Le CER de l’UQO utilise le logiciel Nagano pour le dépôt, l’évaluation et le suivi de l'approbation éthique des projets de recherche. Ainsi, tous les documents requis pour la déclaration d’un projet de recherche ou pour assurer le suivi d’un projet de recherche doivent être soumis électroniquement via le logiciel  NAGANO. 

Comment accéder à Nagano?  Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe de votre compte UQO.

Comment déclarer un nouveau projet? Une fois entré dans votre tableau de bord Nagano, vous devez cliquer sur l’icône de projet (illustré par un engrenage) et ensuite cliquez sur le bouton rouge « Nouveau projet », puis complétez les questions. 

Étape 1 : Réception du dossier 

Une fois que votre formulaire ainsi que toutes les annexes requises seront déposés dans Nagano, le secrétariat du CER procèdera à la vérification de votre dossier afin de s’assurer que la demande est complète.

• Si la demande est complète, vous pourrez voir la mention suivante sous l'onglet FORMULAIRE de votre projet : COMPLET.
• Si la demande est incomplète, vous recevrez un avis par courriel. Vous devrez alors consulter votre formulaire et prendre connaissance des commentaires du secrétariat du CER, faire les modifications demandées et déposer le formulaire à nouveau. À ce moment le statut du formulaire est à ROUVERT.

Le délai habituel pour obtenir une première réponse (le formulaire de conditions F20) du comité est d'au moins 2 MOIS à compter de la réception du dossier complet. Ensuite, le délai d'obtention du certificat d'éthique dépendra de la nature des modifications et des précisions demandées par le comité et de la rapidité avec laquelle les réponses seront transmises au comité. Il est donc important de prendre en considération ce délai lors du dépôt de la demande et ainsi adapter la date de début de la réalisation de la recherche en fonction du délai d'évaluation.

Étape 2 : Évaluation du projet de recherche 

La Politique d'éthique prévoit deux méthodes d'évaluation des dossiers, soit l'évaluation en comité plénier et l'évaluation déléguée. La méthode d'évaluation est déterminée par le CER en fonction de la population visée, du contexte de la recherche et des risques associés à la participation à la recherche.

1- L'ÉVALUATION EN COMITÉ PLÉNIER est effectuée par l’ensemble du comité lors d’une rencontre plénière se tenant habituellement une fois par mois. 

De manière générale, ce mode d’évaluation s’applique si votre projet comporte un ou plusieurs des critères suivants : 

a) Le niveau de risques encourus par le (la) participant(e) dépasse le seuil minimal. (Ici on ne parle pas d’inconvénient, mais bien de risque réel).

b) Les participant(e)s font partie d’un groupe à risque et ils sont en situation de vulnérabilité.

c) Les participant(e)s sont des personnes mineures ou des personnes majeures inaptes et le projet est susceptible de porter atteinte à l’intégrité de ces personnes.

d) Votre projet prévoit une divulgation partielle des renseignements ou une utilisation d’un subterfuge.

2- L'ÉVALUATION DÉLÉGUÉE ne doit pas être associée à l'urgence de l'émission du certificat d'approbation éthique. L'évaluation déléguée s'applique généralement lorsque: 

a) le niveau de risques encourus par le sujet ne dépasse PAS le seuil minimal. 

b) Les participant(e)s ne font PAS partie d'un groupe à risque. 

c) Les participant(e)s ne sont PAS des personnes mineures ou des majeurs inaptes à consentir ou Les participant(e)s sont des personnes mineures ou des personnes majeures inaptes, mais le projet N’EST PAS susceptible de porter atteinte à l’intégrité de ces personnes.

d) Votre projet ne prévoit PAS une divulgation partielle des renseignements ou une utilisation d’un subterfuge.

Dans un tel cas, l'évaluation est effectuée en tout temps par deux membres du comité et le président. Si votre projet remplit les conditions pour faire l'objet d'une évaluation déléguée, vous pouvez faire parvenir en tout temps votre dossier sans égard aux dates limites de réceptions des demandes.

Étape 3 : Réception du formulaire de conditions F20

Une fois que votre projet de recherche aura été évalué, vous recevrez un courriel vous avisant qu’un formulaire F20 a été ajouté à votre projet. À ce moment, vous devrez prendre connaissance du formulaire F20, répondre aux conditions émises et finalement déposer le formulaire de conditions.

