Approvisionnements

Contrat d'acquisition de biens

Désigne un contrat d’achat ou de location de biens (incluant les logiciels), lequel peut comporter des frais accessoires (installation, formation, fonctionnement, entretien ou garantie des biens).

 

PLANIFICATION DU BESOIN

Avant de sélectionner le mode de sollicitation à utiliser, le demandeur est responsable de déterminer son besoin, la durée du contrat (s’il y a lieu), d’estimer la valeur de l’achat, de s’assurer qu’il a une disponibilité budgétaire suffisante et de prévoir les délais d’acquisition applicables. Pour ce faire, le demandeur peut demander en tout temps l’assistance du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances.

Détermination du besoin

Afin de déterminer son besoin le demandeur doit :

  • Déterminer les spécifications techniques (performance requise) du/des biens. Le demandeur peut utiliser un produit de référence. Par contre, toute référence à une marque de produit peut être utilisée uniquement afin de clarifier les spécifications requises. Dans le cas où, exceptionnellement, des produits équivalents ne pourraient être acceptés, le demandeur devra l’indiquer et être en mesure de justifier la raison pour laquelle aucun autre produit n’est acceptable;
  • Déterminer la date de livraison requise;
  • Déterminer les conditions liées à l’installation et à l’utilisation (exemple : espace, électricité, fournitures, autorisations, permis, formation, etc.);
  • Évaluer les risques potentiels liés à l’acquisition (exemple : incompatibilité avec d’autres produits, produits en fin de vie, etc.).
  • Déterminer les coûts d’impact associés à l’acquisition (si applicable);
  • Évaluer la possibilité de conclure des contrats à long terme (si applicable).

En tout temps, le demandeur peut solliciter les conseils des unités administratives mandatées par l’UQO ou du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances pour l’aider dans sa démarche.

Durée du contrat 

Afin d’évaluer la durée du contrat le demandeur doit :

  • Indiquer s’il s’agit d’une acquisition unique ou récurrente;
  • Évaluer la possibilité de regrouper ses besoins (si applicable);
  • Évaluer la probabilité d’achat (ou de location) récurrente ou supplémentaire (si applicable).
  • Considérer la possibilité d’inclure des options de renouvellement ou des options concernant l’acquisition de biens supplémentaires.
Valeur estimée du contrat

L’estimation de la valeur doit être la plus représentative possible de la somme des dépenses totales liées à l’acquisition d’un/des biens. Pour estimer la valeur de l’achat, le demandeur doit considérer les éléments suivants :

  • Le coût d’achat (ou de location) de tous les éléments du bien/des biens acquis ou pouvant être acquis par le biais du contrat, et ce, sur toute la durée du contrat;
  • Les coûts d’installation, de formation, de garantie, de support ou d’entretien;
  • Les frais de livraison, de douanes ou de conversion de devises, etc.;
  • S’il s’agit d’un contrat de location, le demandeur doit considérer le coût de location pour toute la durée du contrat;
  • S’il s’agit d’un contrat incluant des options de renouvellement ou des options concernant l’acquisition de biens supplémentaires, le demandeur doit évaluer la valeur de l’achat si toutes les options étaient exercées.

Veuillez noter que les taxes ne sont pas considérées dans la valeur de l’achat.

Afin d’estimer la valeur de l’acquisition, le demandeur peut :

  • Vérifier si des prix sont disponibles sur Internet;
  • Se baser sur des achats ou des contrats antérieurs;
  • Au besoin, contacter un fournisseur potentiel pour obtenir l’information.

En tout temps, le demandeur peut solliciter les conseils des unités administratives mandatées par l’UQO ou de l’Approvisionnement du Service des finances pour l’aider dans sa démarche.

Disponibilité budgétaire 

Avant d’initier le processus d’acquisition, le demandeur doit :

  • S’assurer d’avoir le budget nécessaire pour couvrir les engagements fermes liés à l’acquisition (les options ne sont pas considérées tant qu’elles ne font pas l’objet d’engagement ferme);
  • Considérer les taxes de ventes applicables moins les ristournes de taxes. Lorsque la TPS et la TVQ sont applicables, un montant supplémentaire de 6,94 % de la valeur de l’achat avant taxes est à prévoir comme impact financier dans l’UBR;
  • Considérer les variations de devises possibles. Le montant final imputé à l’UBR correspond au taux de conversion en vigueur à la date de facturation et non à la date de la commande;
  • Considérer la date de fin de l’année financière ou la date de fin de l’UBR. Les produits doivent être reçus avant cette date. 
Délais du processus d’acquisition 

Le demandeur doit prévoir des délais suffisants pour l’acquisition. Ces délais incluent :

  • Le délai de réception de la demande d’achat par le Service des finances;
  • Les délais liés à l’obtention des autorisations (approbation par les unités administratives mandatées par l’UQO, autorisations d’admissibilité, de dépenses, par la haute direction de l’UQO (CX, CA), etc.);
  • Le temps pour l’analyse de la demande d’achat. Celui-ci est très variable selon la nature et la valeur de l’acquisition, de même que le volume de demandes à traiter.
  • Les délais de recherche de prix ou d’appel d’offres;
  • Les délais de fabrication, de production et/ou de traitement;
  • Les délais de livraison et d'installation.
Mode de sollicitation

Selon la valeur de l’acquisition, le demandeur doit utiliser le mode de sollicitation approprié pour initier le processus d’acquisition :

Veuillez noter que si la requête vise des produits ou des services appartenant aux catégories ci-dessous, le demandeur doit suivre la procédure prévue pour ces biens ou services car le mode de sollicitation diffère :

DÉMARCHE D'AQUISITION SELON LA VALEUR DU CONTRAT

Moins de 5000 $


 

Gré à Gré

Procédure
Le demandeur peut contacter lui-même le fournisseur et conclure un contrat  d’un commun accord, sans procédure d’appel d’offres formelle.  S’il s’agit d’une entente verbale, il est fortement suggéré d’obtenir une confirmation écrite de l’entente. Afin de procéder à l’acquisition, le demandeur doit alors utiliser les moyens suivants :

NOTE :  Avant de procéder à un achat de gré à gré, le demandeur doit s’assurer :

  • qu’il ne s’agit pas d’un achat qui nécessite l’autorisation d’une unité administrative mandatée par l’UQO;
  • qu’il ne s’agit pas d’un achat sous contrat;
  • qu’il ne s’agit pas d’un bien qui doit être acheté au Magasin - UQO.

L’article 5.11 de la Politique stipule que toute personne qui contrevient à la Politique engage sa responsabilité personnelle.

 

1Dans ce cas, l’avis d’adjudication ou la conclusion du contrat est réalisé par le demandeur.
2Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.


 

5 000 $ à 24 999 $


 

Demande de prix par le Service des finances

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon non formelle, deux (2) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le Service des finances doit obtenir un minimum de deux (2) soumissions écrites. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)1 ou une «Demande d'achat - Web».

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
25 000 $ à 49 999 $


 

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, deux (2) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)1

 

 
1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
50 000 $ à 99 999 $


 

Appel d’offres sur invitation par le Service des finances

Procédure


Le demandeur transmet sa demande d’achat au Service des finances qui invitera, de façon formelle, trois (3) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission écrite dans le but de fournir des biens ou services. Le demandeur doit aussi transmettre un devis précisant les biens ou les services requis. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)1

  •  1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.
100 000 $ et plus

Appel d’offres public

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat et son devis technique ou cahier des charges (si applicable) au Service des finances. Le Service des finances rédigera le document d’appel d’offres et le publiera sur SEAO. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d’achat» (bon de commande centralisé)1

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.