Secrétariat général

Affaires juridiques

Notre rôle

 

Le Secrétariat général a la responsabilité des affaires juridiques de l’Université, à l’exception des relations de travail qui relèvent du Décanat de la gestion académique et du Service des ressources humaines. Composé notamment d’avocats et d’avocates, il joue un rôle-conseil en toutes matières et en toutes circonstances ayant des incidences légales et exerce un rôle de vigilance et de prévention quant aux litiges susceptibles d’affecter les droits, le patrimoine et la réputation de celle-ci.

Cette responsabilité est encadrée par la Politique relative aux affaires juridiques. 

 

Principales responsabilités

Dans le cadre de ses responsabilités relatives aux affaires juridiques, le Secrétariat général assume plus particulièrement des responsabilités dans les champs suivants :

Avis juridiques

Conformément à la Politique relative aux affaires juridiques, le Secrétariat général offre des avis juridiques au personnel de direction, c’est-à-dire toutes les personnes cadres engagées à ce titre et affectées à un poste ou à une fonction de cadre par l’Université, y compris le personnel de direction supérieure.

Contrats

La secrétaire générale ou le secrétaire général est responsable de l’observation des règles contractuelles pour l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics pour les contrats de construction, d’approvisionnement et de services.

De plus, conformément à la Politique relative aux affaires juridiques, le Secrétariat général a un rôle de révision des contrats engageant l’Université et d’accompagnement pour la mise en place de gabarits adaptés aux besoins. Notamment, tout contrat engageant l’Université et qui doit être approuvé par le conseil d’administration et le comité exécutif, doit être visé préalablement par le Secrétariat général, à l’exception des contrats suivants :

  • les demandes de subvention ainsi que les contrats relatifs à la recherche, à la formation et à la coopération universitaires ;

  • les conventions collectives, protocoles de travail et lettres d’entente préparés par les unités responsables de leur négociation et de leur application ;

  • les contrats d’engagement du personnel ;

  • les protocoles établis avec des organismes externes, à des fins d’enseignement et de recherche ;

  • les contrats de nature opérationnelle et récurrente ;

  • les contrats dont les modèles sous forme de contrats types ont été préalablement rédigés ou visés par le Secrétariat général.

Litiges

Conformément à la Politique relative aux affaires juridiques, le Secrétariat général coordonne et offre un soutien ou un accompagnement juridique lors de la réception ou du traitement d’une procédure légale ou judiciaire qui implique l’Université (ex. : mise en demeure, assignation à comparaître, etc.), Il assure la représentation de l’Université devant les tribunaux dans le cadre des réclamations, litiges et procédures judiciaires, tant en défense qu’en demande.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

La secrétaire générale ou le secrétaire général est la ou le responsable désigné·e par la rectrice ou le recteur de l’Université de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. La secrétaire générale ou le secrétaire général agit selon les rôles et responsabilités qui lui sont dévolus en vertu de la Politique concernant l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels.

Quand consulter le Secrétariat général ?

Consultez le Secrétariat général  notamment dans les situations suivantes :

  • Vous êtes membre du personnel de direction et devez obtenir un avis juridique sur une question impliquant l’Université ;

  • Vous préparez un contrat ou une entente engageant l’Université ;

  • Vous élaborez ou modifiez un règlement, une politique ou une directive ;

  • Vous recevez une mise en demeure, une assignation ou toute procédure judiciaire qui implique l’Université ;

  • Vous avez des questions sur l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels.

Ce que nous ne faisons pas

Le Secrétariat général représente les intérêts de l’Université et agit comme conseiller juridique auprès du personnel de direction et des instances dans l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, les avocats du Secrétariat général :

  • ne fournissent pas d’avis pour des situations personnelles ou externes à l’Université ;

  • ne fournissent pas d’avis aux membres du personnel ni aux personnes étudiantes ;

  • n’interviennent pas dans des dossiers relevant exclusivement des unités (ex. gestion quotidienne des relations de travail, sauf demande spécifique) ;

  • ne répondent pas à des questions générales de droit sans lien avec les activités universitaires.

Assistance juridique

Le Secrétariat général reçoit chaque année un grand nombre de demandes variées.
Afin d’assurer un traitement efficace et équitable, nous demandons à toute personne qui s’adresse à nous pour obtenir de l’assistance juridique à :

  • vérifier d’abord si une réponse existe déjà dans politiques, règlements et directives de l’Université ou dans la Foire aux questions (FAQ) ;

  • préparer sa demande de manière claire et complète, conformément aux formulaires prévus, le cas échéant ;

  • regrouper ses documents et préciser ses besoins pour éviter des échanges multiples ;

  • respecter les délais indiqués pour garantir un traitement efficace.

