Important : Si vous publiez une nouvelle version d’un document existant, veuillez-vous référer à la section Mise à jour d’un document existant pour une version plus récente.

Par défaut, les documents déposés sur le site sont accessibles à tous les utilisateur et visiteur du site. Si vous voulez restreindre l’accès de consultation à un ou des groupes précis, consultez la documentation à cet effet.

De plus, les contenus de type fichier ne seront pas indexé par Google. Si vous voulez que Google puisse présenter votre document lors d'une recherche dans la barre de recherche, veuillez consulter la section à cet effet.

Créer le fichier

Cliquer sur l'onglet Contenus visible sur la page d'accueil de votre groupe, module ou département

Cliquer le bouton + Ajouter une nouveau contenu.

Sélectionner Fichier

Formulaire de création

Seuls les champs mentionnés devront être remplis. Les autres devront être laissés au comportement par défaut.

Ces champs sont: Titre, Fichier, Activer l’aperçu Web du fichier, Nom du groupe et la case publier.

*Facultatif, onglet Meta Tag section Robots.

Titre

Représente le nom du document. Il devra être précis et représentatif pour pouvoir retrouvé le contenu.

Afficher bandeau sur ce noeud & Images du bandeau personnalisé

Laisser la configuration par défaut

Corps

Contenu facultatif qui peut être affiché au dessus de la prévisualisation du fichier.

Si vous voulez améliorer le référencement de votre document, entrer un cours résumé du contenu du document.

Fichier

Le champ où vous déposerez votre fichier.

Nous recommandons fortement le format de fichier .pdf

Cliquer sur le bouton bleu Ouvrir le Navigateur de Fichiers.

A l'ouverture du gestionnaire du fichier, cliquer sur le bouton Transférer et ensuite Ajouter un fichier

Sélectionner votre fichier sur votre ordinateur.

Sélectionner le fichier dans la liste.

Votre fichier sera affiché. Vous pouvez cliquer sur le bouton gris Retirer si vous avez sélectionné le mauvais fichier et resélectionner le bon fichier.

Activer l'aperçu Web du fichier

Important : Assurer vous que cette case est cochée, sinon l'aperçu du fichier ne sera pas visible.

Exemple d’aperçu sur le site d’un fichier :

Nom du groupe

Entrer le nom de votre groupe/département/module dans cette case.

Publier

La case doit être cochée pour que le fichier soit accessible. Si elle ne l’est pas, le fichier va quand même être sauvegardé dans le groupe, mais ne sera pas accessible.

Il est fortement déconseillé d’avoir un fichier non publié.

Enregistrer

Cliquez sur le bouton bleu enregistrer.

 Vous aurez un message de confirmation

Mise à jour d'un document existant pour une version plus récente

Le but de modifier un document existant est de ne pas surcharger le système avec des versions désuètes d’un même document.

De plus, si vous modifiez le document existant, vous n’aurez pas à retourner dans les pages où le document est référencé pour donner le lien du nouveau document.

Pour notre exemple, nous aurons le document politique_2022.pdf et nous allons mettre à jour le document pour politique_2023.pdf.

Accéder au formulaire de modification

Repérer votre document dans la liste de Contenus

Cliquez sur le lien Modifier

Note: Si vous ne voyez pas de document assurez vous que le filtre est pour - Tout - ou Fichier.

Titre

Il n’est pas nécessaire de modifier le nom du fichier, mais pour notre exemple puisque le nom passera de Procédure 2022 à Procédure 2023 le titre devra être représentatif de son contenu.

Fichier

Retirer l’ancien document avec le bouton gris Retirer.

Note: Il est normal d’avoir la suite de caractère devant le nom du fichier. 

Cliquer sur le bouton bleu Ouvrir le Navigateur de Fichiers.

Le gestionnaire de fichier ouvrira

Cliquer le bouton Transférer et ensuite Ajouter un fichier

Sélectionner votre fichier sur votre périphérique

Sélectionner le fichier dans la liste

Le fichier sera afficher dans le formulaire.

Enregistrer

Pour enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton bleu Enregistrer.

Vous aurez un message de confirmation.

Supprimer un document désuet

Repéré votre fichier dans la liste de contenus sous l'onglet Contenus.

Cliquer le lien supprimer

Cliquer sur le bouton bleu Supprimer.

Vous aurez un message de confirmation comme quoi le fichier a été supprimé.

Indexation

L'indexation est un mécanisme qui permet aux moteurs de recherche de répertorier le contenu d'un site internet. Il est normal de ne pas vouloir indexer tous les contenus d'un site pour des raisons de vulnérabilité ou confidentialité. Pour cette raison, les documents ne sont pas indexés pas défaut.

Il y a un certain délai entre le moment de la création d'un contenu et le temps que Google indexera le contenu.

Pour permettre l'indexation d'un document vous devez faire trois manipulations :

1. Avoir un titre très significatif 
2. Ajouter un court résumé du document dans le corps du contenu.
3. Cocher la première case "index - Autoriser les moteurs de recherche à indexer cette page." sous l'onglet Meta Tag > Avancé > section Robots

Désindexer mon contenu

Il est possible de désindexer son contenu en décochant la case "index - Autoriser les moteurs de recherche à indexer cette page.". Il est important de savoir que la désindexation de Google ne se fera pas de façon instantanée.