Guide pour les professeurs responsables d’un projet de recherche

Table des matières

1. Principe debase
2. Distinction entre subvention et contrat
3. Frais indirects de recherche
4. Principales étapes d'unprojet
5. Rôles des unités administratives
6. Questions fréquentes et personnes contacts

1.      PRINCIPES DE BASE

• Tout engagement auprès d'un organisme externe visant la réalisation d'un projet de recherche ou d'un service doit être approuvé par les autorités compétentes de l'UQO. Selon le niveau et le type d'engagement, l'autorisation peut relever du Doyen de la recherche et de la création, du Doyen de la formation continue, des partenariats et de l'internationnalisation, du Vice-recteur à la recherche, à la création, aux partenariats et à l’internationalisation ou du Conseil d'administration de l'UQO.

• Les obligations et les modalités de financement varient d'un organisme à un autreet, souvent, d'un projet à un autre. Il est important de s'informer des conditions de financement dans chaque cas.

• Les frais indirects doivent être imputés au projet, sauf lorsque le gouvernement couvre ces frais, comme c'est le cas pour les trois conseils subventionnaires fédéraux et les organismes du Gouvernement du Québec.

• Les ressources mises à la disposition du titulaire d’un fonds de recherche ne peuvent pas servir à des fins personnelles. Notamment, tout article acheté à l’aide d’un fonds de recherche est la propriété de l’UQO.

• Le professeur titulaire d’un fonds de recherche est responsable d’utiliser ces fonds conformément aux règles du bailleur de fonds et de celles de l’UQO.

2.      DISTINCTION ENTRE SUBVENTION ET CONTRAT

Cette section explique la distinction entre une subvention de recherche et un contrat de recherche.  Pour chacun de ces types de financement, les éléments suivants sont précisés :

• L’unité administrative au sein de l'UQO responsable du dossier
• Les frais indirects applicables
• Si le projet doit être inscrit à l'inventaire de la recherche de l'UQO
• Si l'activité doit être soumise à une certification éthique.

Les définitions qui suivent ont préséance sur les termes utilisés dans les documents, programmes ou autres textes qui gouvernent l'octroi des fonds.

2.1        Subvention de recherche

Un financement obtenu par l'Université pour réaliser un travail de recherche. Le financement n'est pas conditionné par la production issue de la recherche.

• Géré par le Décanat de la recherche et de la création
• Frais indirects : 15% (doit être prévu au projet si non couvert par les programmes gouvernementaux)
• Inscrit à l'inventaire de la recherche del'UQO
• Certification éthique requise.

2.2        Contrat de recherche

Une entente à portée légale entre l'UQO et un ou des partenaire(s) qui comporte un engagement de l'UQO à produire un bien ou un ouvrage, privé ou confidentiel, découlant d'un travail de recherche. La production de ce bien conditionne, en partie ou en totalité, le versement des contributions financières ou des autres formes de compensation octroyées à l'UQO pour la réalisation de ses engagements.

• Géré par le Décanat de larecherche et de la création
• Frais indirects : 40% du total des frais directs qui doit être prévu au projet si non couvert par les programmes gouvernementaux, dans ce cas, 15% des frais directs est rendu disponible au responsable selon certaines modalités décrites à la section3
• Inscrit à l'inventaire de la recherche del'UQO
• Certification éthique requise.

3.      FRAIS INDIRECTS DE RECHERCHE

Les frais indirects de recherche (ou coûts indirects) comprennent notamment les dépenses relatives aux aspects suivants : maintien et entretien des infrastructures et des équipements dédiés à la recherche, ressources documentaires et technologiques, gestion générale de la recherche et de la valorisation des résultats de recherche, services pour les ressources humaines, les services financiers, les approvisionnements, les communications, les comités d’éthique et les exigences règlementaires.

Le Programme des coûts indirects du gouvernement du Canada rembourse une partie des coûts générés par les subventions de recherche que l’université a obtenues des trois organismes de recherche du fédéral. Le gouvernement du Québec rembourse une partie des frais indirects de recherche générés par les subventions que l’université a obtenues des ministères et organismes reconnus de ce gouvernement.

