Approvisionnements

Contrat de service de traiteur

Désigne tout contrat visant l’acquisition de biens ou services qui requiert la préparation de nourriture ou de vente d’alcool.

 

 

PLANIFICATION DU BESOIN

Avant de sélectionner le mode de sollicitation à utiliser, le demandeur est responsable de déterminer son besoin, d’estimer la valeur de l’achat, de s’assurer d’avoir une disponibilité budgétaire suffisante et de prévoir les délais d’acquisition applicables. Pour ce faire, le demandeur peut demander en tout temps l’assistance du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances.

 

Détermination du besoin 

Afin de déterminer son besoin le demandeur doit :

  • Faire une description précise du/des services requis : nourriture, breuvages, desserts, quantités, vaisselle;
  • Lorsque le besoin inclut de la vente ou de la consommation d’alcool, le demandeur doit s’adresser directement auprès des titulaires des permis d’alcool sur les lieux de l’UQO :
    • Pavillon Lucien-Brault : L’indocile au 819 776-6789
    • Pavillon Alexandre-Taché : Services AGE-UQO, age@uqo.ca
    • Campus de Saint-Jérôme : COOPSCO des Laurentides, poste 4044
  • Dans le cas où, exceptionnellement, pour un achat de 5 000 $ et plus, le service ne pourrait être fourni que par un seul traiteur, le demandeur doit justifier la raison pour laquelle aucun autre service équivalent n’est acceptable;
  • Déterminer les dates de prestation du/des services requis;
  • Évaluer le nombre de personnes pour qui les services alimentaires sont requis.
Valeur estimée du contrat

L’estimation de la valeur doit être la plus représentative possible de la somme des dépenses totales liées au service de traiteur requis. Pour estimer la valeur du service, le demandeur doit considérer les éléments suivants :

  • Le coût d’acquisition et de préparation de la nourriture et des breuvages;
  • Le coût d’acquisition ou de location de la vaisselle;
  • Les coûts connexes : pourboires, frais de services, matériel jetable, etc.

Veuillez noter que les taxes ne sont pas considérées dans la valeur estimée du contrat.

Afin d’estimer la valeur du contrat de service, le demandeur peut :

  • Se baser sur des contrats effectués dans le passé;
  • Au besoin, contacter un fournisseur potentiel pour obtenir de l’information.
Disponibilité budgétaire 

Avant d’initier le processus d’acquisition, le demandeur doit :

  • S’assurer d’avoir le budget nécessaire pour couvrir les engagements fermes liés au contrat de service;
  • Considérer les taxes de vente applicables moins les ristournes de taxes. Lorsque la TPS et la TVQ sont applicables, un montant supplémentaire de 6,94 % de la valeur de l’achat avant taxes est à prévoir comme impact financier dans l’UBR;
  • Considérer la date de fin de l’année financière ou la date de fin de l’UBR. Le service de traiteur doit être rendu avant cette date. 

 

DÉMARCHE D'AQUISITION SELON LA VALEUR DU CONTRAT

Moins de 5000 $


 

Gré à Gré

Procédure
Le demandeur peut contacter lui-même le fournisseur et conclure un contrat  d’un commun accord, sans procédure d’appel d’offres formelle.  S’il s’agit d’une entente verbale, il est fortement suggéré d’obtenir une confirmation écrite de l’entente. Afin de procéder à l’acquisition, le demandeur doit alors utiliser les moyens suivants :

NOTE :  Avant de procéder à un achat de gré à gré, le demandeur doit s’assurer :

  • qu’il ne s’agit pas d’un achat qui nécessite l’autorisation d’une unité administrative mandatée par l’UQO;
  • qu’il ne s’agit pas d’un achat sous contrat;
  • qu’il ne s’agit pas d’un bien qui doit être acheté au Magasin - UQO.

L’article 5.11 de la Politique stipule que toute personne qui contrevient à la Politique engage sa responsabilité personnelle.

 

1Dans ce cas, l’avis d’adjudication ou la conclusion du contrat est réalisé par le demandeur.
2Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
5 000 $ à 24 999 $


 

Demande de prix par le Service des finances

Procédure
Le demandeur doit fournir au Service des finances un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1

 
1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
25 000 $ à 49 999 $


 

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, deux (2) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
50 000 $ à 99 999 $

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances

Procédure


Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, trois (3) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)1

·          1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.

100 000 $ et plus

Appel d’offres public

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat et son devis technique ou cahier de charges (si applicable) au Service des finances. Le Service des finances rédigera le document d’appel d’offres et le publiera sur SEAO. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances