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Faire un séjour de recherche à l'UQO

Ce processus d'accueil est obligatoire; tous les stagiaires et chercheurs internationaux ainsi que les professeurs de l'UQO doivent s'y conformer.

Étape 1 : planification du projet de stage ou de séjour

Étape 2 : admissibilité au stage ou séjour de recherche

Étape 3 : convention de stage de recherche ou d'accueil de chercheur invité

Étape 4 : documents d'immigration

Étape 5 : assurance médicale et responsabilité civile

Étape 6 : logement

Étape 7 : votre entrée au Canada

Étape 8 : votre arrivée à l'UQO

 

Étape 1 : planification du projet de stage ou de séjour

Au plus tard quatre mois avant le début du stage ou du séjour, recherchez un professeur de l’UQO qui acceptera de superviser votre stage ou séjour de recherche. Pour ce faire, choisissez le département correspondant à votre domaine de recherche, puis cliquez sur l’onglet « Corps professoral »; pour chaque professeur, ses coordonnées et ses domaines de spécialisation s’afficheront.

Il appartient au stagiaire et au chercheur de faire cette démarche et de s’entendre avec le professeur sur les modalités, telles que :

  • Objectifs du stage ou du séjour;
  • Activités à réaliser;
  • Durée;
  • Horaire de travail (l’horaire régulier représente 35 heures par semaine, du lundi au vendredi);
  • Rémunération (si le professeur de l’UQO offre une bourse).

Assurez-vous que le stage ou le séjour satisfait aux conditions du séjour de recherche et que vous respectez les conditions d’admissibilité du stagiaire et du chercheur.

Astuce : ne contactez que les professeurs dont les domaines et les intérêts de recherche s’apparentent aux vôtres; vous augmenterez ainsi vos chances d’obtenir une réponse. Votre demande doit être précise et succincte :

  • Indiquez le but de votre demande;
  • Présentez-vous (programme d’études, université d’appartenance, etc.);
  • Présentez le sujet de votre recherche et les objectifs que vous souhaitez atteindre durant votre séjour de recherche à l’UQO;
  • Annexez votre CV et relevés de notes.

 

Étape 2 : admissibilité au stage ou séjour de recherche

Au plus tard trois mois avant le début du stage ou du séjour, remplissez le formulaire :

Cette étape vise à vérifier votre admissibilité au stage ou séjour de recherche. Le DFCPI vous confirmera l'acceptation de votre demande, le cas échéant. 

 

Étape 3 : convention de stage de recherche ou d'accueil de chercheur invité

Après l’acceptation de votre demande, vous recevrez une convention dans laquelle vous trouverez les conditions de participation ainsi que les responsabilités et les obligations de chaque partie impliquée.

Pour les stagiaires : si votre établissement d’enseignement possède son propre modèle de convention de stage, veuillez l’envoyer à la Direction des affaires internationales afin qu’il évalue la validité des clauses et remplisse les parties réservées à l’UQO.

Votre convention est un document justificatif essentiel à présenter pour votre demande d’immigration temporaire au Canada puisqu’elle représente votre contrat d’emploi.

 

Étape 4 : documents d'immigration

Conformément aux règlements d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), « un travail non rémunéré entrepris dans le but d’avoir de l’expérience de travail, comme un stage, un internat, ou des travaux pratiques normalement effectués par un étudiant » doit être considéré comme « travail ». Cette notion s’applique que le stage ou le séjour de recherche soit rémunéré ou non.

Les règlements d’IRCC obligent les stagiaires de recherche et les chercheurs internationaux à détenir un permis de travail temporaire, à moins qu’ils en soient dispensés sous réserve de certaines conditions, et leur confère le statut de travailleur temporaire au Canada. Ce statut est obligatoire pour faire un stage ou un séjour de recherche à l’UQO conforme aux règlements d’IRCC; l’UQO ne fera aucune exception.

