de signature sauf si indication contraire du responsable budgétaire;
• vérifier la conformité, la quantité et l’état des biens reçus, des services rendus;
• considérer la date d’échéance du budget disponible dans sa planification;
• conserver la documentation relative aux biens acquis ou en lien aux contrats octroyés dont il a la responsabilité (copie du contrat, manuel d’instructions, etc.).

6.2   Responsable budgétaire

Le responsable budgétaire doit valider, compléter et approuver la demande d’achat remplie par le demandeur. Il doit également obtenir les autorisations requises. Le cas échéant, il doit notamment préparer l’avis d’inscription et la résolution nécessaires à l’approbation du contrat par les instances désignées et les acheminer au cadre supérieur de qui il relève.

Il peut également assumer le rôle, à la fois, de demandeur et de responsable budgétaire.

Bien que le Service des finances soit responsable d’exécuter toutes les transactions faites à l’extérieur du pays, les honoraires du courtier en dédouanement doivent être défrayés et payés par le responsable de l’UBR.

6.3   Dirigeant

Le dirigeant de l’organisme est responsable d’accorder les autorisations requises selon les modalités prévues à la LCOP ainsi qu’aux règlements, aux politiques et aux directives qui en découlent.

6.4    Service des finances

Le Service des finances a les responsabilités suivantes :

• informer et conseiller le demandeur des procédures à suivre;
• assister le demandeur dans l’élaboration du devis technique et du cahier de charges;
• effectuer l’acquisition de biens et de services et l’octroi de contrats de construction en appliquant la présente Politique et les procédures qui en découlent en s’assurant du respect intégral des lois, des règlements, des directives, des politiques et des accords s’y rattachant;
• recevoir et ouvrir les soumissions;
• effectuer l’analyse des soumissions;
• recevoir les biens à l’exception des fournitures de bureau dont la livraison s’effectue directement dans les unités;
• vérifier la concordance du nombre de boîtes reçues avec le bon de livraison et conserver les preuves de livraison;
• voir à l’importation de tous les biens acquis sauf ceux concernant les ressources documentaires;
• exécuter toutes les transactions faites à l'extérieur du pays incluant l'entrée d'échantillons;
• recevoir et vérifier l'exactitude des factures par rapport aux documents contractuels disponibles;
• s’assurer de l’exactitude de l’imputation budgétaire;
• payer les fournisseurs;
• statuer si une personne est un employé ou une personne physique exploitant une entreprise individuelle aux fins des lois relatives à l’impôt sur les revenus;
• valider auprès du Service des ressources humaines ou du Décanat de la gestion académique si une personne est un employé;
• transmettre au Secrétariat général tous les originaux des contrats de 25 000 $ et plus.

ainsi que les responsabilités prévues au chapitre VIII : Reddition de comptes et autorisation.

6.5   Secrétaire du comité de sélection

La personne pouvant agir à titre de secrétaire du comité de sélection est nommée par le dirigeant. La personne désignée doit satisfaire aux exigences de la Loi sur les contrats des organismes publics, des règlements, des politiques et des directives qui en découlent. Le secrétaire est responsable du processus d’évaluation de la qualité et coordonne les travaux du comité de sélection tout en s’assurant du respect et de l’intégrité du processus d’évaluation établi. Il n’a pas droit de vote.  Il a les responsabilités suivantes :

• agir à titre de conseiller lors de la préparation des documents d’appel d’offres;
• former le comité de sélection lorsqu’il y a évaluation de la qualité dans le processus d’appel d’offres et organiser les rencontres;
• demander les autorisations au dirigeant lorsque celles-ci sont requises;
• rédiger le rapport du comité de sélection.

6.6   Responsable de l’observation des règles contractuelles

Le secrétaire général est la personne désignée par l’Université, à titre de responsable de l’observation des règles contractuelles au sens de la LCOP.

Le responsable de l’observation des règles contractuelles assume les fonctions suivantes :

• veiller à l’application des règles contractuelles prévues par la LCOP et par ses règlements, ses politiques, et ses directives;
• conseiller le dirigeant de l’organisme et lui formuler des recommandations ou des avis sur leur application;
• veiller à la mise en place de mesures au sein de l’organisme afin de voir à l’intégrité des processus internes;
• s’assurer de la qualité du personnel qui exerce les activités contractuelles.

