Approvisionnements

Contrat de construction

Désigne un contrat pour tous travaux nécessitant une licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ). Inclut les travaux de construction mixte, les travaux en partenariat public-privé (PPP) ou les travaux visant l’amélioration du rendement énergétique.

 

 

Unité administrative mandatée par l’Université

Pour tous travaux de construction réalisés par l’UQO, incluant ceux d’un fonds de recherche, le Service des terrains et bâtiments agit à titre de demandeur.

 

PLANIFICATION DU BESOIN

Avant de sélectionner le mode de sollicitation à utiliser, le demandeur est responsable de déterminer son besoin, la durée du contrat (s’il y a lieu), d’estimer la valeur de l’achat, de s’assurer d’avoir une disponibilité budgétaire suffisante et de prévoir les délais d’acquisition applicables. Pour ce faire, le demandeur peut demander en tout temps l’assistance du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances.

 

Détermination du besoin

Afin de déterminer son besoin le demandeur doit :

  • Faire une description précise des travaux et des matériaux requis;

  • Dans le cas où, exceptionnellement, les travaux ne pourraient être fournis que par un seul entrepreneur, le demandeur doit justifier la raison pour laquelle aucun autre entrepreneur n’est acceptable;

  • Déterminer le calendrier des travaux requis;

  • Déterminer les conditions liées au contrat de construction (garantie, assurances, cautionnement, permis, exigences particulières, contraintes, échéancier, lois, règlements, codes et normes applicables etc.);

  • Déterminer le besoin de faire appel à un professionnel externe (architecte, ingénieur, arpenteur-géomètre, etc.);

  • Déterminer si l’entrepreneur peut faire appel à la sous-traitance;

  • Définir les modalités de surveillance, d’inspection et d’approbation des travaux;

  • Définir les formules de facturation (selon l’avancement des travaux, retenues, etc.);

  • Définir les responsabilités de l’UQO et de l’entrepreneur concernant les travaux;

  • Évaluer les risques potentiels liés aux travaux de construction (exemple : conflit d’intérêts);

À NOTER : Dans le cas d’un conflit d’intérêt, le demandeur doit obligatoirement informer le Service des finances lorsqu’un soumissionnaire potentiel est une personne ou une entreprise contrôlée directement ou indirectement par une personne qui aurait travaillé en tout ou en partie à l’élaboration du devis/cahier des charges.

  • Déterminer les coûts d’impact associés au contrat de construction (si applicable);

  • Considérer la possibilité de conclure des contrats de construction à long terme (si applicable).

Durée du contrat

Afin d’évaluer la durée du contrat, le demandeur doit :

  • Indiquer s’il s’agit de travaux de construction uniques ou récurrents;
  • Évaluer la possibilité de regrouper ses besoins (si applicable);
  • Considérer la possibilité d’inclure des options de renouvellement ou des options concernant l’exécution des travaux supplémentaires.
Valeur estimée du contrat

L’estimation de la valeur du contrat doit être la plus représentative possible de la somme des dépenses totales liées aux travaux de construction. Pour estimer la valeur du contrat, le demandeur doit considérer les éléments suivants :

  • Les frais de l’ensemble des travaux requis pour toute la durée du contrat;
  • S’il s’agit d’un contrat incluant des options de renouvellement ou des options concernant l’exécution des travaux supplémentaires, le demandeur doit estimer la valeur du contrat si toutes les options étaient exercées.

Veuillez noter que les taxes ne sont pas considérées dans la valeur du contrat.

Afin d’estimer la valeur du contrat de construction, le demandeur peut :

  • Se baser sur des achats ou des contrats antérieurs;
  • Faire appel à un professionnel externe;
  • Au besoin, contacter un fournisseur potentiel pour obtenir de l’information.
Disponibilité budgétaire

Avant d’initier le processus d’acquisition, le demandeur doit :

  • S’assurer d’avoir le budget nécessaire pour couvrir les engagements fermes liés au contrat de construction (les options ne sont pas considérées tant qu’elles ne font pas l’objet d’un engagement ferme);
  • Considérer les taxes de vente applicables moins les ristournes de taxes. Lorsque la TPS et la TVQ s’appliquent, un montant supplémentaire de 6,94 % de la valeur de l’achat avant taxes est à prévoir comme impact financier dans l’UBR;
  • Considérer la date de fin de l’année financière ou la date de fin de l’UBR, s’il y a lieu. Les travaux doivent être exécutés avant cette date.
Délais du processus d’acquisition

Le demandeur doit prévoir des délais suffisants pour l’exécution des travaux. Ces délais incluent :

  • Le délai pour l’étude préliminaire du projet;
  • Le délai de réception de la demande d’achat par le Service des finances;
  • Les délais liés à l’obtention les plans et devis d’un professionnel externe;
  • Le temps pour l’analyse de la demande d’achat. Celui-ci est très variable selon la nature et la valeur des travaux, de même que selon le volume de demandes à traiter;
  • Les délais de recherche de prix ou d’appel d’offres;
  • Les délais d’autorisation par la haute direction de l’UQO (CA) et/ou par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES).

 

DÉMARCHE D'AQUISITION SELON LA VALEUR DU CONTRAT

moins de 5 000 $


 

Gré à Gré

Procédure
Le demandeur peut contacter lui-même le fournisseur et conclure un contrat  d’un commun accord, sans procédure d’appel d’offres formelle. S’il s’agit d’une entente verbale, il est fortement suggéré d’obtenir une confirmation écrite de l’entente. Afin de procéder à l’acquisition, le demandeur doit alors utiliser les moyens suivants :

 

NOTE
Avant de procéder à un achat de gré à gré, le demandeur doit s’assurer :

  • que l'achat est autorisé par le Service des terrains et bâtiments
  • qu’il ne s’agit pas d’un achat sous contrat;
  • qu’il ne s’agit pas d’un bien qui doit être acheté au Magasin - UQO.

 

L’article 5.11 de la Politique stipule que toute personne qui contrevient à la Politique engage sa responsabilité personnelle.

 

1Dans ce cas, l’avis d’adjudication ou la conclusion du contrat est réalisé par le demandeur.
2Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
5 000 $ à 24 999 $


 

Gré à gré

ProcédureLe Service des terrains et bâtiments peut conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur. Pour procéder avec l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1 

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
5 000 $ à 24 999 $


 

Demande de prix par le Service des terrains et bâtiments

Procédure

Le Service des terrains et bâtiments peut conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur. Pour procéder avec l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1 



 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
25 000 $ à 49 999 $


 

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances

Procédure 
Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, deux (2) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances. 

50 000$ à 99 999$

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances 

Procédure 
Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, trois (3) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1 

  

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances. 


 

100 000 $ et plus

Appel d’offres public

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat et son devis technique ou cahier des charges (si applicable) au Service des finances. Le Service des finances rédigera le document d’appel d’offres et le publiera sur SEAO. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)1

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances