Définition

En vertu de la « Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants » (L.R.Q., A-3.01), communément appelée la loi 32 et appliquée par le ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport, les étudiants ont le privilège de former une association ou un regroupement d’étudiants et de demander leur reconnaissance à l’UQO. 

Selon la loi 32, une association étudiante est un organisme qui a pour fonctions principales de représenter respectivement les étudiants et de promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagogie, de services aux étudiants et d’administration de l’établissement d’enseignement.

Les associations étudiantes accréditées s’engagent à :

La loi 32 évoque certaines responsabilités que doivent respecter les associations étudiantes accréditées. Voici également d’autres points à considérer :

• Poursuivre des objectifs et réaliser des activités qui respectent les valeurs, les politiques et les règlements de l’UQO, entre autres lors des activités d’intégration ou de tout autre party organisé pendant le trimestre;
• Respecter les obligations qu’impose la Loi sur les compagnies (L.R.Q., C38), ainsi que ses lettres patentes et ses règlements;
• S’engager à aviser les animateurs d'activités étudiantes de tout changement relatif à sa constitution (lettres patentes, statuts et règlements, buts et objectifs);
• Fournir aux animateurs d'activités étudiantes, avant le 1^er octobre de chaque année scolaire ou après les élections, si elles ont lieu, une liste des noms, courriels et adresses des membres de l’exécutif;
• Remplir la Déclaration annuelle pour une personne morale (Registre des entreprises) dans les délais;
• Contracter une assurance responsabilité civile pour couvrir adéquatement ses activités, ses membres et son exécutif (assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants);
• Préparer et mettre à la disposition de leurs membres leurs états financiers (L.R.Q., C38);
• Être responsable du local et du matériel mis à sa disposition. Aucune boisson alcoolisée ne peut être consommée ou entreposée dans ce local, ou tout autre espace n’étant pas régis par un permis d’alcool;
• Aviser les Responsables des activités étudiantes (Betsabe Chaires à Gatineau et Olivier Gingras à Saint-Jérôme) à l’avance de l’organisation d’événements majeurs (party, colloque, manifestation, etc.) afin de planifier la logistique requise et la sécurité au besoin. 

​L’UQO s’attend des associations étudiantes accréditées :

• Qu’elles traitent avec respect et justice chacun de leur membre
• Qu’elles organisent des activités d’intégration et de perfectionnement avec jugement et de façon responsable;
• Qu’elles encouragent ses membres à avoir un comportement responsable lors de ses activités d'intégration ou autre;
• Qu’elles encouragent la participation de leurs membres aux activités organisées par l’UQO.              

L’UQO, envers les associations étudiantes accréditées, s’engage à...

La loi 32 évoque certaines responsabilités que doivent respecter les universités. Voici également d’autres points à considérer :

• Assurer un soutien aux associations étudiantes dans la poursuite de leurs objectifs. Ce soutien peut se manifester sous deux formes : il peut s’agir d’un rôle-conseil (organisation des activités, recrutement de membres pour l’exécutif, etc.) et/ou d’un support financier (subventions pour des projets d’animation du milieu);
• Fournir gratuitement à l'association étudiante accréditée un local et un mobilier (bureau, chaises, classeur, téléphone) en fonction du nombre de membres et des ressources disponibles à l’UQO (art. 29). Elle fournit également une ligne téléphonique. La boîte vocale, les frais d’interurbains, l’ordinateur et la ligne Internet sont à la charge des associations;
• À la demande de l’association étudiante, les animateurs d'activités étudiantes peuvent créer un compte Symbiose et une adresse courriel;
• L'association étudiante a le privilège de faire ses propres réservations de locaux, selon ses besoins;
• Évaluer les demandes de subvention provenant des différentes associations étudiantes, dans le but de financer leurs activités;
• Informer les associations étudiantes de toute décision qui les touche, prise par les instances décisionnelles.