Que vous ayez besoin d’un permis de travail ou d’une dispense de permis de travail, l’UQO doit vous envoyer au préalable les preuves documentaires requises par IRCC (ex. la convention de stage ou d’accueil, etc.).

L'obtention des documents d’immigration ne se fait pas automatiquement et n'est jamais garantie. Le délai de traitement est d'une durée variable selon votre pays de citoyenneté. L’UQO n’a aucun pouvoir d’influence sur le délai de traitement des demandes de permis de travail et de visa et sur un éventuel refus que vous pourriez recevoir.

Il est recommandé d’avoir reçu les documents d’immigration requis avant d’engager des dépenses importantes comme les billets d’avion, l’assurance médicale et le logement.

Si vous avez des questions, contactez directement le bureau des visas à l’étranger le plus près de votre lieu de résidence. Le délai de réponse peut être parfois long.

 

Pour un séjour de plus de 120 jours - permis de travail

Tout stagiaire ou chercheur international souhaitant effectuer un séjour de recherche à l’UQO de plus de 120 jours doit obligatoirement détenir un permis de travail valide pour toute la durée du séjour.

Ce permis de travail doit être dispensé de l’Étude d’impact sur le marché du travail (EIMT). Selon votre situation, voici les permis de travail dispensés de l’EIMT les plus utilisés :

  • Étudiants titulaires d’une bourse de recherche (code de dispense C44);
  • Programme Expérience Internationale Canada (EIC) – catégorie « Stage coop international » (code de dispense C21) :
    • pour les étudiants possédant la citoyenneté et un passeport valide de l’un des pays suivants : Allemagne, Australie, Autriche, Chili, Costa Rica, Croatie, Espagne, Estonie, France, Grèce, Irlande, Lettonie, Lituanie, Mexique, Norvège, Pologne, République Tchèque, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse, Taïwan et Ukraine, et
    • âgés entre 18 et 35 ans au moment de la demande.
  • Chercheurs invités (professeurs invités selon la définition d’IRCC) (code de dispense C22).

Avant de demander un permis de travail, assurez-vous :

  • d'avoir en mains votre convention de stage ou d’accueil signée par toutes les parties;
  • d'avoir reçu votre offre d’emploi de l’UQO. Elle constitue un document justificatif essentiel à titre de preuve que vous répondez aux exigences de l’emploi offert. L’UQO doit, en effet, soumettre au préalable cette offre d’emploi à IRCC et payer les frais relatifs à la conformité de l’employeur de 230 $ CAD.

Pour faire une demande de permis de travail :

  • Demande en ligne : c’est le moyen le plus rapide si vous pouvez payer les frais en ligne. Elle vous permet de remplir les différents formulaires et d’y téléverser les documents nécessaires à votre rythme, car le tout sera sauvegardé dans un compte que vous allez créer et qui sera accessible en tout temps jusqu’à ce que vous aurez payé et soumis votre demande. Sachez qu’il n’y a aucune possibilité de corriger une erreur dans votre demande lorsque vous l’aurez soumise en ligne.
  • Demande auprès d’un Centre de réception des demandes de visa (CRDV) situé près de votre lieu de résidence.

Conjoint et enfants : si votre conjoint et/ou vos enfants vous accompagnent au Canada, vous aurez la possibilité de demander pour eux, à l’intérieur de votre demande, un permis de travail ouvert pour votre conjoint et un permis d’études pour vos enfants. Si vous n’êtes pas mariés, vous devrez prouver que vous vivez ensemble depuis 12 mois.

Si votre demande de permis de travail est approuvée, vous recevrez une lettre d’approbation d’IRCC, appelée « lettre d’introduction ». Le permis de travail vous sera remis seulement au premier point d’entrée au Canada, sur présentation de cette lettre à un agent de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Il est de votre responsabilité de vérifier l’exactitude des informations sur le permis de travail. Notez qu’une fois le poste frontalier quitté, vous ne pourrez plus retourner parler à un agent.

