Webconférence ZOOM

Zoom est une plateforme de vidéoconférence web (webconférence). Cette plateforme permet d’organiser des webconférences et des webinaires ainsi que d’échanger des fichiers, de clavarder en direct avec vos contacts et de faire des enregistrements. Zoom est surtout utilisé à l’UQO pour permettre les réunions et l’enseignement à distance.

La page https://uqo.ca/zoom offre plusieurs informations pertinentes sur l’utilisation de Zoom au sein de l’UQO.

Zoom est accessible sur le web mais est aussi disponible sous forme de logiciel pour les ordinateurs MAC et Windows ainsi que les appareils IOS et Android.

Pour télécharger la dernière version du client pour les réunions Zoom, cliquez ici.

Les étapes d’installation peuvent varier d’un appareil à l’autre. Si vous avez de la difficulté à installer Zoom, n’hésitez pas à contacter le support technique de l’UQO par courriel à l’adresse soutien.sti@uqo.ca.

Un guide contenant les étapes à suivre pour programmer une réunion à partir du web est disponible sur la page https://uqo.ca/docs/34916.

Pour plus d’information sur l’utilisation de Zoom, vous pouvez consulter le site https://uqo.ca/zoom et les tutoriels officiels de Zoom.

Un guide contenant les étapes à suivre pour rejoindre une réunion est disponible sur la page https://uqo.ca/docs/34916. Nous recommandons très fortement d’installer l’application Zoom pour participer à des réunions.

Pour plus d’information sur l’utilisation de Zoom, vous pouvez consulter le site https://uqo.ca/zoom et les tutoriels officiels de Zoom.

Toute l’information nécessaire pour organiser un cours à distance avec Zoom est disponible sur la page https://uqo.ca/docs/20437.

Une licence Zoom Pro est nécessaire seulement lorsque vous êtes l’organisateur d’une réunion Zoom avec plus de deux participants (incluant vous-même). Une description précise des différences entre la licence de base et la licence Pro peux être trouvée sur le site https://uqo.ca/zoom/licences.

Veuillez noter que tous les membres du personnel possèdent une licence Zoom PRO. Lors de l’authentification vous devez utiliser la connexion SSO et inscrire votre adresse courriel du format abcdef99@uqo.ca et votre mot de passe du portail.

Si vous n’arrivez pas à entendre les participants d’une réunion ou si ces participants n’arrivent pas à vous entendre, voici quelques tests qui pourraient vous aider à régler la situation :

1. Vérifiez le branchement de vos appareils, selon le cas.

2. Assurez-vous de « Rejoindre l’audio » de la réunion.
   
   1. L’icône du casque d’écoute indique que Zoom n’a pas accès à votre micro et vos haut-parleurs. Si vous voyez cette icône cliquez dessus puis rejoignez l’audio.

3. Sectionner le bon micro et le bon haut-parleur, puis tester vos équipements.
   
   1. Un outil permettant de bien sélectionner et tester vos appareils est disponible dans le menu audio lorsque vous êtes connecté à une réunion.

4. Si vous avez toujours des problèmes audio, une procédure pour gérer les problèmes de son est disponible pour tous les appareils sur le site de Zoom.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à contacter le support technique de l’UQO à l’adresse soutien.sti@uqo.ca.

Si votre caméra ne fonctionne pas ou si les participants n’arrivent pas à vous voir, voici quelques tests qui pourraient vous aider :

1. Vérifiez le branchement de vos appareils, selon le cas. Débrancher et rebrancher votre caméra, puis assurez-vous qu’elle est reconnue par votre appareil.
2. Assurez-vous de sélectionner la bonne caméra dans Zoom et vérifier qu’elle est fonctionnelle. Une procédure pour vous aider avec votre caméra est disponible sur le site de Zoom.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à contacter le support technique de l’UQO à l’adresse soutien.sti@uqo.ca.

Avec Zoom, il est possible de partager l’écran de votre appareil aux participants d’une réunion. Une liste complète des étapes à suivre pour partager votre écran est disponible sur le site de Zoom.

Pour les utilisateurs de MAC, il est possible que Zoom aie besoin d’une autorisation spéciale pour avoir accès à votre écran. Pour donner cette autorisation, vous devez suivre cette procédure.

Au minimum, Zoom nécessite une bonne connexion internet, des haut-parleurs ou des écouteurs, un micro et une caméra intégrée ou USB pour fonctionner.

