Les communications internes et externes sont au cœur d’un événement écoresponsable !

Elles permettent d'améliorer le bilan environnemental de l’événement par des mesures concrètes et de faire la promotion des mesures écoresponsables, en plus d'encourager le changement de comportement.

Les communications doivent tenir compte des différentes parties impliquées (collaboratrices et collaborateurs internes, partenaires, commanditaires, service traiteur, exposantes et exposants, participantes et participants, etc.), et ce, tout au long de l'organisation de l'événement.

• Avant l'événement : promotion, inscription, programmation.
• Pendant l'événement : lancement, repas, gestion des matières résiduelles, programmation.
• Après l'événement : partage des résultats et du bilan (ex. : quantité de matières résiduelles détournées, quantité d’émissions de GES évitées par les mesures écoresponsables).

Il est primordial que toutes les parties impliquées soient informées des objectifs écoresponsables de l’événement et connaissent leur rôle pour atteindre ces derniers. Une communication claire s’avère donc la clé du succès d’un événement écoresponsable !

LISTE DE MESURES POUR L’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS ÉCORESPONSABLES À L’UQO

Choisissez les mesures appropriées pour votre événement et qui conviennent à vos pratiques de gestion d'événements. 

Informations à communiquer avant l'événement

Faites part de votre engagement écoresponsable et des différentes mesures en place aux différentes parties impliquées dans l’événement (participantes et participants, partenaires, etc.). 

• « Nous nous engageons à devenir un événement « zéro déchet » ! » 
• « Une équipe verte sera sur place pour assurer la qualité du tri des matières résiduelles. » 

Faites appel à la collaboration des participantes et participants et communiquez-leur vos attentes pour atteindre vos objectifs écoresponsables.

• « Apportez votre gourde d’eau et votre tasse à café réutilisable. » 
• « Utilisez un mode de transport durable : un arrêt d’autobus est situé à proximité de l’UQO et des supports à vélo sont disponibles sur le campus. »
• « Aidez-nous à rendre notre événement « zéro déchet » en effectuant le bon tri des matières résiduelles. » 

Informations à communiquer pendant l'événement

Tout au long de l’événement, profitez des différentes occasions qui se présentent pour mentionner les mesures écoresponsables mises en place .

• Évoquez vos mesures écoresponsables lors du discours d’ouverture.
• Avant les périodes de repas, exposez les raisons qui ont motivé le choix du service traiteur, du menu servi, des aliments proposés, etc.
• Remerciez votre équipe verte lors du discours de clôture. 

Informations à communiquer après l'événement

Communiquez les résultats des mesures d’écoresponsabilité tels que :

• le nombre de participantes et participants ayant utilisé les modes de transport actif et collectif;
• le calcul des GES;
• la quantité de matières résiduelles détournées de l’enfouissement.

Pour aller plus loin : Réduction de l'utilisation de papier

• Éliminez les copies papier de l’ordre du jour des rencontres.
• Limitez le nombre de documents et d’affiches à imprimer.
• Rendez vos affiches intemporelles (sans date) afin de les réutiliser lors des prochaines éditions de votre événement.
• Optez pour des supports visuels réutilisés, réutilisables et recyclables.
• Utilisez un affichage et une signalisation réutilisable (écrans, tableaux, flèches réutilisables, téléviseurs, animation par une personne, etc.)
• Privilégiez les moyens de communication électronique pour promouvoir votre événement et envoyer les invitations (site Web, courriel, infolettre, médias sociaux, radio, etc.). 
• Rendez la documentation de l'événement accessible en ligne (rapport, dépliant, programmation, etc.).
• Projetez l’information importante sur des écrans plutôt que d’imprimer un dépliant ou une programmation. 
• Privilégiez l’inscription et le paiement en ligne.
• Fournissez un billet électronique plutôt qu’un billet papier.