 

Pour un séjour de 120 jours et moins - dispense de permis de travail

En vertu de la Stratégie en matière de compétences mondiales du gouvernement canadien, vous pourriez être admissible à une « Dispense de permis de travail de courte durée (de 120 jours) pour les chercheurs » sous réserve de certaines conditions.

Prenez en compte que cette dispense ne permet aucune prolongation du séjour de recherche. Le stagiaire ou le chercheur international n'a droit qu'à une seule dispense par période de 12 mois.

Avant de demander une dispense, assurez-vous d’avoir reçu de l’UQO les preuves documentaires suivantes :

  • convention de stage ou d’accueil signée par toutes les parties;
  • lettre de confirmation écrite de l’UQO soutenant votre demande de dispense;
  • lettre d’opinion quant à votre admissibilité à la dispense fournie par l’Unité pour la mobilité internationale des travailleurs d’IRCC (seulement pour ceux dispensés de l’obligation de visa se trouvant actuellement à l’extérieur du Canada). Cette lettre, qui vous sera envoyée par le DFCPI, permet de pré-confirmer la dispense de permis de travail en prévision du passage au premier point d’entrée du Canada.

Pour obtenir une dispense, le stagiaire ou le chercheur international doit convaincre un agent du gouvernement canadien selon la situation qui s’applique à son cas :

  • si vous devez vous procurer un visa pour entrer au Canada : la demande de dispense doit faire partie de votre demande de visa; demander-la au même moment,
  • si vous devez vous procurer une autorisation de voyage électronique (AVE) : la demande de dispense doit être présentée à un agent, au premier point d’entrée canadien (à l’aéroport ou à un poste frontière terrestre).

Déterminez lequel de ces documents (visa ou AVE) vous sera exigé grâce à l’outil d’IRCC.

Numéro d’assurance sociale (NAS) et Fiche de visiteur :

Sachez que si vous vous recevrez une bourse ou une allocation au Canada, il est possible que vous devrez vous procurer un numéro d’assurance sociale (NAS) une fois rendu au Canada. Dans ce cas, vous devez absolument demander à l’agent de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), au premier point d’entrée canadien, une Fiche de visiteur.

Ce document est obligatoire pour obtenir le NAS et ne s’obtient qu’à un poste frontalier auprès d’un agent de l’ASFC. Il est de votre responsabilité de vérifier, sur place, que la dispense de permis de travail est inscrite dans la section « observations » de la Fiche. Notez qu’une fois le poste frontalier quitté, vous ne pourrez plus retourner parler à un agent.

Ai-je besoin d'un visa ou d'une AVE?

Le visa et l’autorisation de voyage électronique (AVE) sont des documents attestant que vous êtes autorisé à entrer au Canada pour une certaine durée et y faire une activité en particulier (tourisme, étude, travail, etc.).

Vérifiez grâce à l’outil d’IRCC lequel de ces documents (visa ou AVE) vous sera exigé en raison de votre citoyenneté. Le délai de traitement est d'une durée variable selon votre pays de citoyenneté.

Si vous avez fait une demande de permis de travail, notez que le visa ou l’AVE vous sera délivré au même moment que la lettre d’introduction. Vous n’avez pas à présenter des demandes distinctes ou à payer des frais supplémentaires.

Pour faire une demande de visa :

  • Demande en ligne : c’est le moyen le plus rapide si vous pouvez payer les frais en ligne. Elle vous permet de remplir les différents formulaires et d’y téléverser les documents nécessaires à votre rythme, car le tout sera sauvegardé dans un compte que vous allez créer et qui sera accessible en tout temps jusqu’à ce que vous aurez payé et soumis votre demande. Sachez qu’il n’y a aucune possibilité de corriger une erreur dans votre demande lorsque vous l’aurez soumise en ligne.
  • Demande auprès d’un Centre de réception des demandes de visa (CRDV) situé près de votre lieu de résidence.

