Les décors, les cadeaux et les produits promotionnels sont des aspects non négligeables d’un événement. 

Afin de réduire l’impact environnemental de ce dernier, il faut revoir vos pratiques de gestion d'événement selon la hiérarchie des 4R qui a pour objectif d'éviter la production de déchets ultimes (non réutilisables, non compostables ou non recyclables) voués à l'enfouissement :

• REPENSER
  Remettez en question vos pratiques et vos besoins. Est-ce vraiment nécessaire? Pouvez-vous vous en passer? Quelles autres options s'offrent à vous?
• RÉDUIRE À LA SOURCE
  Choisissez de ne pas acheter certains produits. Consommez de façon responsable en refusant le suremballage et les produits jetables. 
• RÉUTILISER
  Prolongez la vie des objets en leur donnant une deuxième vie, soit en les utilisant dans leur état d'origine ou en les transformant. La location d'éléments décoratifs est aussi une bonne pratique.
• RECYCLER
  Lorsque la vie utile d'un objet est atteinte, il faut le recycler. 

LISTE DE MESURES POUR L’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS ÉCORESPONSABLES À L’UQO

Choisissez les mesures appropriées pour votre événement et qui conviennent à vos pratiques de gestion d'événements. 

Décors et matériel

• Optez pour un décor minimaliste.
• Empruntez le matériel nécessaire pour votre décor à l’interne ou louez-le à l'externe.
• Si vous avez à acheter des décorations ou du matériel, privilégiez des produits durables qui peuvent être utilisés à plusieurs reprises.
  • Ex. : optez pour des nappes en tissu et des serviettes réutilisables plutôt que des nappes en plastique jetable, choisissez des cocardes réutilisables plutôt que des collants pour identifier les personnes qui prennent part à l’événement. 
• Utilisez des décorations qui pourront être remises en cadeau aux participantes et participants.
• Planifiez une structure pour récupérer le matériel utilisé pendant l'événement.
  • Ex. : prévoyez un bac de dépôt à la sortie de la salle et rappelez aux gens de laisser leur matériel à cet endroit. 
• Gardez le surplus de matériel pour une prochaine édition ou faites un don à un organisme ou une école.

Cadeaux et produits promotionnels

Limitez la distribution de matériel promotionnel et expliquez aux participantes et participants les raisons qui motivent ce choix.

• Faites tirer un nombre précis de cadeaux au lieu d’en offrir à l'ensemble des participantes et participants. Cette action réduit le gaspillage et peut compenser le coût parfois plus élevé d’un cadeau écoresponsable.
• Offrez quelques options de cadeau dans le formulaire d’inscription et laissez les participantes et participants choisir le cadeau qu’ils préfèrent. Ainsi, les chances sont plus élevées que ces personnes utilisent réellement leur cadeau et cette initiative évite d'avoir des surplus.
• Permettez aux participantes et participants d’indiquer s’ils souhaitent recevoir, ou non, du matériel promotionnel. Ainsi, vous pourrez prévoir les quantités à commander et diminuer le gaspillage. 
• Optez pour des cadeaux immatériels qui représentent bien les valeurs de l’événement (ex. : chèque-cadeau d'une entreprise sociale, plantation d’arbres pour compenser les GES, etc.). 
• Optez pour des cadeaux ou des produits promotionnels utiles, durables, conçus avec des matériaux compostables ou recyclables, produits localement, peu ou pas emballés et recyclables ou compostables en fin de vie.
• Éliminez complètement les cadeaux ou les objets promotionnels offerts aux participantes et participants afin de réduire à la source et d'allouer ce budget à d’autres dépenses liées au volet écoresponsables de votre événement.

Consultez le Guide des produits promotionnels écoresponsables d'Équiterre.