Certaines démarches relèvent de la responsabilité de la personne requérante et ne nécessitent pas l’intervention du Secrétariat général.

 

 

Comment solliciter l’assistance du Secrétariat général

Pour un traitement efficace et conforme, toutes les demandes doivent être transmises à la boîte courriel du Secrétariat général : secgeneral@uqo.ca.

Chaque demande fera l’objet d’une analyse afin de déterminer la suite à donner.

Selon l’évaluation faite, un avocat, une avocate ou un membre désigné de notre équipe sera attitré et communiquera avec vous pour la prise en charge du dossier.

Litiges et poursuites

Dès la réception d’une mise en demeure, d’une assignation, d’un avis formel ou de toute autre situation susceptible d’engendrer un litige ou un recours impliquant l’Université, veuillez nous en informer sans délai en transmettant toute la documentation pertinente reçue ou afférente à l’adresse courriel suivante avec la mention « Importance haute » : secgeneral@uqo.ca.

Aucune réponse, reconnaissance de responsabilité, engagement ou communication ne doit être transmise à un tiers sans consultation préalable du Secrétariat général.

Conservez l’ensemble des documents et informations pertinents et évitez toute destruction ou modification de ceux-ci.

 

Demande d’avis juridique

Avant de soumettre une demande, veuillez consulter les ressources disponibles :

Pour soumettre une demande, veuillez respecter les exigences suivantes :

 

Révision juridique de contrats, formulaires et projets réglementaires

Avant de soumettre une demande veuillez consulter les ressources disponibles :

Pour soumettre une demande, veuillez respecter les exigences suivantes :

 

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Avant de soumettre une demande, veuillez consulter les ressources disponibles :

Toute demande d’accès à l’information doit être suffisamment précise pour permettre de repérer le ou les documents recherchés. Elle doit être transmise par écrit via le formulaire prévu à cet effet.

 

 
Foire aux questions (FAQ)
Comment traiter une demande d’accommodement raisonnable ?

Pour connaître les principes généraux et obligations en matière d’accommodement raisonnable, consultez le Guide d’accompagnement – Traitement d’une demande d’accommodement.

Ces lignes recommandent une analyse objective, exempte de préjugés et proposent des questions pour assurer un traitement personnalisé et adéquat.

Qu’est-ce que c’est que la propriété intellectuelle ?

Le droit de propriété est le droit d’user, de jouir et de disposer librement et complètement d’un bien, sous réserve des limites et des conditions d’exercice fixées par la loi.

On peut être propriétaire de biens matériels comme une maison ou un ordinateur ou de biens immatériels comme une création intellectuelle, comme les inventions, les œuvres littéraires ou artistiques, les symboles, les noms et les images utilisés dans le commerce.

La propriété intellectuelle est l’ensemble des droits exclusifs accordés à cette création intellectuelle (brevets, marques, droits d’auteur, etc.) et permettant à leurs créateurs d’en contrôler l’exploitation pour une période donnée. Elle se divise en deux grandes branches : la propriété industrielle (brevets, marques, dessins) et la propriété littéraire et artistique (droit d’auteur). 

Au Canada, la propriété intellectuelle est régie par des textes législatifs indépendants les uns des autres, comprenant la Loi sur les marques de commerce, la Loi sur les dessins industriels, la Loi sur les brevets ainsi que la Loi sur le droit d’auteur. 

Pour toute question ou démarches en lien avec la propriété intellectuelle, nous vous invitons à consulter Politique et règles en matière de gestion de la propriété intellectuelle et contacter le décanat de la recherche et de la création : decanatrech@uqo.ca.

Qu’est-ce que c’est le droit d’auteur ?

Le droit d’auteur est l’ensemble des règles juridiques qui protègent une œuvre couverte par la Loi sur le droit d’auteur. Le titulaire du droit d’auteur sur une œuvre se voit octroyer deux types de droits, à savoir des droits économiques (aussi nommés droits patrimoniaux) et des droits moraux (aussi nommés droits extrapatrimoniaux).

