Éthique de la recherche avec des êtres humains

Procédures - Dépôt et suivi des projets de recherche

Le CER de l’UQO utilise le logiciel Nagano pour le dépôt, l’évaluation et le suivi de l'approbation éthique des projets de recherche. Ainsi, tous les documents requis pour la déclaration d’un projet de recherche ou pour assurer le suivi d’un projet de recherche doivent être soumis électroniquement via le logiciel  NAGANO. 

Comment accéder à Nagano?  Entrez votre compte UQO comme nom d'utilisateur et utilisez votre mot de passe de votre compte UQO.

Comment déclarer un nouveau projet? Une fois entré dans votre tableau de bord Nagano, vous devez cliquer sur l’icône de projet (illustré par un engrenage) et ensuite cliquez sur le bouton rouge « Nouveau projet », puis complétez les questions. 

Pour connaître la marche à suivre pour les différentes étapes de déclaration et suivi de vos projets (libération de fonds, nouveau projet, modification de projet, renouvellement annuel, fin de projet), veuillez consulter le tableau ci-dessous.

PROCÉDURES POUR LES PROFESSEURS(ES) ET STAGIAIRE POSTDOCTORAL

TYPE DE PROJET DE RECHERCHE

Étape

Type de projet à sélectionner dans NAGANO

Projet de recherche non financé impliquant des sujets humains ou l’utilisation secondaire de données pour lequel le chercheur est prêt à remplir sa demande de certificat.

1- Demande de certificat

Vous devez sélectionner le type de projet suivant: F1 - Formulaire de demande de certificat éthique pour un projet avec des sujets humains ou des données secondaires.

Projet de recherche financé impliquant des sujets humains ou l’utilisation secondaire de données pour lequel la collecte de données débutera plus tard, mais pour lequel le chercheur demande un accès à une partie des fonds de recherche.

1- Demande de libération de fonds

Vous devez sélectionner le type de projet suivant : F3 - Demande de libération de fonds pour un projet de recherche avec ou sans collecte de données auprès de sujets humains ou utilisation secondaire de données.

2- Demande de certificat

Lorsque vous serez prêt à remplir le formulaire de demande de certificat, veuillez ne pas créer un nouveau projet dans Nagano. Veuillez plutôt remplir le formulaire qui a été ajouté à votre projet de recherche,

Projet de recherche impliquant des sujets humains sous la responsabilité d'un autre établissement (québécoise ou hors Québec). Projet ayant déjà été évalué par un autre CER.

1- Demande de certificat

Lorsque vous aurez reçu l'approbation éthique du CER de l'établissement responsable de la recherche,  vous devez sélectionner le type de projet suivant : F5 - Demande de certificat éthique pour un projet sous l’autorité d’un autre CER

Projet de recherche financé et n'impliquant pas de sujets humains

1- Déclaration de recherche

Vous devez sélectionner le type de projet suivant : F3 - Demande de libération de fonds pour un projet de recherche avec ou sans collecte de données auprès de sujets humains ou utilisation secondaire de données.

Projet de recherche non financé et n'impliquant pas de sujets humains

1- Déclaration de projet sans certificat d’éthique

Vous devez sélectionner le type de projet suivant: F2 - Déclaration de recherche non financée SANS sujet humain ou utilisation secondaire de données

 

 

PROCÉDURES POUR LES ÉTUDIANTS(ES)

TYPE DE PROJET DE RECHERCHE

FORMULAIRE À REMPLIR

Projet de recherche impliquant des sujets humains ou l’utilisation secondaire de données.

Vous devez sélectionner le type de projet suivant: F1A - Demande de certificat éthique pour un projet de recherche avec des sujets humains ou une utilisation secondaire de données.

Projet de recherche impliquant des sujets humains sous la responsabilité d'un autre établissement (université, CSSS, hôpital, etc).

Lorsque vous aurez reçu l'approbation éthique du CER de l'établissement responsable de la recherche, vous devez sélectionner le type de projet suivant: F5 -  Demande de certificat éthique pour un projet de recherche sous l’autorité d’un autre CER

Projet de recherche qui s’insère dans un projet d’un professeur ayant déjà été approuvé par le CER de l’UQO

Vous devez sélectionner le type de projet suivant: F1B - Demande de certificat éthique pour un projet de recherche qui s’insère dans un projet d’un professeur approuvé par le CER de l’UQO.

