Ce processus d'accueil est obligatoire; tous les stagiaires et chercheurs internationaux ainsi que les professeurs de l'UQO doivent s'y conformer.

Étape 1 : proposition d'un projet de séjour de recherche

Étape 2 : admissibilité au stage ou séjour de recherche

Étape 3 : convention de stage de recherche ou d'accueil de chercheur invité

Étape 4 : documents d'immigration

Étape 5 : accueil du stagiaire ou chercheur à l'UQO 

Étape 1 : proposition d'un projet de séjour de recherche

Entendez-vous avec le stagiaire ou le chercheur sur les modalités, telles que :

• Objectifs du stage ou du séjour;
• Activités à réaliser;
• Durée;
• Horaire de travail (l’horaire régulier représente 35 heures par semaine, du lundi au vendredi);
• Rémunération (si vous offrez une bourse).

Assurez-vous que le stage ou le séjour satisfait aux conditions du séjour de recherche.

Si les activités de recherche se font avec des êtres humains, elles doivent, au préalable, avoir obtenu l’approbation éthique de l’UQO.

Aussi, vous devez vous engager à soutenir le stagiaire ou le chercheur pendant toute la durée de son séjour.

Il se pourrait que le stagiaire ou le chercheur vous demande une lettre d’invitation pour officialiser sa démarche auprès de son établissement d’enseignement. Cette lettre devra indiquer la période du séjour, le sujet de la recherche et les tâches du stagiaire ou du chercheur ainsi que le montant et les modalités de versement si vous lui offrez une bourse ou une allocation. Sur demande, le DFCPI pourra vous envoyer un modèle de lettre d’invitation.

Étape 2 : admissibilité au stage ou séjour de recherche

Au plus tard trois mois avant le début du stage ou du séjour, remplissez le formulaire:

• Demande de professeur pour l'accueil de stagiaire ou chercheur international

Cette étape vise à vérifier la conformité du séjour de recherche que vous offrirez au stagiaire ou au chercheur. Le DFCPI vous confirmera, ainsi qu’au stagiaire ou au chercheur, l’admissibilité du stage ou du séjour de recherche.

Étape 3 : convention de stage de recherche ou d'accueil de chercheur invité

Après l’acceptation de votre demande, vous recevrez la convention de stage de recherche ou la convention d’accueil de chercheur invité, que vous devrez signer. Vous y trouverez les conditions de participation ainsi que les responsabilités et les obligations de chaque partie impliquée.

La convention est un document justificatif essentiel que le stagiaire ou le chercheur doit présenter avec sa demande d’immigration temporaire au Canada puisqu’elle représente son contrat d’emploi.

Étape 4 : documents d'immigration

Les stagiaires de recherche et les chercheurs internationaux sont des ressortissants étrangers devant se procurer un permis de travail temporaire pour effectuer un stage ou un séjour de recherche au Canada, à moins qu’ils soient dispensés sous réserve de certaines conditions. Qu’ils aient besoin d’obtenir un permis de travail ou non, ils sont considérés comme étant des travailleurs étrangers temporaires par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).

Le DFCPI confirmera l’admissibilité du stagiaire ou du chercheur à un permis de travail ou à une dispense de permis de travail et lui fournira les preuves documentaires requises par IRCC.

Notez que seul le personnel dûment autorisé peut prodiguer des conseils ou donner des directives à un stagiaire ou un chercheur quant aux documents d’immigration à obtenir.

Pour chaque demande de permis de travail, IRCC exige un frais relatif à la conformité de l’employeur de 230 $ que vous devrez rembourser à l’UQO, via la Direction des affaires internationales (DAI). Ce frais est considéré comme étant une dépense admissible par la plupart des organismes subventionnaires de recherche.

Pour tous les cas, un permis de travail est maintenant requis, les dispenses n’étant plus possible. Prendre en considération cette situation dans votre échéancier.

Étape 5 : accueil du stagiaire ou chercheur à l'UQO

Convenez d’une première rencontre avec le stagiaire ou le chercheur après sa période de quarantaine afin de l’intégrer à votre équipe de recherche.

Il rencontrera également les Services aux étudiants pour une session d'orientation durant laquelle un compte informatique et un accès au réseau Wi-Fi lui seront attribués.