Désigne un contrat conclu pour l’accomplissement d’un service, autre qu’un service professionnel, nécessitant une large part d’exécution et d’application technique. À titre d’exemple, il peut s’agir de contrats de déneigement, d’entretien ménager ou de déménagement.

PLANIFICATION DU BESOIN

Avant de sélectionner le mode de sollicitation à utiliser, le demandeur est responsable de déterminer son besoin, la durée du contrat (s’il y a lieu), d’estimer la valeur de l’achat, de s’assurer d’avoir une disponibilité budgétaire suffisante et de prévoir les délais d’acquisition applicables. Pour ce faire, le demandeur peut demander en tout temps l’assistance du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances.

Statut de travailleur autonome ou d’employé (si applicable)

Lorsque le demandeur désire retenir les services d’un travailleur autonome ou d’une personne opérant une entreprise individuelle opérant sous son propre nom, il est obligatoire pour le demandeur de remplir le formulaire « Reconnaissance du statut de travailleur autonome ou d’employé » avant d’octroyer le contrat.

Détermination du besoin

Afin de déterminer son besoin le demandeur doit :

• Faire une description précise du/des services requis;
• Dans le cas où, exceptionnellement,  le service ne pourrait être fourni que par un seul prestataire de service, le demandeur doit justifier la raison pour laquelle aucun autre service équivalent n’est acceptable;
• Déterminer les dates de prestation du/des services requis;
• Déterminer les conditions liées au contrat de service (garantie, permis, exigences particulières, contraintes, échéancier, etc.);
• Évaluer les risques potentiels liés à la prestation de services (exemple : tâche régie par une convention collective du personnel de l’UQO, conflit d’intérêts).

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À NOTER
Dans le cas d’un conflit d’intérêt, le demandeur doit obligatoirement informer le coordonnateur à l’approvisionnement du Service des finances lorsqu’un soumissionnaire potentiel est une personne ou une entreprise contrôlée directement ou indirectement par une personne qui aurait travaillé en tout ou en partie à l’élaboration du devis/cahier des charges :

• Déterminer les coûts d’impact associés au contrat de service (si applicable);
• Évaluer la possibilité de conclure des contrats à long terme (si applicable).

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En tout temps, le demandeur peut solliciter les conseils des unités administratives mandatées par l’UQO ou du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances pour l’aider dans sa démarche.

Durée du contrat

Afin d’évaluer la durée du contrat, le demandeur doit :

• Indiquer s’il s’agit d’une prestation de service unique ou récurrente;
• Évaluer la possibilité de regrouper ses besoins (si applicable);
• Considérer la possibilité d’inclure des options de renouvellement ou des options concernant la prestation de services supplémentaires.

Valeur estimée du contrat

L’estimation de la valeur du contrat doit être la plus représentative possible de la somme des dépenses totales liées au contrat de service. Pour estimer la valeur du contrat, le demandeur doit considérer les éléments suivants :

• Les frais de l’ensemble des services requis pour toute la durée du contrat;
• S’il s’agit d’un contrat incluant des options de renouvellement ou des options concernant la prestation de services supplémentaires, le demandeur doit estimer la valeur de l’achat si toutes les options étaient exercées.

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Veuillez noter que les taxes ne sont pas considérées dans la valeur du contrat.

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Afin d’estimer la valeur du contrat de service, le demandeur peut :

• Se baser sur des contrats antérieurs;
• Au besoin, contacter un fournisseur potentiel pour obtenir de l’information.

En tout temps, le demandeur peut solliciter les conseils des unités administratives mandatées par l’UQO ou du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances pour l’aider dans sa démarche.

Disponibilité budgétaire

Avant d’initier le processus d’acquisition, le demandeur doit :

• S’assurer d’avoir le budget nécessaire pour couvrir les engagements fermes liés au contrat de service (les options ne sont pas considérées tant qu’elles ne font pas l’objet d’un engagement ferme);
• Considérer les taxes de vente applicables moins les ristournes de taxes. Lorsque la TPS et la TVQ s’appliquent, un montant supplémentaire de 6,94 % de la valeur de l’achat avant taxes est à prévoir comme impact financier dans l’UBR;
• Considérer les variations de devises possibles. Le montant final imputé à l’UBR correspond au taux de conversion en vigueur à la date de facturation et non à la date de la commande;
• Considérer la date de fin de l’année financière ou la date de fin de l’UBR. Les services doivent être rendus avant cette date.