Lorsqu’aucun organisme ne couvre les frais indirects de recherche, ceux-ci doivent être imputés au projet selon les règles minimales établies par le conseil d’administration (résolution 366-CA-5521), telles que décrites ci-dessous :

Le taux minimal de perception des frais indirects de recherche est de 15 % pour les subventions et de 40 % pour les contrats de recherche, ces pourcentages étant appliqués sur les frais directs de recherche. Les subventions servant à verser des bourses à des étudiants ou à payer des infrastructures physiques (équipements ou aménagements) de recherche d’une valeur supérieure à 7 000 $ ne sont pas sujettes au taux minimal.

Les frais indirects de proximité peuvent servir à :

• payer des dépenses de maintien et d’entretien des infrastructures et des équipements dédiés à la recherche
• procéder à l’achat de ressources documentaires et technologiques
• soutenir la gestion de la recherche et la valorisation des résultats de recherche auprès des milieux de pratique.

Pour en apprendre plus sur ; les frais (coûts) indirects de recherche

4.      PRINCIPALES ÉTAPES D’UN PROJET

Étape 1 : Préparation et présentation

Le professeur :

• Met à jour les références documentaires en lien avec son projet et peut àcet effet utiliser les guides de recherche documentaires de la bibliothèque
• Consulte le guide Élaboration  d’une demande de subvention
• Clarifie avec le Décanat de la recherche et de la création s’il s’agit d’une subvention ou d’un contrat, le cadre légal, les responsabilités, la propriété intellectuelle et les engagements à respecter
• S’assure du respect de la Politique d’intégrité dans les activités de recherche et de création

• Précise un budget et un calendrier réaliste en tenant compte:
  • des ressources disponibles et requises
  • des attentes du bailleur de fonds
  • des dépenses admissibles (par le bailleur de fonds et l'UQO)
  • de l'ensemble des frais directs et indirects nécessaires à la réalisation du projet
  • des frais indirects applicables, le cas échéant:
    • 40% pour un contrat
    • 15% pour une subvention
• Transmet la proposition au Décanat de la recherche et de la création au moins une dizaine de jours ouvrables (le délai dépend de la nature du programme et de l'entente) avant la date limite de façon à ce que le projet soit révisé, approuvé et acheminé au bailleur de fonds au nom de l'UQO.

Étape 2 : Confirmation du financement

Le Décanat de la recherche et de la création informe le professeur de l'octroi de fonds pour la réalisation d'un projet de recherche.

Le professeur complète le formulaire « Déclaration éthique » et, le cas échéant, le formulaire « Demande de certificat d’éthique » qui sont disponibles à l’adresse suivante : http://uqo.ca/ethique#formulaires. Il transmet le formulaire complété au Secrétariat du Comité d’éthique de la recherche (CER), situé au secrétariat général de l’UQO.

Après avoir reçu la confirmation du dépôt de la déclaration éthique par le Secrétariat du CER, le Décanat de la recherche et de la création demande au Services des finances d’ouvrir un compte au nom du professeur titulaire du financement en précisant notamment :

• le numéro d'unité budgétaire (UBR) qui sera utilisé pour la gestion financière duprojet
• la prochaine étape à prévoir pour se conformer à l’éthique, le cas échéant
• les contraintes associées à l'usage des fonds
• selon les contraintes liées au projet, une partie des fonds peut être inscritesous une ligne gelée, et ce, à la demande du Décanat de la recherche et de la création. Les fonds sont libérés, à la demande du Décanat de la recherche et de la création, lorsque les contraintes sont satisfaites.

Dans le cas où un projet implique la participation de sujets humains ou l’analyse de données secondaires sur des sujets humains, le Décanat de la recherche et de la création peut donner accès à une partie des fonds pour démarrer les étapes préliminaires à la collecte ou à la réception des données, selon les précisions apportées par le chercheur à sa déclaration éthique.

Étape 3 :    Réalisation du projet

Pour tout projet de recherche avec des êtres humains, le chercheur doit avoir obtenu son certificat éthique avant d’entreprendre sa collecte de données.

Lorsqu’un projet de recherche implique l’utilisation d’animaux, le chercheur doit faire une demande de certificat de bons soins aux animaux.

