Depuis 2014, les bibliothèques des 18 universités québécoises, francophones et anglophones, collaborent à mettre en place une plateforme partagée de services (PPS) en infonuagique pour remplacer leur système de gestion intégré de bibliothèque (SIGB) respectif.

Constituée de tous les modules nécessaires à la chaîne de travail en bibliothèque (acquisitions, gestion des collections et des licences, etc.), ainsi que d’un outil de recherche moderne, la PPS constitue une avancée majeure pour les bibliothèques et leurs usagers.

La nouvelle plateforme, dont le déploiement est prévu au cours de l’été, permettra aux bibliothèques universitaires québécoises d’unir leurs forces pour offrir un accès simplifié et intuitif aux contenus documentaires et améliorer le soutien à l’enseignement et à la recherche. Cette mise en commun des efforts vise également à développer de nouveaux services pour mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire, en constante évolution.

Un nouvel outil de recherche commun

Suite à l'impantation de cette nouvelle plateforme, l'outil de découverte (catalogue) de la bibliothèque de l'UQO sera remplacé par un nouvel outil de recherche du nom de Sofia.

À partir de cette nouvelle interface de recherche documentaire, les usagers pourront lancer une requête dans l’ensemble des collections de la bibliothèque de leur université, élargir les résultats à toutes les bibliothèques universitaires québécoises, et voir en temps réel la disponibilité des documents dans chaque établissement universitaire du Québec.

Sofia comportera de nombreuses caractéristiques avantageuses pour les usagers.

• Guichet unique pour la recherche documentaire et l’accès à la documentation (livres, articles, ressources spécialisées, DVD, etc.)
• Interface conviviale et consultable à partir d’appareils mobiles
• Expérience de recherche intuitive
• Interface en anglais ou en français, au choix de l’usager
• Accès simplifié et élargi à la documentation des 18 bibliothèques universitaires québécoises grâce à la mise en commun des collections (plus de 20 millions de documents physiques)
• Résultats de recherche qui indiquent clairement les disponibilités dans chacune des bibliothèques ayant le même document

Notez que les ressources électroniques (bases de données, articles de périodiques et livres) ne seront pas partagées entre les bibliothèques universitaires québécoises en raison des ententes conclues avec les éditeurs et autres fournisseurs.

Une simplification et une bonification des modalités de prêt

Les usagers bénéficieront également de règles de prêts plus simples et harmonisées dans l’ensemble du réseau. Voici les grandes lignes des modalités qui entreront en vigueur prochainement pour la majorité des usagers (communauté étudiante, personnel enseignant, employés, etc.). Certaines collections particulières feront bien entendu l’objet de règles de prêt différentes.

• Emprunt de 100 documents permis par usager
• Période de prêt de 30 jours (pour les types de documents ayant des règles de prêt similaires à celles des monographies)
• Renouvellement automatique jusqu’à la date d’expiration du dossier d’usager (si le document n’est pas rappelé ou réservé et si le dossier de l’emprunteur est en règle)

Un emprunt facilité entre les bibliothèques universitaires québécoises

Les usagers membres de la communauté universitaire de l’UQO auront un dossier unique pour emprunter dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises. Seule la carte d‘identité de l’UQO sera requise pour effectuer des emprunts dans l’ensemble des établissements du réseau. Quant à la carte BCI, elle sera requise uniquement pour se prévaloir du privilège d’emprunt dans les établissements universitaires canadiens et à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

La transition

Le passage du système actuel de la bibliothèque vers la PPS nécessitera un important paramétrage et une instabilité du système pendant la période de rodage pourrait être remarquée. L’équipe de la bibliothèque fera tous les efforts nécessaires pour rendre cette transition la plus harmonieuse possible.

L’outil de découverte (catalogue) actuel demeurera en service jusqu’à l’arrivée de la nouvelle plateforme. Après le déploiement de Sofia, le matériel repérable dans l’outil de découverte sera de nouveau accessible. Cependant, certaines fonctionnalités de l’outil de découverte, telles que les listes de notices (Panier) enregistrées dans le compte d’un usager, ne pourront pas être transférées automatiquement vers Sofia. Les usagers qui désirent conserver ces références sont invités à les transférer dans le logiciel de gestion bibliographique EndNote en suivant la procédure d’exportation.

Les permaliens seront également affectés, ce qui demandera aux utilisateurs de revoir leur pratique pour la création des listes de liens, notamment dans Moodle.