Délais du processus d’acquisition

Le demandeur doit prévoir des délais suffisants pour la prestation intégrale des services. Ces délais incluent :

• Le délai de réception de la demande d’achat par le Service des finances;
• Les délais liés à l’obtention des autorisations (approbation par les unités administratives mandatées par l’UQO, autorisations d’admissibilité, de dépenses, par la haute direction de l’UQO (CX, CA), etc.);
• Le temps pour l’analyse de la demande d’achat. Celui-ci est très variable selon la nature et la valeur de l’acquisition, de même que selon le volume de demandes à traiter;
• Les délais de demande de prix ou d’appel d’offres;
• Les délais de prestation du service.

Mode de sollicitation

Selon la valeur estimée du contrat, le demandeur doit utiliser le mode de sollicitation approprié pour initier le processus d’acquisition :

Veuillez noter que si la requête vise des produits ou des services appartenant aux catégories ci-dessous, le demandeur doit suivre la procédure prévue pour ces biens ou services car le mode de sollicitation diffère :

• Achat sous la responsabilité des unités administratives mandatées par l’UQO;
• Achats sous contrat.

DÉMARCHE D'AQUISITION SELON LA VALEUR DU CONTRAT

moins de 5 000 $

 

Gré à Gré :

Procédure
Le demandeur peut contacter lui-même le fournisseur et conclure un contrat  d’un commun accord, sans procédure d’appel d’offres formelle. S’il s’agit d’une entente verbale, il est fortement suggéré d’obtenir une confirmation écrite de l’entente. Afin de procéder à l’acquisition, le demandeur doit alors utiliser les moyens suivants :

• Demande de remboursement de la facture payée par le demandeur¹
• Facture du fournisseur¹
• Carte de crédit corporative¹
• Demande d’achat (Bon de commande centralisé)²

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NOTE :  Avant de procéder à un achat de gré à gré, le demandeur doit s’assurer :

• qu’il ne s’agit pas d’un achat qui nécessite l’autorisation d’une unité administrative mandatée par l’UQO;
• qu’il ne s’agit pas d’un achat sous contrat;
• qu’il ne s’agit pas d’un bien qui doit être acheté au Magasin - UQO.

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L’article 5.11 de la Politique stipule que toute personne qui contrevient à la Politique engage sa responsabilité personnelle.

 

¹Dans ce cas, l’avis d’adjudication ou la conclusion du contrat est réalisé par le demandeur.
²Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances

5 000 $ à 24 999 $

 

Demande de prix par le demandeur :

Procédure
Le demandeur doit fournir au Service des finances un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)¹

 

¹Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.

25 000 $ à 49 999 $

 

Demande de prix par le Service des finances

Procédure

Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, trois (2) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)¹

 

¹Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.

50 000 $ à 99 999 $

 

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, trois (3) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)¹

 

¹Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.

100 000 $ et plus

 

Appel d’offres public

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat et son devis technique ou cahier des charges (si applicable) au Service des finances. Le Service des finances rédigera le document d’appel d’offres et le publiera sur SEAO. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)¹

 

¹Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.

Pour les contrats de service d’entretien de biens immobiliers

 

L’unité administrative mandatée par l’UQO doit utiliser le mode de sollicitation suivant lorsque la valeur est entre de 5 000$ et 24 999$ : 

 

Gré à Gré 

Procédure
Afin de procéder à l’acquisition, le demandeur doit alors utiliser les moyens suivants :

• Demande de remboursement de la facture payée par le demandeur¹
• Facture du fournisseur¹
• Carte de crédit corporative¹
• Demande d’achat (Bon de commande centralisé)²

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NOTE :  Avant de procéder à un achat de gré à gré, le demandeur doit s’assurer :

• qu’il ne s’agit pas d’un achat qui nécessite l’autorisation d’une unité administrative mandatée par l’UQO;
• qu’il ne s’agit pas d’un achat sous contrat;
• qu’il ne s’agit pas d’un bien qui doit être acheté au Magasin - UQO.

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L’article 5.11 de la Politique stipule que toute personne qui contrevient à la Politique engage sa responsabilité personnelle.

 

¹Dans ce cas, l’avis d’adjudication ou la conclusion du contrat est réalisé par le demandeur.
²Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.