Le professeur assure le suivi de son projet de recherche (étapes, éthique continue, rapports). En cas de changement, le professeur doit transmettre au préalable, pour approbation du bailleur de fonds, sa demande de modification, en concertation avec le Décanat de la recherche et de la création.

Le professeur est responsable d’utiliser les fonds conformément aux exigences et aux règles du bailleur de fonds et de l’UQO.

Les principales règles générales sont habituellement les suivantes :

• Les activités et les dépenses du projet doivent être essentielles à la réalisation du projet. Ces dépenses doivent se faire en respect de ce qui a été présenté dans la demande de subvention et approuvé par le bailleur de fonds. Certains organismes exigent une gestion par ligne budgétaire et une autorisation avant toute déviation. En cas de doute, le titulaire doit demander l’avis de l’organisme
• Les ressources mises à la disposition du titulaire ne peuvent pas servir àdes fins ou à des avantages personnels
• En matière de gestion de la propriété intellectuelle (PI), il est demandé de s’assurer que les résultats seront rendus publics et pourront servir à des fins d’enseignement et de recherche, en favorisant l’utilisation des résultats au Canada et en s’assurant que la diplomation des étudiants n’est pas retardée par une entente de PI
• Le bailleur de fonds se réserve le droit de faire la première annonce de l’octroi d’une subvention. Le titulaire doit faire une mention adéquate de la contribution de l’organisme dans toutes les communications et publications en lien avec le projet, et ce, tout au long du projet
• Respecter les particularités de chaque programme concernant les critères d’admissibilité, la durée du financement, les dépenses admissibles, la conservation des données et le libre accès des publications et des données.
• Publier les résultats de recherche dans des revues qui permettent le libre accès dans les 12 mois suivant la publication.

Plus spécifiquement pour les trois conseils de recherche fédéraux, le professeur peut consulter le Résumé des principales exigences des conseils de recherche fédéraux.

Le professeur procède aux demandes d’engagements financiers prévus au projet à partir de son compte en ligne SAFIRH (Guides de références SAFIRH).

Pour une demande de personnel, le processus général est décrit dans le Guide SAFIRH  et un résumé peut être consulté à Gestion des demandes de personnel :

• Demande de personnel syndiqué, excluant les étudiants (personnel de soutien et professionnel) : compléter le formulaire papier disponible à chacun des secrétariats et transmettre au Service des ressources humaines
• Demande d’embauche d’étudiant : compléter le formulaire en ligne dans SAFIRH, l’étudiant est syndiqué lorsque le travail est non lié à son programme d’études et non syndiqué si le travail est lié à sonprogramme d’études.

Cette demande peut indiquer un candidat « proposé ». Toutefois, nous vous avisons de ne faire aucune promesse au candidat. Le Service des ressources humaines valide l’admissibilité et confirme au candidat que sa candidature est retenue, le cas échéant, et les conditions d’emploi offertes.

Pour une demande d’achat ou de services, il est important de respecter la Procédure administrative d’acquisition de biens et services ;

• Tout article acheté à l’aide d’un fonds de recherche est la propriétéde l’UQO qui peut l’attribuer à un autre chercheur après la fin du projet
• Tout achat de 1 001$ et plus (incluant l’achat d’ordinateurs ou de matériel informatique) doit être effectué par la division des approvisionnements du Service des finances de l’UQO, en complétant le formulaire « demande d’achat accompagné des spécifications techniques et des conditions qui seront nécessaires à la préparation du document d’appeld’offres
• Dans le cas de mobilier, une approbation préalable du Service des terrains et bâtiments est requise
• Dans le cas d’équipement informatique ou audiovisuel, il est suggéré de consulter le Service des technologies de l’information pour vous assurer de la compatibilité aux autres systèmes et des services d’entretien qui pourront être offerts
• Le coût d’achat d’une tablette électronique n’est pas admissible auprès des organismes subventionnaires fédéraux, à moins d’en justifier l’usage auprès de l’organisme subventionnaire au préalable.

Dépenses de déplacement admissibles/ frais de voyage.

La Politique relative aux frais de voyage et aux frais de déplacement en vigueur est applicable.