Pour demander l’AVE :

Conjoint et enfants : si votre conjoint et/ou vos enfants vous accompagnent au Canada, vous aurez la possibilité de demander un visa ou une AVE pour eux, à l’intérieur de votre demande. Si vous n’êtes pas mariés, vous devrez prouver que vous vivez ensemble depuis 12 mois.

 

Étape 5 : assurance médicale et responsabilité civile

Assurance médicale

Vous devrez être couvert par une assurance médicale (maladie, accident et hospitalisation) pour toute la durée du séjour.

Admissibilité à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) :

Si vous êtes affilié à un régime de sécurité sociale d’un pays ayant conclu une entente de réciprocité en matière de sécurité sociale et de santé avec la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ), vous pourriez avoir droit gratuitement à l'assurance maladie du Québec et bénéficier des dispositions de ces ententes que si vous prévoyez habiter dans la province de Québec. Vous devrez obtenir une attestation officielle d’affiliation au régime de sécurité sociale de votre pays de résidence.

Si votre séjour au Québec est d’une durée de 6 mois + 1 jour, vous serez admissible au régime d’assurance maladie du Québec après un délai de carence de trois mois. Vous aurez ainsi à souscrire une assurance privée pour couvrir les trois premiers mois de votre séjour au Québec, et entreprendre des démarches d’inscription auprès de la RAMQ dès votre arrivée au pays. L’information au sujet de l’inscription à la RAMQ vous sera fournie lors de votre séance d’accueil.

Assurance privée :

Si vous ne pouvez bénéficier de la RAMQ, vous devez souscrire à une assurance médicale privée et en fournir la preuve au DFCPI. Cette couverture doit être d’un minimum de 50 000 $ CAD et inclure les services suivants :

  • services médicaux d’urgence et suite à une maladie;
  • médicaments prescrits;
  • services paramédicaux;
  • transport en ambulance;
  • traitement dentaire d’urgence;
  • frais consécutifs au décès et rapatriement.


Assurance responsabilité civile

Vous devrez aussi être couvert par une assurance responsabilité civile. Cette assurance vous protège contre les dommages corporels et matériels que vous pourriez causer involontairement à une personne ou à ses biens, et qui pourraient entraîner des réclamations ou des poursuites judiciaires. Vous pourriez déjà être couvert par l’assurance de votre établissement d’attache; contactez le service des stages ou des ressources humaines de votre établissement pour obtenir cette preuve. Sinon, vous devrez souscrire à une assurance responsabilité civile auprès d’un assureur.

 

Étape 6 : logement

Recherchez la formule tout inclus (meubles, literie, serviettes, accessoires de cuisine, téléviseur, Internet Wi-Fi, chauffage, électricité, etc.). 


Logement – Campus de Gatineau

Les résidences étudiantes sont prioritairement attribuées aux étudiants admis à un programme d’études. Lorsque des places sont disponibles, elles peuvent être accordées aux stagiaires de recherche et chercheurs internationaux. Contactez directement le Service des résidences afin d’en savoir davantage.

Pour le logement hors campus, les quartiers environnants suivants faciliteraient vos déplacements :

  • Val-Tétreau (quartier du Pavillon Alexandre-Taché)
  • St-Jean-Bosco (quartier du Pavillon Lucien-Brault)
  • Wrightville/Lac-des-Fées
  • Vieux-Hull (île de Hull)


Logement – Campus de Saint-Jérôme

Seul le logement hors campus est disponible à Saint-Jérôme.


Logement – Institut des sciences de la forêt tempérée (ISFORT) à Ripon

Seul le logement hors campus est disponible à Ripon. Communiquez avec l’Amicale de la communauté estudiantine de Ripon (ACER-UQO).