6.7   Unités administratives mandatées par l’Université

Les unités administratives mandatées par l’Université sont celles du Service des terrains et bâtiments, du Service des technologies de l’information, du Service des finances et de la Direction des communications et du recrutement. Elles sont responsables de la définition et du respect des standards pour l’achat de certains biens ou services spécialisés ou pour l’octroi de contrats de construction de la façon suivante :

• définir les standards dont elles ont la responsabilité exclusive;
• pour la conclusion d’un contrat à commandes visant les achats dont elle a la responsabilité; préparer le devis technique et le transmettre au Service des finances qui rédigera et lancera l’appel d’offres;
• agir à titre de demandeur et de responsable budgétaire si l’achat est fait à partir du budget du responsable de l’unité administrative mandatée par l’Université. Celui-ci a la responsabilité de valider, de compléter et d’approuver la demande d’achat tout en obtenant les autorisations requises des instances désignées;
• si l’achat est imputé à une autre UBR, assister au besoin le demandeur et le responsable budgétaire dans l’élaboration et la rédaction du devis technique;
• si l’achat est imputé à une autre UBR, la demande d’achat ou, dans le cas d’un appel d’offres, le devis technique doit être approuvé par le responsable de l’unité administrative mandatée par l’Université en plus d’être approuvé par le responsable budgétaire;
• effectuer les achats d’un bien, d’un service ou de travaux de construction d’une somme inférieure à 5 000 $ liés à un contrat à commandes ou à exécution sur demande dont elle est responsable.

En cas de doute, le Service des finances peut indiquer au demandeur, si l’acquisition d’un bien, d’un service ou l’octroi d’un contrat de construction est sous la responsabilité d’une unité administrative mandatée par l’Université.

Le tableau I suivant indique les responsabilités exclusives des unités administratives mandatées par l’Université :

6.8   Vice-recteur à l’administration et aux ressources (VRAR)

Lorsque la situation l’exige, il peut autoriser une dérogation à cette politique et aux procédures qui en découlent dans le respect des lois, des règlements, des directives, des politiques et des accords s’y rattachant. Toute demande de dérogation doit être adressée au vice-recteur à l’administration et aux ressources avant de procéder à la transaction.

Chapitre VII - PROCESSUS D’ACHAT

7.1   Modes de sollicitation

Les modes de sollicitation, soit l’appel d’offres public, l’appel d’offres sur invitation, la demande de prix ou le contrat conclu de gré à gré, sont ceux que l’Université entend utiliser pour les contrats visés par la Loi sur les contrats des organismes publics.

Le tableau II suivant indique les modes de sollicitation qui doivent être utilisés en fonction de la valeur des biens ou services et des types de contrats :

TABLEAU II – Modes de sollicitation en fonction de la valeur de l’achat et du type de contrat

Toute acquisition de biens et de services ou tout octroi de contrats de construction dont la responsabilité exclusive a été confiée à une unité administrative mandatée par l’Université doit être préalablement approuvé par celle-ci.

Nonobstant le tableau précédent, le Service des finances peut, avec l’autorisation du dirigeant, conclure un contrat de gré à gré si les exceptions légales et réglementaires prévues à la LCOP s’appliquent.

Tout achat de biens ou services pour lequel un contrat à commandes ou un contrat à exécution sur demande a été conclu doit être effectué chez le ou les fournisseurs retenus, à moins que ce ou ces derniers ne soient pas en mesure de répondre aux besoins du demandeur. Le responsable de l’unité administrative responsable du contrat à commande doit évaluer si ledit contrat répond aux besoins du demandeur en fonction des justifications qu’il aura fournies.

Le demandeur ou l’unité administrative mandatée par l’Université doit obtenir l’autorisation du dirigeant avant d’engager une dépense ou de procéder à une modification à un contrat qui occasionne une dépense supplémentaire supérieure à 10 % d’un contrat conclu par l’Université. Il en est de même pour toute modification à un contrat, n’ayant pas fait l’objet d’un appel d’offres public, qui rendrait le coût total du contrat supérieur à 100 000 $.

De plus, tout avenant à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de plus de 20 000 $ déjà octroyé par l’Université doit être traité au Service des finances, et ce, quelle que soit la valeur de cet avenant, afin qu’il puisse s’assurer du respect des dispositions de la LCOP.