Les sommes disponibles dans le fonds de recherche (UBR) à financement interne excluant les Fonds institutionnels de développement de la recherche et de la création (FIRC) doivent être utilisées dans le cadre des travaux de recherche, de création, ainsi que pour des activités de perfectionnement en lien avec la recherche, et ne doivent en aucun cas constituer un avantage personnel pour le requérant. La participation à un colloque sans présentation est admissible puisqu'elle entre dans le volet des activités de perfectionnement en lien avec la recherche.

Les dépenses de déplacement relatives aux projets de recherche, incluant les activités de collecte de données, de collaboration et de communication scientifique, notamment, peuvent être remboursées. Pour cela, le requérant devra fournir les pièces justificatives nécessaires au Décanat de la recherche et de la création (objectif du voyage, dates et destinations, détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses reliés aux visites, précisions sur tout véhicule utilisé, reçus d'origine, reçus d'origine des billets d'avion et autres pièces justificatives attestant les frais de déplacement pour lesquels on demande un remboursement, etc.). Des pièces justificatives supplémentaires pourraient être demandées sous réserve des directives émises par les organismes subventionnaires.

Pour une demande de local, si requis, le professeur est invité à faire sa requête en ligne en complétant le formulaire à cet effet : Besoins d'infrastructure pour la recherche.

Les dépenses de diffusion des résultats de recherche sont habituellement admissibles et peuvent inclure :

• Les frais de développement d'un site d'information, y compris les frais de mise à jour.
• Les frais de diffusion externe des résultats de la recherche, notamment sur supports traditionnels, sur vidéo ou sur CD-ROM.
• Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l’accès libre aux résultats (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).

• Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de publication.
• Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
• Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire offert à des participants externes à l’équipe du projet et dont le contenu se rapporte directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas).

Les frais de représentation (repas, accueil, réception) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle sont admissibles par certains programmes, par exemple les frais de repas liés à des rencontres entre le titulaire et des partenaires externes, des intervenants ou des chercheurs invités. Les frais de représentation liés aux rencontres avec les collègues ou le personnel de l’établissement ne sont pas admissibles. Lors d’une demande de remboursement pour frais de représentation, le titulaire doit fournir des documents d’appui pour toutes les dépenses. Les documents fournis doivent entre autres indiquer la date de l’activité, le nom et l’affiliation externe des participants et l’objectif de l’activité. Les coûts de boissons alcoolisées ne sont pas admissibles.  Les demandes de remboursement de frais de représentation d’un compte de recherche sont transmises au Doyen de la recherche et de la création pour validation.

La plupart des fournitures de bureau (exemples : stylos, trombones, dossiers, calepins, agendas) ne sont pas admissibles, à l’exception des fournitures spécialisées ou encore des fournitures spécifiques au projet de recherche (par exemple, coût du papier et des cartouches d’encre pour l’impression d’un manuel d’utilisation ou d’un questionnaire produit dans le cadre du projet de recherche).

Le papier utilisé par les étudiants pour imprimer différentes versions de leur mémoire ou de leur thèse n’est pas admissible.

Étape 4 :    Finalisation

Le professeur complète les engagements et remet les rapports prévus en copiant le Décanat de la recherche et de la création.  Le professeur est aussi encouragé à valoriser  les résultats de ses travaux (diffusion, applications, transferts).

Les principaux bailleurs de fonds exigent que les articles publiés soient accessibles gratuitement (accès libre) dans les 12 mois suivant leur publication. Le professeur s’assure que la revue offre ce service ou permet le dépôt institutionnel de l’article au catalogue de la bibliothèque de l’établissement.

Il est important de privilégier les revues où les mécanismes de publication reconnus dans le domaine d’expertise des travaux de recherche. Différents outils sont disponibles pour vous aider dans le choix d’une revue pour publication. Le fichier suivant présente le facteur d’impact relatif associé aux différentes revues recensées par l’Observatoire des sciences et des technologies de l’UQAM,

couvrant la période de 2009 et 2011 (Liste de revue). Le facteur d’impact relatif permet de mesurer l’impact appréhendé d’une publication scientifique. Il représente le nombre de citations reçues pour une année par les publications des deux années précédentes, le tout divisé par le nombre d’articles publiés par la revue au cours de ces deux années précédentes. Le facteur d’impact attribué à chaque revue est par la suite normalisé par rapport à la moyenne d’une même spécialité, la  même année  afin que la moyenne mondiale soit de 1.