Pour le logement hors campus :

Assurance habitation pour locataires

Bien que ce ne soit pas obligatoire, nous vous conseillons fortement de prendre une assurance pour vos biens dans le cas de vol ou de perte. Vous pouvez magasinez cette couverture à votre arrivée au Québec.

 

Étape 7 : votre entrée au Canada

Notez que les procédures peuvent changer à tout moment sans préavis et qu’il est de votre responsabilité de les valider régulièrement en consultant les sites internet des autorités gouvernementale fédérale et provinciale. Les directives disponibles sur les sites Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), du Gouvernement du Québec et de la Santé publique du Canada ont préséance en tout temps.

 

Enregistrement en ligne

Avant de monter à bord d’un vol à destination du Canada, téléchargez l’application ArriveCAN et utilisez-la pour transmettre :

  • votre plan de quarantaine,
  • votre autoévaluation des symptômes de la COVID-19, et
  • les renseignements sur votre voyage qui sont requis pour votre entrée au Canada.

À votre arrivée au Canada, vous devez être prêt à présenter votre reçu ArriveCAN pour pouvoir entrer au pays. Les voyageurs qui ne respectent pas cette obligation pourraient être passible d’une amende de 1 000 $.

Dès votre arrivée sur le sol canadien, vous devez indiquer clairement à l'agent du poste frontalier que vous effectuerez un séjour de recherche dans une université canadienne. Il vous dirigera au bureau d’immigration de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

Les démarches migratoires et douanières doivent se faire au premier point d’entrée au Canada et ce, même si vous avez un autre vol interne vers Ottawa (YOW) ou Montréal (YUL). Assurez-vous de disposer d’au moins deux heures avant de prendre le prochain vol ou un autre moyen de transport.

Pour les demandeurs de permis de travail : présentez la lettre d’approbation d’IRCC, appelée « lettre d’introduction », ainsi que tout autre document justificatif à l’agent de l’ASFC. L’émission du permis de travail se réalise à cet endroit. 

Il est de votre responsabilité de vérifier l’exactitude des informations sur votre permis de travail sur place :

  • Vos informations personnelles (nom, adresse, date de naissance, etc.);
  • Date d’expiration de votre permis de travail;
  • Employeur : Université du Québec en Outaouais (UQO);
  • Emplacement de l’emploi :  Gatineau OU Saint-Jérôme OU Ripon selon votre cas;
  • Occupation : stagiaire de recherche.

S’il y a des erreurs sur votre permis, l’agent pourra les corriger sur place et vous émettre un nouveau permis.

Notez qu’une fois le poste frontalier quitté, vous ne pourrez plus y retourner. Si à votre arrivée à l’UQO on détecte des erreurs sur votre permis, vous aurez à faire une demande de modification du permis auprès d’IRCC et cela pourrait retarder le début de votre stage.

Pour les demandeurs d’une dispense de permis de travail en possession d’une autorisation de voyage électronique (AVE) : vous devrez convaincre l’agent de l’ASFC que vous êtes admissible à la dispense. Présentez les preuves documentaires à l’appui de votre demande.

Pour tous les demandeurs d’une dispense de permis de travail : si vous recevrez une bourse ou une allocation au Canada, il est possible que vous devrez vous procurer un numéro d’assurance sociale (NAS) une fois rendu au Canada. Dans ce cas, vous devez absolument demander à l’agent de l’ASFC une Fiche de visiteur. Ce document est obligatoire pour obtenir le NAS et ne s’obtient qu’à un poste frontalier auprès d’un agent de l’ASFC. Vérifiez, sur place, que la dispense de permis de travail est inscrite dans la section « observations » de la Fiche. Il est votre responsabilité de vérifier l’exactitude des informations sur votre fiche sur place :

  • Vos informations personnelles (nom, adresse, date de naissance, etc.);
  • Date d’expiration de votre fiche de visiteur;
  • Conditions (ex. : date à laquelle vous devez quitter le Canada);
  • Observations : « recherche universitaire de 120 jours ou moins, Université du Québec en Outaouais »

Notez qu’une fois le poste frontalier quitté, vous ne pourrez plus y retourner. Si à votre arrivée à l’UQO on détecte des erreurs sur votre fiche de visiteur, vous aurez à faire une demande de modification de fiche auprès d’IRCC et cela pourrait retarder le début de votre stage.