7.2   Processus d’acquisition selon le montant de la dépense

Dans le cas où l’Université a adhéré à un regroupement d’achats, il devient obligatoire pour le demandeur de s’approvisionner auprès du fournisseur retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres du regroupement d’achats.

Selon le montant de la dépense, le processus d’acquisition varie de la façon suivante :

• Les achats de moins de 1 000 $ (avant taxes)

Ces achats sont réalisés directement par le demandeur qui pourra faire appel au fournisseur de son choix.

Tout achat, incluant ceux d’un fonds de recherche, dont la responsabilité exclusive appartient à une unité administrative mandatée par l’Université devra être approuvé par le responsable de cette unité au préalable.

• Les achats de 1 000 $ et plus (avant taxes)

Ces achats sont effectués par le Service des finances à l’exception des achats suivants :

• Toute acquisition d’un bien, d’un service ou de travaux de construction d’un montant inférieur à 5 000 $, liée à un contrat à commande ou à exécution sur demande, doit être réalisée par l’unité administrative mandatée par l’Université.
• Tout contrat de service d’entretien de biens immobiliers d’un montant inférieur à 5 000 $ peut être conclu de gré à gré par le Service des terrains et bâtiments.
• Toute acquisition d’un service professionnel d’un montant inférieur à 20 000 $ peut être conclue de gré à gré par tout responsable d’une UBR.

Pour les achats de 1 000 $ et plus, les spécifications suivantes s’appliquent :

• Achats de 1 000 $ à 19 999 $ (avant taxes)

Excluant les cas mentionnés, ci-haut, pour ces types d’achats, le Service des finances doit obtenir un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

Dans le cas des contrats de service de 1 000 $ à 9 999 $, le demandeur doit fournir au Service des finances un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

Dans le cas des contrats de service de traiteur de 1 000 $ à 19 999 $, le demandeur doit fournir au Service des finances un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

Dans le cas des contrats de construction d’un montant inférieur à 10 000 $, le Service des terrains et bâtiments doit fournir au Service des finances, un minimum d’un (1) prix avec confirmation écrite du fournisseur.

Dans le cas des contrats de construction d’un montant variant de 10 000 $ à 19 999 $, le Service des terrains et bâtiments doit fournir au Service des finances, un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

• Les achats de 20 000 $ à 99 999 $ (avant taxes)

Pour ces types d’achats, le Service des finances sollicitera un minimum de trois (3) fournisseurs en procédant par appel d’offres sur invitation et un minimum de deux (2) fournisseurs désignés par le demandeur, pour les contrats de service professionnel. Le document d’appel d’offres devra décrire les biens, les services ou les travaux de construction requis ainsi que les conditions s’y rattachant.

• Les achats de 100 000 $ et plus (avant taxes)

Pour ces types d’achats, le Service des finances sollicitera des prix en visant l’ensemble des fournisseurs potentiels et en procédant par appel d’offres public. L’avis d’appel d’offres sera publié sur le système électronique d’appel d’offres (SEAO). Un document devra décrire les biens, les services ou les travaux de construction requis ainsi que les conditions s’y rattachant. Les fournisseurs intéressés pourront obtenir le document d’appel d’offres directement auprès de SEAO. Les frais de publication de l’appel d’offres sont à la charge du demandeur.

Exceptionnellement, le Service des finances de l’Université peut conclure un contrat de gré à gré, pour un contrat d’une valeur supérieure à 100 000 $, dans les situations prévues par la LCOP et avec l’autorisation du dirigeant.

Chapitre VIII : REDDITION DE COMPTES ET AUTORISATION

Le Service des finances est responsable d’effectuer les diverses redditions de comptes en vertu de la LCOP, des règlements, des politiques et des directives qui en découlent. Il en fait rapport au dirigeant périodiquement.

Le Service des finances doit obtenir l’autorisation du dirigeant de l’Université dans les cas prévus par la LCOP.

Chapitre IX : APPLICATION ET RÉVISION DE LA POLITIQUE

Le vice-recteur à l’administration et aux ressources est responsable de l’application et de la révision de la Politique. Il émet les directives et procédures à cet effet.

Chapitre X : DISPOSITIONS FINALES

La Politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration de l’Université. Elle abroge et remplace la Politique d’acquisition de biens et services adoptée le 14 novembre 2005 à la suite de la résolution 293-CA-4283.