Ce type d’information est aussi disponible sur le Journal Citation Reports :

. http://admin-router.isiknowledge.com/?DestApp=JCR

Différents sites Web présentent une liste de revues « douteuses » quant à la qualité du processus d’évaluation par les pairs. En voici un qu’un de nos professeurs nous a fait connaître :

. http://scholarlyoa.com/publishers/

5-     RÔLES DES UNITÉS ADMINISTRATIVES

5.1  Décanat de la recherche et de la création

• Assure les relations avec les bailleurs de fonds pour les subventions et les contrats de recherche
• Diffuse de l'information sur les principaux bailleurs de fonds et concours
• Promeut et soutient le développement d’un environnement de recherche propice et stimulant (politiques, programmes, activités de d’information, de préparation de gestion et de promotion)
• S'assure que les fonds sont couverts par les versements de frais indirects gouvernementaux et, si ce n'est pas le cas, s'assure que les frais indirects sont prévus dans le financement
• Met en place des mécanismes afin de faciliter aux chercheurs la réalisation deleurs projets de recherche, tout en respectant les obligations et les modalités d’utilisation des fonds accordés
• Gère les programmes du Fonds institutionnel (FIRC)
• Annonce aux professeurs les financements obtenus de toute source et procède à la demande d’ouverture du compte et au versement des sommes accordées en précisant les principales conditions d’utilisation de ces fonds
• Gère l'inventaire du financement de la recherche et produit les rapports à cet effet
• Valide la recevabilité des projets financés par des fonds internes de toutes sources autres que le FIRC à titre de projets de recherche
• Confirme la réserve ou l’accès de fonds afin de respecter les règles ou les contraintes du projet (ex. : éthique, versements de fonds,etc.)
• Autorise les transferts budgétaires inter-établissements

5.2        Secrétariat général

• Coordonne les activités du Comité d’éthique de la recherche (CER)
• Assure le suivi des dossiers d’éthique de la recherche.

5.3        Service des finances

• Fournit des conseils au besoin, à l'aide du Service des ressources humaines, pour l'estimation des coûts de certains éléments des projets de recherche
• Veille à la perception des frais indirects prévus dans les financements
• Soutient les professeurs en matière de gestion financière de leurs fonds de recherche
• Analyse l'ensemble des dépenses
• Traite les demandes de dépenses et procède au paiement
• Assure le contrôle du respect des contraintes financières spécifiques au projet
• Assure la vérification des fonds disponibles
• Assure la vérification de l'admissibilité des dépenses
• Produit les rapports financiers requis des bailleurs de fonds pour les projets de recherche.

QUESTIONS FRÉQUENTES ET PERSONNES CONTACTS

Qui peut m’aider à utiliser SAFIRH pour connaître mes disponibilités budgétaires ?

Réponse : Le Service des finances au poste 3926 ou à l’adresse courriel suivante < finances.recherche@uqo.ca >

Qui peut m’aider pour l’embauche de personnel?

Réponse : Conseillère en gestion des ressources humaines – Dotation au poste 3977

Qui peut m’aider pour les questions relatives à la paie ?

Réponse : Technicienne en ressources humaines au poste 3938

Que faire lorsqu’il manque de fonds ou que les fonds sont bloqués ?

Réponse : vérifiez les conditions décrites à la confirmation du dernier versement à votre UBR par le Décanat de la recherche et de la création et au besoin contactez le Service des finances par courriel finances.recherche@uqo.ca

 

Comment procéder à un transfert de dépenses d’un compte à un autre à l’intérieur de l’établissement ?

Réponse : le responsable de l’UBR transmet sa demande au Service des finances (voir ci-dessus) en précisant le compte de départ et le compte d’arrivé. Si deux personnes différentes sont responsables de chacun des comptes, une autorisation signée de chacune est requise par courriel à finances.recherche@uqo.ca ou courrier interne au Service des finances, local E-1400

Qui peut m’aider à procéder à une demande d’achat ?

Réponse : La Division approvisionnements au poste 3986

Est-ce que je peux déléguer mon autorisation de signature pour l’engagement de dépenses à une autre personne ?