Contrat exécuté par des personnes ou sous la responsabilité de celles-ci, lesquelles, soit en raison de leur inscription au tableau d’un ordre professionnel, soit selon une formation sanctionnée par un diplômé universitaire ou parce que l’expertise ou l’expérience sont reconnues, ou sont considérées comme des professionnels. Ces services impliquent habituellement de la conception, création, recherche, analyse, rédaction, surveillance ou inspection. Il inclut également un contrat visant des services d’enseignement ou de formation non crédités et non conventionnés par l’UQO.

À titre d’exemple, il peut s’agir d’un contrat de service professionnel d’un architecte, d’un ingénieur, d’un concepteur web, d’un graphiste, d’un conférencier, etc.

En cas de doute pour savoir s’il s’agit d’un contrat de service ou d’un contrat de service professionnel, veuillez communiquer avec le personnel de l’Approvisionnement du Service des finances.

PLANIFICATION DU BESOIN

Avant de sélectionner le mode de sollicitation à utiliser, le demandeur est responsable de déterminer son besoin, la durée du contrat (s’il y a lieu), d’estimer la valeur de l’achat, de s’assurer d’avoir une disponibilité budgétaire suffisante et de prévoir les délais d’acquisition applicables. Pour ce faire, le demandeur peut demander en tout temps l’assistance du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances.

Statut de travailleur autonome ou d’employé (si applicable)

Lorsque le demandeur désire retenir les services d’un travailleur autonome ou d’une personne opérant une entreprise individuelle opérant sous son propre nom, il est obligatoire pour le demandeur de remplir le formulaire « Reconnaissance du statut de travailleur autonome ou d’employé » avant d’octroyer le contrat.

Détermination du besoin

Afin de déterminer son besoin, le demandeur doit définir le cahier de charges :

 

• Lorsque les besoins sont connus et qu’il est possible de les définir avec précision, le demandeur doit prioriser la formule du contrat à forfait et s’assurer d’inclure au mandat les éléments suivants :
  • La nature et l’envergure du mandat;
  • Le niveau de service attendu;
  • Les conditions d’exécution du mandat;
  • Les livrables ou résultats attendus (exemple : plans d’architecture, traduction de document, rapport d’évaluation, etc.);
  • Les critères d’acceptation des livrables (exemple : date de dépôt, cession du droit d’auteur ou de la propriété intellectuelle, etc.);
  • Un échéancier de paiements (basé sur l’état d’avancement des travaux);
  • Lorsque la formule du contrat à forfait est retenue, le prestataire de services doit fournir la prestation attendue pour le prix soumis et ne peut prétendre à une augmentation de prix en fonction des impondérables auxquels il est soumis. Il en va de même pour le cas d’une diminution du montant du contrat demandé par l’Université.

 

• Lorsque les besoins ou services ne peuvent être définis avec suffisamment de précisions, le demandeur doit prioriser la formule de contrat basé sur un taux horaire. Dans un tel cas, en plus d’informer le soumissionnaire des éléments connus du mandat énumérés, ci-haut, le demandeur doit prévoir dans sa demande de soumission :
  • Qu’une enveloppe maximale de temps ou d’honoraires soit prévue au contrat. Ces enveloppes peuvent s’appliquer à chaque étape des travaux;
  • Que le prestataire de services avise le demandeur de l’état d’avancement des travaux à des moments ou à des étapes prédéterminés;
  • que le prestataire de services soit tenu d’informer le demandeur de tout retard ou de tout problème majeur lié à l’exécution du mandat lorsqu’il en prend connaissance.

 

• Dans le cas où, exceptionnellement, le service ne pourrait être fourni que par un seul prestataire de services, le demandeur doit justifier la raison pour laquelle aucun autre service équivalent n’est acceptable;

 

• Évaluer les risques potentiels liés à la prestation de services (exemple : tâche régie par une convention collective du personnel de l’UQO, conflit d’intérêts);

 

---

À NOTER
Dans le cas d’un conflit d’intérêt, le demandeur doit obligatoirement informer le coordonnateur à l’approvisionnement du Service des finances lorsqu’un soumissionnaire potentiel est une personne ou une entreprise contrôlée directement ou indirectement par une personne qui aurait travaillé en tout ou en partie à l’élaboration du devis/cahier des charges. 

---

 

En tout temps, le demandeur peut solliciter les conseils des unités administratives mandatées par l’UQO ou du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances pour l’aider dans sa démarche.

Durée du contrat

Afin d’évaluer la durée du contrat, le demandeur doit :

• Indiquer s’il s’agit d’une prestation de services unique ou récurrente;
• Évaluer la possibilité de regrouper ses besoins (si applicable);
• Considérer la possibilité d’inclure des options de renouvellement ou des options concernant la prestation de services supplémentaires.

Valeur estimée du contrat

L’estimation de la valeur du contrat doit être la plus représentative possible de la somme des dépenses totales liées au contrat de service professionnel. Pour estimer la valeur du contrat, le demandeur doit considérer les éléments suivants :

• Les frais de l’ensemble des services requis pour toute la durée du contrat;
• La possibilité de phase future qui ne pourrait être réalisée que par le prestataire de services ayant réalisé une des phases initiales;
• S’il s’agit d’un contrat muni d’options de renouvellement ou d’options de prestation de services supplémentaires, le demandeur doit estimer la valeur de l’achat si toutes les options étaient exercées.

