Info Web du Secrétariat général, le 21 février 2017

Bonjour à toutes et à tous,

C’est avec grand plaisir que je vous présente la première Info-Web préparée par le Secrétariat général. En effet, d’autres  paraitront sur une base régulière au cours de la prochaine année, visent à renseigner la communauté universitaire sur les différentes fonctions du Secrétariat général, dont l’une consiste principalement à assurer un rôle de soutien juridique auprès du rectorat, de chacun des vices-rectorats, des décanats et des directions. Au menu des info-web, des informations juridiques et des renseignements sur les politiques et règlements internes, mais aussi des thèmes variés qui toucheront, entre autres, les instances, l’éthique de la recherche, la fraude et le plagiat, les archives, la protection des renseignements personnels, et plus encore.

Info-web 1 – Le visa juridique

Le visa juridique consiste en une analyse juridique d’un document qui permet d’en assurer la validité légale. À l’UQO, des dispositions permettant un tel procédé sont prévues à la Politique relative aux affaires juridiques, et plus particulièrement l’article 6.1. Ce dernier mentionne en effet que « tout contrat engageant l’Université et qui doit être approuvé par le conseil d’administration et le comité exécutif, doit être visé préalablement par le secrétariat général ». Les documents concernés sont ainsi visés après analyse par le Secrétariat général, et peuvent par la suite être soumis pour adoption aux instances concernées puis signés par les personnes qui en possède l’autorité.

Ce processus vise à protéger les intérêts de l’Université et de ses mandataires.

Bien que plusieurs exceptions s’appliquent à l’exigence d’obtenir ce visa juridique, il n’en demeure pas moins essentiel dans plusieurs cas et nous demandons à toutes les unités d’acheminer tous les contrats engageant l’Université au Secrétariat général afin qu’ils soient visés, le cas échéant.

Ce processus permettra également au Secrétariat général de devenir le dépositaire des originaux des contrats et de constituer une banque de données centralisée où ces contrats seront classés aux fins de suivi et d’archivage. Cela facilitera grandement la gestion documentaire qui, rappelons-le, doit être conforme à la Politique relative à la gestion des documents et des archives.