Le demandeur remplit le formulaire « Demande d’achat » et le transmet, accompagné de l'approbation de l'unité administrative mandatée par l'UQO, s'il y a lieu, au personnel de l’Approvisionnement du Service des finances. Le Service des finances s’assure que la demande est remplie adéquatement et s’il y a lieu, effectue une demande de prix ou un appel d’offres. Une fois les soumissions reçues et analysées, le Service des finances procède à l’adjudication par le biais d’un bon de commande, d’un contrat ou d’une lettre d’adjudication.