  • Droits économiques : les droits économiques confèrent à l’auteur le contrôle exclusif de l’utilisation et de l’exploitation de son œuvre. Ils lui permettent notamment d’autoriser ou d’interdire toute activité liée à sa reproduction, sa communication, sa publication ou son adaptation, conformément à l’article 3 de la Loi sur le droit d’auteur. L’auteur d’une œuvre peut céder ses droits économiques, en totalité ou en partie, ou concéder par licence un intérêt quelconque dans ses droits.

  • Droits moraux : les droits moraux visent à protéger le lien personnel entre l’auteur et son œuvre. Ils comprennent le droit de paternité (ou droit d’attribution), qui permet à l’auteur d’être reconnu comme le créateur de l’œuvre, ainsi que le droit à l’intégrité, qui lui permet de s’opposer à toute modification, utilisation ou atteinte susceptible de porter préjudice à l’œuvre ou à sa réputation. Les droits moraux sont incessibles et ne peuvent donc pas être cédés.

Conformément à la Politique et règles en matière de gestion de la propriété intellectuelle, le droit d’auteur est un droit conféré automatiquement à l’auteur d’une œuvre, sans égard à la qualité de l’œuvre. Il n’y a aucun besoin d’immatriculer ou inscrire son droit afin d’y avoir droit. Cependant, les juristes suggèrent que tout auteur devrait inscrire son nom sur son œuvre et même indiquer le mot « Copyright – Droit d’auteur », la date et le nom de l’auteur. Cette inscription servira d’avertissement au public dont vous avez l’intention de défendre votre droit. Lorsque l’auteur est employé par une autre personne en vertu d’un contrat de louage de service (contrat de travail) ou d’apprentissage, et que l’œuvre est exécutée dans l’exercice de cet emploi, l’employeur est, à moins de stipulation contraire, le premier titulaire du droit d’auteur (voir le site du Bureau de la propriété intellectuelle du gouvernement du Canada pour plus d’information au : http://strategis.ic.gc.ca)

Qui est titulaire du droit d’auteur des œuvres réalisées au sein de l’Université ?

En vertu de l’article 5.1 de Politique et règles en matière de gestion de la propriété intellectuelle, l’Université reconnaît par convention collective que les membres du corps professoral et les personnes chargées de cours de l’Université sont détenteurs des droits d’auteur de leurs œuvres. Pour les autres personnes employées de l’Université, à moins d’entente particulière, l’Université précise dans chaque contrat de travail avec la personne employée qu’elle est titulaire de la propriété intellectuelle lorsque l’œuvre est exécutée dans le cadre de son travail.

Y a-t-il des exceptions à la protection du droit d’auteur ?

Oui. Afin qu’une œuvre et son auteur puissent jouir de la protection et des droits conférés par la Loi sur le droit d’auteur, trois conditions doivent être remplies : 

a) l’œuvre doit faire partie des œuvres expressément protégées par la Loi sur le droit d’auteur ;

b) l’œuvre doit être originale ;

c) l’œuvre doit être fixée sur un support.

 

La Loi sur le droit d’auteur protège quatre grandes catégories d’œuvres, soit les œuvres littéraires, les œuvres musicales, les œuvres artistiques et les œuvres dramatiques. Le critère d’originalité implique que l’œuvre doit être personnelle à l’auteur, c’est-à-dire que l’auteur a consacré un certain exercice de talent et de jugement à la création de l’œuvre. 

 

Voici des exemples d’exclusions courantes :

  • Idées, faits et concepts : le droit d’auteur protège l’expression d’une idée, mais pas l’idée elle-même ;

  • Œuvres non originales : une simple reproduction mécanique ou une œuvre créée sans apport créatif ;

  • Contenus appartenant au domaine public : les œuvres dont la protection a expiré ou qui n’ont jamais été protégées ;

  • Lois, décisions judiciaires et documents officiels : ces textes sont exclus par principe pour garantir l’accès public.

Quelles sont les règles applicables à l’utilisation d’œuvres protégées par le droit d’auteur en matière de recherche ?

En matière de recherche, les règles applicables sont essentiellement les mêmes que celles qui régissent la création de toute autre œuvre. Toutefois, l’exception d’utilisation équitable, prévue à l’article 29 de la Loi sur le droit d’auteur, permet dans certains cas la reproduction ou la retranscription limitée d’œuvres protégées à des fins de recherche, notamment pour des besoins de référence. Cependant, il demeure interdit de reproduire, en tout ou en partie, ces œuvres dans les résultats de la recherche, sauf autorisation ou exception prévue par la loi. 

