Processus en lien avec la révision et la soumission des demandes de subventions.

Pour mieux vous accompagner, il est très important de suivre les étapes suivantes :

1. Prévoir la soumission d’une demande de subvention :

• Aviser le DRC de votre intention de soumettre minimalement de 3 semaines avant la date limite fixée par l’organisme subventionnaire pour les programmes réguliers (projets de recherche);
• Aviser le DRC plus d’un mois à l’avance pour certains programmes du FRQ, RSRI et des IRSC;
• Aviser le DRC plus de trois mois à l’avance pour certains programmes impliquant des infrastructures et|ou des partenaires (ex : Alliance, FCI) notamment en lien avec les exigences sur la sécurité nationale et ainsi être avisé à temps des prochaines dates du comité interne d’évaluation des risques;
• Prévoir 10 jours ouvrables pour la signature d'une lettre, d'une demande de contribution ou autre intervention de la part du DRC. 

2. Respecter les dates limites internes pour la révision des demandes de subvention : 

• Si vous souhaitez avoir une révision et des commentaires constructifs de la part du DRC vous permettant de bonifier votre demande complète[i], la date limite interne est normalement de 10 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme subventionnaire. Les délais peuvent varier selon le programme et le nombre de demandes reçues. Prévoir jusqu’à un mois pour certains programmes où, notamment, des partenaires sont impliqués. N’hésitez pas à contacter la ressource responsable du programme souhaitée afin d’obtenir l’information précise quant à votre situation.
• Si vous souhaitez soumettre votre demande sans révision , le délai est minimalement de 2 jours ouvrables avant la date limite fixée par l’organisme subventionnaire afin de permettre au DRC d’effectuer une vérification administrative minimale (engagements et risques pour l’UQO).

3. Aviser de la soumission d’une demande à l’établissement pour approbation : lorsque vous soumettez une demande dans les portails des organismes subventionnaires, cette dernière se doit systématiquement d’être approuvée par le DRC avant sa soumission finale. Vous avez donc la responsabilité d’aviser le DRC (via la coordonnatrice qui assure l’accompagnement) chaque fois que vous soumettez une demande pour approbation. Par conséquent, si votre demande a été soumise dans le système et que le DRC n’a pas été avisé par écrit de la nécessité d’approuver votre demande, il se réserve le droit de ne pas soumettre votre demande.

Rôles et responsabilités : comme mentionné par les règles de la majorité des organismes subventionnaires, la personne candidate qui présente une demande assume l'entière responsabilité de son dossier (demande complète, conformité aux exigences du programme, utilisation des bons gabarits, etc.). Le rôle de l’équipe du DRC est de vous fournir des conseils et des recommandations pour améliorer votre demande, si le temps le permet, et de vérifier les engagements et risques pour l’UQO.

Nous souhaitons vous indiquer que c’est avec grand plaisir que nous collaborons avec vous, mais sollicitons aussi votre collaboration pour maintenir un standard de qualité dans les services d’accompagnement que de DRC peut vous offrir.

Pour plus de détails concernant les mandats spécifiques de chaque membre de l’équipe, consultez le lien. 

[i] Une demande complète implique non limitativement la description du projet, la justification du budget, le budget, les CV et lettres de collaborateurs/partenaires.

Mai 2024