Vie étudiante
Organise une activité étudiante sur le campus
Afin d’assurer le succès de votre activité, une bonne planification s’impose. Voici des étapes importantes à prévoir afin de ne rien oublier.
Ce que vous pouvez faire pour vous impliquer dans la vie associative :
- Faire partie de l'exécutif d’une association étudiante ou d'un regroupement étudiant;
- Participer aux initiations;
- Faire partie des délégations;
- Assister aux diverses activités organisées pendant l'année (ex. : party d'Halloween, party de la rentrée, party de Saint-Valentin, party de fin de trimestre, colloques, 5 à 7, voyages, etc.);
- Proposer des activités nouvelles qui dynamiseront le campus;
- Assister aux assemblées pour faire valoir vos intérêts.
Ce que vous pouvez faire pour vous impliquer dans la vie universitaire :
Si vous avez des idées d’activités que vous voulez organiser sans l’aide de votre association modulaire, sachez que l'équipe de la vie étudiante offre de l’aide logistique et financière pour les activités étudiantes de l’UQO. Pour plus de renseignements sur les sujets suivants, communiquer avec l'équipe de la vie étudiante.
- Financement d'activités étudiantes;
- Réussir votre activité;
- La réservation des espaces;
- Party, activités sociales et permis d'alcool
- Comment publiciser vos activités étudiantes.
ÉTAPE #1 : RENCONTRE D'IDÉE
Venez nous rencontrer à la vie étudiante (Saint-Jérôme : local J0308 et Gatineau : local C0319) pour discuter de votre idée. Nous sommes là pour vous accompagner dans la mise-en-place de votre projet.
ÉTAPE #2: DEMANDE D'ORGANISATION D'Un PROJET
Le formulaire de demande d'organisation est l'étape suivante après la rencontre. Le but de ce formulaire est de faciliter la tâche de l'équipe de la vie étudiante, lui permettant ainsi d'offrir un service de qualité adapté aux besoins de votre projet.
Si vous avez des questions concernant le formulaire, n'hésitez pas à contacter l'équipe de la vie étudiante.
Demande d'organisation d'un projet
ÉTAPE #3 : RÉPONSE À LA DEMANDE D'ORGANISATION D'un PROJET
L'équipe de la vie étudiante vous informera si votre projet est accepté ou refusé. Par la suite, vous pourrez entreprendre les actions associées à votre projet.
ÉTAPE #4: DEMANDE DE SUBVENTION
Une seule demande à remplir pour l'ensemble des trois (3) fonds suivants :
- Projet d'animation du milieu de l'UQO
- Subventions de l'Association générale des étudiants (AGE UQO ou AGE-CEUL)
- Fonds Desjardins - Projets étudiants de la Fondation de l'UQO (FUQO)
ÉTAPE #5 : RÉPONSE DES SUBVENTIONNAIRES
Les subventionnaires que vous aurez sélectionné confirmeront les montants octroyés pour votre projet. À partir de ce moment, vous pourrez procéder à vos achats.
ÉTAPE #6 : BILAN
Vous devrez fournir un bilan de votre activité dans les 30 jours. Ce bilan est exigible lorsque vous faites une demande de subvention. Un seul bilan à remplir pour les 3 fonds.
- PENSE-BÊTE
Voici d’autres points à considérer :
- Prévoyez un plan B !
- Besoin de matériel (tables, chaises, paravents, etc.) ou d’un plan d’aménagement particulier ?
- Besoin de matériel audiovisuel ?
- Besoin de transport ou d'hébergement ?
- Besoin d’un traiteur ?
- Besoin de sécurité additionnelle pour un évènement d'envergure ?
- Votre activité nécessite d' un permis d'alcool ?
- Besoin des services d’un conférencier ? D’un animateur ? D’un DJ ?
- Achat de prix de participation ?
- Rechercher des commanditaires (si nécessaire).
L'équipe de la vie étudiante vous donnera le soutien nécessaire à la réalisation de votre projet. Communiquez avec l'équipe : vieetudiante@uqo.ca
- BOÎTE À OUTILS
Factures | Liste de contrôle Ce document Excel vous aidera à suivre les factures payées par les personnes du comité afin de demander le remboursement lors du bilan.
Budget prévisionnel Ce document Excel vous aidera à préparer votre budget pour vos événements.