Projet de recherche n’impliquant pas de sujets humains

Vous devez sélectionner le type de projet suivant: F2E - Déclaration d’un projet de recherche sans sujet humain

  Travail de recherche demandé dans le cadre        d'un programme de maitrise avec essai

Vous devez sélectionner le type de projet suivant: F4 - Déclaration d’un essai
 

 

 

Des questions?

Si vous avez besoin d'aide sur l'utilisation de Nagano, communiquez avec le secrétariat du CER au 819-595-3900 ou à comite.ethique@uqo.ca

 

Étape 1 : Réception du dossier 

Une fois que votre formulaire ainsi que toutes les annexes requises seront déposés dans Nagano, le secrétariat du CER procèdera à la vérification de votre dossier afin de s’assurer que la demande est complète.

  • Si la demande est complète, vous pourrez voir la mention suivante sous l'onglet FORMULAIRE de votre projet : COMPLET.
  • Si la demande est incomplète, vous recevrez un avis par courriel. Vous devrez alors consulter votre formulaire et prendre connaissance des commentaires du secrétariat du CER, faire les modifications demandées et déposer le formulaire à nouveau. À ce moment le statut du formulaire est à ROUVERT.

 

Étape 2 : Évaluation du projet de recherche 

La Politique d'éthique prévoit deux méthodes d'évaluation des dossiers, soit l'évaluation en comité plénier et l'évaluation déléguée. La méthode d'évaluation est déterminée en fonction de la population visée et du risque associé à la participation à la recherche.

1- L'ÉVALUATION EN COMITÉ PLÉNIER est effectuée par l’ensemble du comité lors d’une rencontre plénière se tenant généralement une fois par mois. Ce mode d’évaluation s'applique à toute recherche avec des sujets humains si: a) Le niveau de risques encourus par le (la) participant(e) dépasse le seuil minimal. b) Les participant(e)s font partie d’un groupe à risque. c) Les participant(e)s sont des personnes mineures ou des personnes majeures inaptes. d) Votre projet prévoit une divulgation partielle des renseignements ou une utilisation d’un subterfuge.

À noter que si votre projet remplit les conditions pour faire l'objet d'une évaluation en plénière, vous devez vous assurer de faire parvenir votre dossier dans les dates limites de réceptions des demandes (voir calendrier des réunions). SI LE PROJET N’EST PAS DÉPOSÉ LE OU AVANT LA DATE DE TOMBÉE DE LA RENCONTRE, CELUI-CI SERA ÉVALUÉ LORS D'UNE PROCHAINE RENCONTRE.

2- L'ÉVALUATION DÉLÉGUÉE ne doit pas être associée à l'urgence de l'émission du certificat d'approbation éthique. L'évaluation déléguée s'applique lorsque: a) le niveau de risques encourus par le sujet ne dépasse PAS le seuil minimal. b) Les participant(e)s ne font PAS partie d'un groupe à risque. c) Les participant(e)s ne sont PAS des personnes majeures et aptes à consentir. d) Votre projet ne prévoit PAS une divulgation partielle des renseignements ou une utilisation d’un subterfuge.

Dans un tel cas, l'évaluation est effectuée en tout temps par deux membres du comité et le président. Si votre projet remplit les conditions pour faire l'objet d'une évaluation déléguée, vous pouvez faire parvenir en tout temps votre dossier sans égard aux dates limites de réceptions des demandes.

**Si un(e) évaluateur(trice) juge que le niveau de risque a mal été évalué par le (la) chercheur(e), cette personne se réserve le droit de demander une évaluation en plénière pour ce projet.

 

Étape 3 : Réception du formulaire de conditions F20

Une fois que votre projet de recherche aura été évalué, vous recevrez un courriel vous avisant qu’un formulaire F20 a été ajouté à votre projet. À ce moment, vous devrez prendre connaissance du formulaire F20, répondre aux conditions émises et finalement déposer le formulaire de conditions.

AVANT DE DÉPOSER LE F-20, VOUS DEVEZ VOUS ASSURER DE :

  1. Répondre aux commentaires émis.
  2. Faire les modifications demandées dans le formulaire de demande.
  3. Faire les modifications demandées aux documents joints et déposer la nouvelle version de ceux-ci. Les changements doivent être faits en gras, italique et    surligné pour permettre de repérer les changements facilement.

Veuillez noter qu'une période d’un an vous est allouée pour répondre à ce formulaire. Après cette période, votre dossier sera fermé et vous devrez refaire une demande de certificat d'éthique.

 

Étape 4 : Réception et vérification du formulaire de conditions F20 par le CER

Une fois que vous aurez déposé le formulaire de conditions, le secrétariat du CER procèdera à la vérification du formulaire afin de s’assurer que vous avez répondu à toutes les conditions et que vous avez fait les modifications demandées.

  • Si le formulaire est complet, le secrétariat du CER pourra finaliser l’évaluation de votre projet.
  • Si le formulaire est incomplet, vous recevrez un avis par courriel. Vous devrez alors consulter le formulaire et prendre conaissance des commentaires du secrétariat du CER, faire les modifications demandées et déposer le formulaire à nouveau. À ce moment, le secrétariat du CER pourra finaliser l'évaluation de votre porjet.

Étape 5 : Émission du certificat d’approbation éthique

À la suite de la vérification de votre formulaire de conditions F20 :

  • Si les réponses et les modifications sont conformes aux attentes du CER, vous recevrez un courriel vous avisant que vous avez reçu votre approbation éthique. À ce moment vous pourrez trouver une copie du document sous l’onglet FICHIER de votre projet.
  • Si les réponses et les modifications ne répondent pas aux attentes du CER, vous serez avisé par courriel et vous devrez alors consulter le formulaire F20 à nouveau et prendre connaissance des commentaires du secrétariat du CER, faire les modifications demandées et déposer le formulaire à nouveau.

Les certificats d'approbation éthique attestant de la conformité d'un projet de recherche à la Politique d'éthique de la recherche avec des êtres humains par le CER de l’UQO sont valides pour une période maximale d’un an. La Politique d'éthique de la recherche avec des êtres humains et l'Énoncé de politiques des trois conseils prévoient une obligation pour le chercheur de faire un suivi continu de la réalisation de sa recherche. Donc, afin de vous assurer de la conformité de votre certificat éthique pendant toute la durée de votre projet, les chercheur(e)s ont la responsabilité de soumettre dans Nagano le formulaire F9 - Suivi continu  AVANT la date d’échéance indiquée sur leur certificat d'approbation éthique, afin que le CER puisse procéder au renouvellement.

Un mois avant l'échéance du certificat, le formulaire F9 sera automatiquement ajouté au projet du chercheur dans Nagano. Ce dernier recevra simultanément un rappel par courriel à cet effet.

 Dans l'éventualité où ce rapport de suivi continu ne serait pas déposé 60 jours après la date où il aurait dû être déposé, le CÉR pourrait retirer son approbation éthique.

Si vous devez apporter des changements à un projet de recherche qui a déjà reçu une approbation éthique, vous devez soumettre au CÉR les modifications au protocole de recherche pour validation AVANT la mise en œuvre de ces modifications en remplissant le formulaire F8 - Demande de modification au projet de recherche. Le défaut d'informer le Comité d'un changement au projet de recherche peut entraîner l'annulation de l'approbation éthique.

NAGANO: Procédure pour ajouter un formulaire à un projet de recherche.

Afin de signifier la fin de votre projet de recherche, vous devez remplir le formulaire F-10 – fin de projet.

NAGANO: Procédure pour ajouter un formulaire à un projet de recherche.

Étudiant(e) : En tant qu'étudiant(e), vous devez vous assurer de maintenir valide l'approbation éthique tant que la version finale de votre thèse ou mémoire n'a pas été déposée, évaluée et que toutes les modifications ont été faites. Vous devrez donc remplir le formulaire F-10, lorsque le dépôt final aura été fait.

 

Professeur(e) : Si vous avez terminé votre projet de recherche ou si votre collecte de données est terminée et que le projet de recherche N'EST PAS FINANCÉ, vous devez remplir le formulaire F-10 afin que nous puissions procéder à la fermeture de votre dossier.

Si votre projet de recherche est financé, vous devez vous assurer d’avoir un certificat d’éthique valide pour vous permettre d’avoir accès à vos fonds de recherche, et ce, même si la collecte de données est terminée.