Le demandeur exécute l’achat lui-même auprès du fournisseur et paie les biens et/ou services avec ses fonds personnels. Pour obtenir un remboursement de l’UQO, le demandeur remplit un formulaire « Demande de remboursement (frais de voyage, de représentation ou autres dépenses) » et le fait parvenir au Service des finances dûment signé et accompagné des pièces justificatives requises ou de la facture ainsi que de l'approbation de l'unité administrative mandatée par l'UQO, s'il y lieu.