Avis à la communauté universitaire de l’UQO concernant les voyages hors du Canada pour le travail, la recherche et la mobilité étudiante

Au début de la pandémie au printemps 2020, en conformité avec les directives de la Santé publique, l’UQO avait déconseillé aux membres de sa communauté de faire des voyages à l’étranger pour quelque motif que ce soit.

Or, à la suite des campagnes de vaccination contre la COVID-19 menées ces derniers mois et de la levée de certaines restrictions de déplacement et de rassemblement imposées par la Santé publique, le gouvernement du Canada permet maintenant sous certaines conditions les voyages internationaux. Par conséquent, l’UQO révise ses consignes, tout en respectant rigoureusement les directives gouvernementales concernant les voyages reliés aux affaires universitaires.

Consignes gouvernementales 

En date d’aujourd’hui, le gouvernement du Canada recommande toujours d’éviter les voyages non essentiels à l’extérieur du Canada, et ce, jusqu’à nouvel ordre. Avant de planifier un voyage, il est vivement conseillé aux membres du corps professoral, du personnel et de la communauté étudiante de consulter régulièrement les restrictions et exigences du gouvernement du Canada en matière de voyage liées à la COVID-19 .

Consignes de l’UQO 

À l’instar du gouvernement du Canada, l’UQO recommande aux membres de la communauté universitaire d’éviter les voyages à l’extérieur du Canada pour des raisons académiques ou professionnelles. Néanmoins, devant certains cas d’exception où le voyage peut être jugé « indispensable », l’UQO peut autoriser les voyages à l’international, selon les dispositions décrites ci-dessous.

Étudiantes et étudiants

Au nom de l’UQO, le Bureau du registraire peut autoriser le voyage à l’international des membres de la communauté étudiante en mobilité sortante (pour études, stages ou recherche), moyennant le respect des conditions suivantes:

• Démontrer que le voyage est indispensable à la poursuite du programme. Par exemple, pour un stage ou un projet de mobilité/échange que l’on ne peut pas remettre, effectuer à distance, ou remplacer par une activité au Canada et qu’il est impératif d’effectuer maintenant, parce que la diplomation sera retardée, ou pour une autre raison qui démontre le caractère indispensable à la poursuite des études.
• Démontrer que le lieu d’études et de séjour à l’étranger est sécuritaire et accessible en présentiel : par exemple, que l’université est ouverte pour des activités en personne, que le lieu de stage est ouvert, etc.
• Démontrer que les assurances de santé, de voyage, d’annulation, etc. sont contractées.
• Obtenir l’approbation du Bureau des étudiants et des échanges internationaux (BÉÉI) du Bureau du registraire (BR);
• S’inscrire au BÉÉI du BR et au registre des Affaires mondiales Canada si la personne qui voyage est citoyenne canadienne.

corps professoral

Les membres du corps professoral sont autorisés à voyager à des fins professionnelles moyennant le respect des conditions suivantes:

• Informer par écrit la direction du département de la raison essentielle du voyage pour des affaires universitaires (colloque, recherche sur le terrain, etc.), de la date du voyage, du pays et des lieux visités, du nom et des coordonnées d’une personne-ressource en cas d’urgence, des coordonnées (téléphone ou courriel) pour rejoindre le voyageur à l’étranger.
• Démontrer que les assurances de santé, de voyage, d’annulation, etc. sont contractées.
• S’inscrire au registre des Affaires mondiales Canada si la personne qui voyage est citoyenne canadienne, ou au registre de son pays de citoyenneté si un tel registre existe.

Notez que le département tiendra un registre des personnes qui voyagent.

Membre du personnel

L’UQO peut autoriser le voyage des membres de son personnel administratif à des fins professionnelles moyennant le respect des conditions suivantes:

• Obtenir l’autorisation préalable du supérieur immédiat.
• Démontrer que le voyage est essentiel à la poursuite des affaires de l’Université.
• Démontrer que les assurances de santé, de voyage, d’annulation, etc. sont contractées.
• S’inscrire au registre des Affaires mondiales Canada si la personne qui voyage est citoyenne canadienne ou au registre de son pays de citoyenneté si un tel registre existe.

L'unité d’attache tiendra un registre des personnes qui voyagent avec toute l’information nécessaire pour les joindre à l’étranger : date du voyage, pays et lieux visités, nom et coordonnées de contact en cas d’urgence, téléphone ou contact pour rejoindre la personne voyageant à l’étranger.

Selon votre situation, vous êtes invités à communiquer directement avec l’une ou l’autre des unités internes traitant des questions internationales. Elles pourront répondre à vos questions et vous aider :

• Bureau des étudiants et des échanges internationaux du Bureau du registraire : international@uqo.ca;
• Décanat de la recherche : decanatrech@uqo.ca
• Décanat de la gestion académique : dga@uqo.ca
• Décanat de la formation continue, des partenariats et de l’internationalisation : dfcpi@uqo.ca

Cet avis fera l’objet d’une révision au cours de l’automne 2021, selon l’évolution de la situation pandémique et des directives sanitaires gouvernementales.

19 octobre 2021