PDF/A

Le PDF/A est le format ouvert pour la préservation numérique des documents textuels à long terme.

Compte tenu de l’évolution technologique constante entraînant la désuétude de formats et de supports technologiques, tout projet de format doit être accompagné de mesures assurant l’accessibilité, l’intelligibilité et l’intégrité de l’information pendant toute la durée prévue, voir l’article 9.3 de la Politique sur la gestion des documents, des archives et du patrimoine documentaire. 

Pour les documents textuels (bureautique) qui peuvent inclure des images, le format à privilégier est le format ouvert PDF/A.

« Il s'agit de la version standardisée ISO (Organisation internationale de normalisation) du PDF. Ce qui le place d'emblée dans une perspective d'archivage et de conservation à long terme des documents électroniques. »1

Parce qu’il est indépendant d’un logiciel particulier, ce qui permet une lecture du fichier par un ensemble d’intervenants qui peuvent ou non avoir les mêmes outils logiciels. Mais surtout, parce que le format libre PDF-A définit les exigences pour la création d’un document pour la conservation à long terme d’un fichier adapté à l’archivage.

En cela, la normes ISO 19005-1 (2005), ISO 19005-2(2011) et ISO 19005-3(2012) s’inscrit dans une multitude d’initiatives internationales afin de créer des formats de fichier avec des spécificités propres à assurer la lisibilité du fichier dans le temps.

Plus ces alternatives seront utilisées et diffusées plus elles perdureront dans le temps ce qui garantira leur longévité.

[1] B. Texier, « Archivage : où en est le PDF/A? », archimag.com, nº 302 (2017), http://www.archimag.com/demat-cloud/2017/03/24/archivage-pdf

Textes créés par Patricia Forget, archiviste universitaire et muséologue, en date du 30 juillet 2018 dans le contexte des capsules du site web du Secrétariat général intitulé Le saviez-vous.