Est-ce qu’un membre du corps professoral peut être une partie contractante dans une entente de collaboration ou de recherche avec un organisme externe ? 

Les ententes de collaboration ou de recherche sont conclues entre l’organisme externe et l’Université, et non directement avec le professeur-chercheur ou la professeure-chercheuse. Cette pratique vise à assurer la protection juridique des professeurs-chercheurs et des professeures-chercheuses, en évitant qu’ils et elles assument des obligations contractuelles personnelles, à garantir la conformité institutionnelle, notamment en matière de responsabilité civile ainsi qu’à faciliter le soutien administratif offert par  l’Université pour la négociation, la révision et la signature des ententes. Le professeur-chercheur ou la professeure-chercheuses demeurent toutefois impliqués dans la réalisation du projet et sont identifiés comme intervenants à l’entente à titre de chercheur et chercheuses principaux, mais sans y être une partie contractante. 

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est une information qui permet d’identifier une personne physique de manière directe ou indirecte. Il peut se trouver sur un support physique (ex. : document papier) ou électronique (ex. : serveurs de fichiers, formulaire électronique, ordinateur, clé USB).

Voici quelques exemples de renseignements personnels :

  • Renseignements d’identité (date de naissance, matricule) ;
    • Coordonnées (adresse au domicile, numéro de téléphone personnel, courriel personnel) ;
    • Informations de paiement (numéro de carte de crédit, transactions financières) ;
    • Renseignements de santé (condition médicale, traitement) ;
    • Origine ethnique, langue ;
    • Habitudes et préférences de consommation, intérêts (abonnements, informations collectées auprès de donateurs potentiels) ;
    • Informations relatives au parcours étudiant (résultat d’examen, relevé de notes, dossier disciplinaire).
Comment obtenir un renseignement personnel ou un document administratif ?

Consultez la page d’information concernant l’accès à l’information : Accès à l’information | Université du Québec en Outaouais.

Vous y trouverez notamment des précisions sur les questions suivantes :

  • Qu’est-ce qu’une demande d’accès ?
  • Comment faire une demande d’accès ?
  • Quels sont les délais de traitement d’une demande d’accès ?
  • Y a-t-il des frais associés à une demande d’accès ?
Qui peut accéder à vos renseignements personnels ?

Seuls les membres autorisés du personnel de l’Université peuvent accéder à vos renseignements. Ils n’ont accès qu’aux renseignements strictement nécessaires pour accomplir leurs fonctions.

Certains prestataires de services peuvent accéder à vos renseignements lorsque nécessaire. Par exemple, lorsque les données d’un logiciel utilisé par l’Université sont hébergées sur leur serveur.

Ces prestataires doivent limiter leur accès à ce qui est nécessaire pour fournir le service. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements à d’autres fins ni les communiquer à des tiers sans l’autorisation de l’Université.

Comment sont utilisés vos renseignements personnels ?

L’Université n’utilise vos renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans certaines situations, elle peut vous demander votre consentement pour utiliser des renseignements à une autre fin.

Lorsque la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels l’autorise à le faire et que les circonstances le justifient, l’Université peut utiliser vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement. C’est le cas lorsque leur utilisation est:

  • à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis ;

  • manifestement à votre bénéfice ;

  • nécessaire à l’application d’une loi au Québec ;

  • nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’ils sont dépersonnalisés.

À qui communiquons-nous vos renseignements ?

Les renseignements personnels que détient l’Université sont confidentiels et ne peuvent être communiqués à des personnes ou à des organisations sans votre consentement.

Lorsque la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou une autre loi l’autorise à le faire et que les circonstances le justifient, l’Université peut communiquer vos renseignements sans votre consentement. C’est notamment le cas lorsque cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec ou à la réalisation d’un contrat avec l’un de ses prestataires de services.

Comment rédiger un formulaire de consentement en lien avec la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels ?

Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. De plus, la durée doit être liée à la réalisation des fins auxquelles le consentement est demandé. Celui-ci doit donc être donné sans contrainte et en toute connaissance de cause, c’est-à-dire que la personne doit comprendre sans équivoque ce à quoi elle consent. Afin d’atteindre cet objectif, l’Université a le devoir de fournir une information claire, complète et compréhensible en utilisant un langage simple, approprié au contexte de la demande et adapté à la personne visée, notamment : 

  • l’identification de l’Université et de l’unité qui requiert le consentement ;
  • le contexte et l’objectif de ce dernier ; 
  • la ou les finalités (raisons) spécifiques pour lesquelles il est demandé, et ce, de manière distincte, lorsqu’il n’y a aucun lien avec le consentement initial ;
  • l’identification de chacun des renseignements personnels visés ou, si ceux-ci sont nombreux, leur description ou encore les catégories concernées ; 
  • les conséquences de donner ou non un consentement ; 
  • la précision sur : 
    • les catégories de personnes qui auront accès aux renseignements personnels dans l’organisme public, 
    • les tiers ou les catégories de tiers auxquels seront communiqués les renseignements personnels, s’il y a lieu ; 
    • la durée du consentement (ex. : nombre de jours ou encore référence à un événement déterminé) ;
    • une présentation de la possibilité de l’exercice du droit d’accès et de rectification.

Nous vous invitons à consulter le Document des lignes directrices sur les critères de validité du consentement élaboré par la Commission d’accès à l’information du Québec et qui est un outil fort utile pour élaborer un consentement qui respecte les critères exposés.

 

Qu’est-ce qu’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ?

Une EFVP est une démarche préventive et évolutive qui sert à protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Il s’agit d’une analyse d’impact qui consiste à considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la vie privée des personnes concernées.

 

Une EFVP vise trois objectifs :

  1. La conformité du projet ou de la communication à la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels ;

  2. L’identification des risques d’atteintes à la vie privée engendrés par le projet, la collecte ou la communication et l’évaluation de leurs impacts ;

  3. La mise en place de stratégies pour éviter ces risques ou les réduire efficacement.

Est-ce qu’une EFVP est obligatoire ? 

Une EFVP sera obligatoire si le projet implique la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels et s’il existe une obligation légale à produire une EFVP.

L’Université étant un organisme public québécois, elle est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette loi prévoit qu’une EFVP est obligatoire dans les situations suivantes :

  1. Communication de renseignements personnels à un tiers, sans le consentement des personnes concernées, pour une utilisation à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques (art.67.2.1) ;
  2. Projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels (art.63.5) ;
  3. Communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec (art.70.1) ;
  4. Collecte de renseignements personnels par un organisme public pour le compte d’un autre organisme public (art.64) ;
  5. Autre communication de renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée (art.68) : 
    1. À un autre organisme public, au Québec ou ailleurs :
      1. Lorsque cette communication est nécessaire à cet organisme receveur pour l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion
      2. Lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée ;
    2. À toute personne ou à tout organisme :
      1. Lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient 
    3. À une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire pour la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment à des fins d’identification de cette personne.
Qui est responsable de réaliser une EFVP ?

Le personnel de direction responsable du projet en question doit s’assurer de réaliser une EFVP, en collaboration avec la personne répondante de son unité et de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection de renseignements personnels.

Comment réaliser une EFVP ?

Le Secrétariat général est actuellement en processus d’élaboration d’une directive et d’outils sur la réalisation d’une EFVP.

Dans l’entremise, nous demandons à toute personne devant réaliser une EFVP à contacter le secrétariat général à secretariat.general@uqo.ca

Pour obtenir des précisions sur la réalisation d’une EFVP et les étapes à suivre, nous vous invitons à consulter le Guide d’accompagnement à la démarche et à sa documentation – Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de la Commission d’accès à l’information du Québec. EFVP 

Une EFVP est-elle requise pour des systèmes existants ?

Non. La loi n’impose pas de réaliser rétroactivement une EFVP pour les systèmes déjà en place. Toutefois, ces systèmes doivent néanmoins être conformes aux obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. 

Une EFVP est-elle requise si la solution envisagée par notre unité est déjà utilisée dans une autre unité ?

Oui. Une démarche d’EFVP doit tout de même être amorcée afin de confirmer que le contexte d’utilisation est comparable et de s’assurer que le projet n’entraîne pas de risques additionnels ou différents pour la vie privée des personnes concernées.

Une EFVP est-elle requise pour créer un formulaire ou un sondage accessible sur le site web ?

Non. Un projet de formulaire ou de sondage ne constitue pas un projet de technologies de l’information nécessitant la réalisation d’une EFVP. Il demeure toutefois essentiel de procéder à une évaluation de la nécessité d’y recourir et, avec le soutien d’une personne qui détient une expertise en éthique, à une évaluation de l’aspect éthique, compte tenu, notamment, de la nature du sondage, des personnes visées, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la finalité de l’utilisation de ceux-ci.