AVANT DE DÉPOSER LE F-20, VOUS DEVEZ VOUS ASSURER DE :

1. Répondre aux commentaires émis.
2. Faire les modifications demandées dans le formulaire de demande.
3. Faire les modifications demandées aux documents joints et déposer la nouvelle version de ceux-ci. Les changements doivent être faits en gras, italiques et surligné pour permettre de repérer les changements facilement.

Veuillez noter qu'une période d’un an vous est allouée pour répondre à ce formulaire. Après cette période, votre dossier sera fermé et vous devrez refaire une demande de certificat d'éthique.

Étape 4 : Réception et vérification du formulaire de conditions F20 par le CER

Une fois que vous aurez déposé le formulaire de conditions, le secrétariat du CER procèdera à la vérification du formulaire afin de s’assurer que vous avez répondu à toutes les conditions et que vous avez fait les modifications demandées.

• Si le formulaire est complet, le secrétariat du CER pourra finaliser l’évaluation de votre projet.
• Si le formulaire est incomplet, vous recevrez un avis par courriel. Vous devrez alors consulter le formulaire et prendre connaissance des commentaires du secrétariat du CER, faire les modifications demandées et déposer le formulaire à nouveau. À ce moment, le secrétariat du CER pourra finaliser l'évaluation de votre projet.

Étape 5 : Émission du certificat d’approbation éthique

À la suite de la vérification de votre formulaire de conditions F20 :

• Si les réponses et les modifications sont conformes aux attentes du CER, vous recevrez un courriel vous avisant que vous avez reçu votre approbation éthique. À ce moment vous pourrez trouver une copie du document sous l’onglet FICHIER de votre projet.
• Si les réponses et les modifications ne répondent pas aux attentes du CER, vous serez avisé par courriel et vous devrez alors consulter le formulaire F20 à nouveau et prendre connaissance des commentaires du secrétariat du CER, faire les modifications demandées et déposer le formulaire à nouveau.

Les certificats d'approbation éthique attestant de la conformité d'un projet de recherche à la Politique d'éthique de la recherche avec des êtres humains par le CER de l’UQO sont valides pour une période maximale d’un an. La Politique d'éthique de la recherche avec des êtres humains et l'Énoncé de politiques des trois conseils prévoient une obligation pour le chercheur de faire un suivi continu de la réalisation de sa recherche. Donc, afin de vous assurer de la conformité de votre certificat éthique pendant toute la durée de votre projet, les chercheur(e)s ont la responsabilité de soumettre dans Nagano le formulaire F9 - Suivi continu  AVANT la date d’échéance indiquée sur leur certificat d'approbation éthique, afin que le CER puisse procéder au renouvellement.

Un mois avant l'échéance du certificat, le formulaire F9 sera automatiquement ajouté au projet du chercheur dans Nagano. Ce dernier recevra simultanément un rappel par courriel à cet effet.

 Dans l'éventualité où ce rapport de suivi continu ne serait pas déposé 60 jours après la date où il aurait dû être déposé, le CÉR pourrait retirer son approbation éthique.

Si vous devez apporter des changements à un projet de recherche qui a déjà reçu une approbation éthique, vous devez soumettre au CÉR les modifications au protocole de recherche pour validation AVANT la mise en œuvre de ces modifications en remplissant le formulaire F8 - Demande de modification au projet de recherche. Le défaut d'informer le Comité d'un changement au projet de recherche peut entraîner l'annulation de l'approbation éthique.

NAGANO: Procédure pour ajouter un formulaire à un projet de recherche.

Afin de signifier la fin de votre projet de recherche, vous devez remplir le formulaire F-10 – fin de projet.

NAGANO: Procédure pour ajouter un formulaire à un projet de recherche.

Étudiant(e) : En tant qu'étudiant(e), vous devez vous assurer de maintenir valide l'approbation éthique tant que la version finale de votre thèse ou mémoire n'a pas été déposée, évaluée et que toutes les modifications ont été faites. Vous devrez donc remplir le formulaire F-10, lorsque le dépôt final aura été fait.

Professeur(e) : Si vous avez terminé votre projet de recherche ou si votre collecte de données est terminée et que le projet de recherche N'EST PAS FINANCÉ, vous devez remplir le formulaire F-10 afin que nous puissions procéder à la fermeture de votre dossier.

Si votre projet de recherche est financé, vous devez vous assurer d’avoir un certificat d’éthique valide pour vous permettre d’avoir accès à vos fonds de recherche, et ce, même si la collecte de données est terminée.