Qui est autorisé à consulter les renseignements personnels que détient l’UQO ?
L’UQO détient des renseignements personnels notamment sur les étudiants et les employés. Ces renseignements sont gardés de façon sécurisée dans divers classeurs en format papier et dans différentes banques de données en format électronique.
En tant qu’employé à l’UQO, vous avez probablement accès, en totalité ou en partie, à l’une ou l’autre des banques de renseignements personnels suivantes :
- la banque des dossiers des étudiants;
- la banque des dossiers des employés;
- toute autre banque de renseignements personnels.
Ainsi, votre supérieur détermine, en fonction de vos tâches, à quels renseignements personnels votre code d’employé vous donne accès. Cependant, cet accès a des limites. En effet la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, R.L.R.Q., c A-2.1, prévoit qu’un :
« … renseignement personnel est accessible, sans le consentement de la personne concernée, à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein d’un organisme public lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions. » *
Donc, même si votre code vous donne accès à un ensemble de renseignements personnels en format électronique, et même si des classeurs de renseignements personnels sont accessibles dans vos bureaux, vous n’êtes autorisés à consulter ces renseignements que dans les situations suivantes :
- sans le consentement de la personne concernée, lorsque pour accomplir une tâche il est nécessaire d’accéder au dossier de renseignements personnels de cette personne;
- avec le consentement de la personne concernée, lorsque cette personne communique avec vous pour obtenir une information dans son dossier.
Par exemple, il est interdit de consulter le dossier étudiant d’un ou d’une collègue de bureau qui étudie à l’UQO juste pour voir sa note du dernier travail ou d’un examen .
* L’expression « nécessaire à l’exercice de ses fonctions » fera l’objet d’une prochaine capsule.