Le site web de Zoom offre aussi une liste complète de la configuration minimale requise.

Dans le cas où l'animateur ne peut être présent lors de la rencontre ou si l'animateur désir avoir des personnes pour l'assister lors de la rencontre, Zoom permet de faire l'ajout de personne à titre d'animateur et de co-animateur. 

Lors de la création d’une rencontre, vous avez l’option « Autres animateurs possibles », c’est à cet endroit que vous pourrez saisir le courriel de l’autre animateur. Veuillez noter que celui-ci doit avoir obligatoirement un compte Pro. L’université dispose d’un nombre limité de comptes Pro et c’est pourquoi nous vous demandons de choisir des personnes ayant déjà un compte Pro.

Une fois que la rencontre est commencée, il est aussi possible d’ajouter des animateurs et co-animateurs supplémentaires. Dans ce cas, la personne n’a pas besoin de compte Pro.

Il est possible de permettre à un autre utilisateur de planifier des réunions Zoom pour vous.

Les prérequis sont que les utilisateurs doivent tous avoir des comptes pros de l'UQO.

Pour donner les privilèges, vous devrez faire les étapes suivantes :

1. Vous connectez à votre compte à l'adresse suivante : https://uqo.zoom.us ;
2. Cliquez sur la section « Paramètres » du menu de gauche ;
3. Cliquez sur l'option « Autres » et défilez jusqu'à la section « Privilège en matière d’horaire » ;
4. Cliquez sur « + » à côté du libellé « Attribuer le privilège de programmation à » ;
5. Dans la boite de saisie, saisissez l'adresse courriel des personnes que vous désirez donner accès. L'adresse courriel doit être celle du compte Zoom pro de la personne.

Maintenant que vous avez fait ces étapes, la personne à qui vous avez donné les accès aura une option de planifier une réunion en votre nom. Il y aura une boîte « Programmer pour » avec un menu défilant avec les noms des personnes que vous pouvez programmer une réunion.

OneDrive est un outil offert par la suite Office 365 qui vous permet de faire la gestion et la sauvegarde de vos fichiers. Il est aussi possible avec OneDrive de partager des fichiers et des dossiers avec les autres. Étant donné qu’il n’y a pas de limite à la taille des fichiers que vous partagez, OneDrive est souvent utilisé comme alternative aux courriels et à Moodle lorsqu’il est question de travailler avec des fichiers de grande taille.

Un guide a été conçu pour vous aider à vous familiariser avec OneDrive et vous permettre de télécharger et partager des fichiers. Vous trouverez ce guide sur le site https://uqo.ca/docs/32387

Ce n’est pas nécessaire, mais fortement conseillé, car ça empêche une sorte d’écho qui peut causer des problèmes sonores pour les étudiants. 

Q- Pour procéder à un enregistrement (Cours ou capsule), il faut que tout le monde soit d'accord. Si une personne refuse, elle doit se déconnecter et ne pas assister au cours?

R- Oui, une fois que vous cliquez sur le bouton d’enregistrement, les étudiants vont recevoir une fenêtre leur invitant à accepter l’enregistrement ou à quitter la réunion.

Q- Si je ne veux pas enregistrer le cours, un étudiant peut-il l’enregistrer sans ma permission via zoom ? 

R- Par défaut, non. Il ne peut pas enregistrer le cours.

Q- Lorsque j'ai enregistré une capsule, est-ce que n'importe qui peut écouter l'enregistrement via zoom même s'il n'est pas dans mon cours?

R-Non, seulement les personnes avec qui vous avez partagez le lien de vidéo peuvent visionner la vidéo.

Q- Est-ce qu’un enregistrement de cours peut être copié et mis dans Facebook ou autres?

R- Par défaut, NON.

Pour pouvoir créer des équipes à l’avance :

• Tous les étudiants doivent créer un compte Zoom gratuit sur Zoom.us avec leur courriel UQO avant d’arrivé au cours.
• Il faut créer les salles avec les adresses courriels des étudiants en utilisant le fichier Excel ci-joint.
• Téléverser (upload) ensuite ce fichier Excel dans la salle de réunion du cours sur Zoom.us sous la section « Options de réunion » (voir la capture d’écran).

Pour information supplémentaire : https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671-Pre-assigning-participants-to-breakout-rooms

Pour vérifier, connectez-vous à votre compte sur Zoom.us  Sous la section « Profil » vérifiez si votre type d’utilisateur est bien « Licensed »