Vous souhaitez voyager au Canada après votre séjour de recherche? La date d’échéance du permis de travail et de la Fiche de visiteur correspondant habituellement à la date de fin de votre stage ou séjour. Si vous souhaitez voyager après votre stage ou séjour, mentionnez-le à l’agent de l’ASFC.

 

COVID-19 : L’utilisation du transport en commun est actuellement interdite pour vous rendre au lieu de quarantaine et pendant les 14 jours suivant votre arrivée.

Se rendre à Gatineau depuis l'Aéroport international d'Ottawa (YOW)

Autobus

Prenez l’autobus d’OC Transpo jusqu’à la rue Wellington (centre-ville d’Ottawa).  Avant de descendre de l’autobus, demander un billet de correspondance pour pouvoir transférer dans un autobus de la Société de transport de l’Outaouais (STO) pour rejoindre Gatineau. Les autobus de la STO passent du côté nord de la rue Wellington. La durée totale du trajet est d’environ une heure.

Taxi

Prenez un taxi de l’aéroport, la durée du trajet est d’environ 30 minutes et le coût approximatif est de 40 $, dépendamment de votre destination à Gatineau.


Se rendre à Gatineau depuis l’Aéroport international Pierre-Elliott-Trudeau de Montréal (YUL)

Autobus

Il existe des autobus pour les villes d’Ottawa et de Gatineau, le trajet est d’environ 2 h 30. Plusieurs départs se font chaque jour.

Si vous manquez le dernier autobus, prenez la navette express (747 Aéroport P-E-Trudeau/Centre-Ville) à destination de la Gare d’autocars de Montréal (métro Berri-UQAM) pour y passer la nuit. Le service de la ligne 747 est offert 24 heures par jour, 7 jours sur 7, le trajet est d’environ 45 à 60 minutes. Les titres de transport sont en vente dans les distributrices automatiques situées au niveau des arrivées internationales ou payable en monnaie exacte dans le bus.

Train

Vous pouvez voyager en train entre Montréal et Ottawa.  Renseignez-vous sur les site de Viarail pour l'achat de billets et pour connaitre le lieu des gares. Vous pourriez aussi prendre le métro de la gare de train à Ottawa vers le centre-ville d'Ottawa.


Se rendre à Saint-Jérôme depuis l’Aéroport international Pierre-Elliott-Trudeau de Montréal (YUL)

Prenez la navette express (747 Aéroport P-E-Trudeau/Centre-Ville) à destination de la Gare d'autocars de Montréal (métro Berri-UQAM). Prenez ensuite le métro à la station Berri-UQAM (direction Montmorency) et descendez à la station Montmorency. De là, prenez l’autobus no 9 (ligne Laval - Saint-Jérôme) jusqu’à Saint-Jérôme. Consultez le site Web de l'Agence métropolitaine de transport (AMT) pour connaître l’horaire de l’autobus qui dessert Saint-Jérôme. Le trajet total est d’environ 2 h 30.


Se rendre à Ripon

Aucun transport public ne s’y rend à partir d’un aéroport. Communiquez avec l’Amicale de la communauté estudiantine de Ripon (ACER-UQO).

 

Étape 8 : votre arrivée à l'UQO

Prenez un rendez-vous avec les Services aux étudiants pour une session d'orientation. À cette rencontre, apportez les documents suivants :

  • votre passeport, avec visa selon le cas;
  • votre permis de travail ou fiche de visiteur, selon le cas;
  • la preuve de votre couverture d'assurance médicale.

Convenez également d’une première rencontre avec le professeur qui vous accueillera.