Modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de moins de 20 000 $

Toute modification à un bon de commande ou à un contrat ayant déjà été traité par  le personnel de l’Approvisionnement du Service des finances doit être effectuée par celui-ci. Une modification ne doit pas changer la nature du contrat, elle doit plutôt lui être accessoire. Si la modification a pour effet de rendre la valeur du contrat ou du bon de commande supérieure ou égale à 20 000 $, vous devez suivre la procédure pour une modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de 20 000 $ et plus.

Modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de 20 000 $ et plus

Toute modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de 20 000 $ et plus doit être traitée par le personnel de l’Approvisionnement du Service des finances. Pour ce faire, le responsable budgétaire devra transmettre un courriel au personnel de l’Approvisionnement du Service des finances à l’adresse approvisionnements@uqo.ca en faisant référence au numéro de contrat ou au numéro de la demande d’achat initiale, en détaillant la modification souhaitée et en la justifiant. Quelle que soit la valeur du changement effectué, l’autorisation du signataire autorisé en vertu de la Grille de signatures pour la valeur totale du contrat est requise. Dans le cas où la modification occasionnerait une dépense supplémentaire supérieure à 10 % de la valeur initiale du contrat, le responsable budgétaire doit obtenir l’autorisation du dirigeant.

Modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de 20 000 $ et plus occasionnant une dépense supplémentaire supérieure à 10  % de la valeur initiale du contrat

Une modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de 20 000 $ et plus occasionnant une dépense supplémentaire supérieure à 10  % de la valeur initiale du contrat nécessite l’approbation du dirigeant, et ce, avant d’engager une dépense supplémentaire. Afin d’obtenir l’autorisation du dirigeant, prévue à l’article 7.1 de la Politique, le responsable budgétaire devra remplir le formulaire « Demande d’autorisation du dirigeant », puis le transmettre au coordonnateur à l’approvisionnement qui soumettra la demande d’autorisation au dirigeant.

Advenant, qu’une modification additionnelle soit requise, après avoir obtenu une autorisation du dirigeant pour procéder à une modification d’un contrat ou d’un bon de commande d’une valeur de 20 000 $ et plus occasionnant une dépense supplémentaire supérieure à 10  % de la valeur initiale du contrat, le responsable budgétaire doit soumettre une nouvelle demande au dirigeant expliquant les causes du nouvel écart constaté et estimant les nouveaux coûts additionnels, et ce, quel que soit le montant de cette modification additionnelle.

Pour ce faire, le responsable budgétaire devra remplir un nouveau formulaire « Demande d’autorisation du dirigeant », concernant les coûts additionnels requis depuis l’autorisation du dirigeant, puis suivre la même procédure que celle mentionnée, ci-dessus.

Modification à un contrat, n’ayant pas fait l’objet d’un appel d’offres public, qui rendrait le coût total du contrat à 100 000 $ et plus

Une modification à un contrat, n’ayant pas fait l’objet d’un appel d’offres public, qui rendrait le coût total du contrat à 100 000 $ et plus nécessite l’approbation du dirigeant, et ce, avant d’engager une dépense supplémentaire. Afin d’obtenir l’autorisation du dirigeant, prévue à l’article 7.1 de la Politique, le responsable budgétaire devra remplir le formulaire « Demande d’autorisation du dirigeant », puis le transmettre au coordonnateur à l’approvisionnement qui soumettra la demande d’autorisation au dirigeant.