---

Veuillez noter que les taxes ne sont pas considérées dans la valeur du contrat.

---

Afin d’estimer la valeur du contrat de service professionnel, le demandeur peut :

• Se baser sur des contrats antérieurs;
• Au besoin, contacter un fournisseur potentiel pour obtenir l’information.

En tout temps, le demandeur peut solliciter les conseils des unités administratives mandatées par l’UQO ou du personnel de l’Approvisionnement du Service des finances pour l’aider dans sa démarche.

Disponibilité budgétaire 

Avant d’initier le processus d’acquisition, le demandeur doit :

• S’assurer qu’il a le budget nécessaire pour couvrir les engagements fermes liés au contrat de service professionnel (les options ne sont pas considérées tant qu’elles ne font pas l’objet d’un engagement ferme);
• Considérer les taxes de vente applicables moins les ristournes de taxes. Lorsque la TPS et la TVQ s’appliquent, un montant supplémentaire de 6,94 % de la valeur de l’achat avant taxes est à prévoir comme impact financier dans l’UBR;
• Considérer les variations de devises possibles. Le montant final imputé à l’UBR correspond au taux de conversion en vigueur à la date de facturation et non à la date de la commande;
• Considérer la date de fin de l’année financière ou la date de fin de l’UBR. Les services doivent être rendus avant cette date.

Délai du processus d’acquisition

Le demandeur doit prévoir des délais suffisants pour la prestation intégrale des services. Ces délais incluent :

• Le délai de réception de la demande d’achat par le Service des finances;
• Les délais liés à l’obtention des autorisations (approbation par les unités administratives mandatées par l’UQO, autorisations d’admissibilité, de dépenses, par la haute direction de l’UQO (CX, CA), etc.);
• Les délais de demande de prix par le demandeur;
• Le temps pour l’analyse de la demande d’achat. Celui-ci est très variable selon la nature et la valeur de l’acquisition, de même que selon le volume de demandes à traiter;
• Les délais d’appel d’offres publics;
• Les délais de prestation du service professionnel.

DÉMARCHE D'AQUISITION SELON LA VALEUR DU CONTRAT

24 999 $ et moins

 

Gré à Gré

Procédure

Le demandeur peut contacter lui-même le fournisseur et conclure un contrat d’un commun accord, sans procédure d’appel d’offres formelle. Si la dépense atteint le seuil de 20 000$, un bon de commande doit obligatoirement être émis par le service des finances. S’il s’agit d’une entente verbale, il est fortement suggéré d’obtenir une confirmation écrite de l’entente. Afin de procéder à l’acquisition, le demandeur doit alors utiliser les moyens suivants :

• Demande de remboursement de la facture payée par le demandeur¹
• Facture du fournisseur¹
• Carte de crédit corporative¹
• Demande d’achat (Bon de commande centralisé)²

 

Concernant les Services professionnels en ingénierie et en architecture, ceux-ci peuvent être conclus de gré à gré,en fonction des taux décrétés. Le service de terrains et bâtiments peuvent conclure le contrat avec l’émission d’un bon de commande ou d’un contrat effectué par le service des finances. ¹

 

---

NOTE :  Avant de procéder à un achat de gré à gré, le demandeur doit s’assurer :

• qu’il ne s’agit pas d’un achat qui nécessite l’autorisation d’une unité administrative mandatée par l’UQO;
• qu’il ne s’agit pas d’un achat sous contrat;
• qu’il ne s’agit pas d’un bien qui doit être acheté au Magasin - UQO.

---

 

L’article 5.11 de la Politique stipule que toute personne qui contrevient à la Politique engage sa responsabilité personnelle.

 

¹Dans ce cas, l’avis d’adjudication ou la conclusion du contrat est réalisé par le demandeur.
²Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances.

25 000 $ à 99 999 $

 

Appel d’offres sur invitation par le service des finances

Procédure

Le service des finances invite, de façon formelle, deux (2) fournisseurs distincts (ou plus) à présenter une soumission via un appel d’offres sur invitations dans le but de fournir des services. Le demandeur doit transmettre un devis détaillant les services requis. Il doit s’assurer d’inscrire suffisamment de détails dans son devis pour permettre aux soumissionnaires d’évaluer correctement ses besoins. 

 

Concernant les Services professionnels en ingénierie et en architecture, ceux-ci peuvent être conclus de gré à gré,en fonction des taux décrétés. Le service de terrains et bâtiments peuvent conclure le contrat avec l’émission d’un bon de commande ou d’un contrat effectué par le service des finances. ¹

Un bon de commande doit obligatoirement être émis par le service des finances.

 

1Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le service des finances.

 

100 000 $ et plus

 

Appel d’offres public

Procédure
Le demandeur transmet sa demande d’achat et son devis technique ou cahier des charges (si applicable) au Service des finances. Le Service des finances rédigera le document d’appel d’offres et le publiera sur SEAO. Pour procéder à l’acquisition, le demandeur doit utiliser une «Demande d'achat» bon de commande centralisé)¹

 

¹Dans ce cas, l’adjudication où la conclusion du contrat est réalisée par le Service des finances