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Approvisionnements

Politique d’acquisition

Nouveautés en bref

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1 - Introduction

Le Conseil d’administration a adopté la Politique d’acquisition de biens et de services et d’octroi de contrats de construction le 25 avril 2016. Ce texte est un résumé des principaux changements qui sont entrés en vigueur et ne prétend pas exposer tous les éléments et changements que comporte la Politique. Nous vous invitons fortement à prendre connaissance de l’ensemble de la Politique.    

                                                 

2 - Distinction entre un contrat de service et un contrat de service professionnel

Les modes de sollicitation étant très différents pour ces deux types de contrat, veuillez-vous assurer de consulter les définitions qui ont été révisées.

Contrat de serviceService professionnel

 

3 - Unités administratives mandatées par l’Université

IMPORTANT

La Politique instaure la notion d’unités administratives mandatées par l’Université. Elles sont responsables de la définition et du respect des standards pour l’achat de certains biens ou services spécialisés ou pour l’octroi de contrats, incluant ceux d’un fonds de recherche, et ce, quel que soit le montant (s’applique également pour les achats de moins de 1 000 $). Le tableau suivant indique les responsabilités exclusives de ces unités.

 

 
Unité administrative mandatée par l'Université/contrat
Type d'achat
 
Contrat d'acquisition de biens (approvisionnement)
Services
Services professionnels
Construction
Service des terrains et bâtiments
Achat de mobilier;
Achat d'électroménager;
Équipement motorisé.
Énergie;
Entretien (terrains et bâtiment);
Assurance.
Services d'architecture;
Services d'ingénierie.
Travaux de construction.
Service des technologies de l'information
Matériel informatique, audiovisuel, imprimantes, photocopieurs, logiciels, télécommunications et appareils multifonctions.
Téléphonie, internet.
   
Service des finances
 
Services bancaires;
Service de dédouanement;
Service de recouvrement.
Services d'audit.
 
Direction des communications et du recrutement
Tous les articles promotionnels;
Travaux d'impression destinés à des imprimeries commerciales dont le coût est supérieur à 200 $;
Tous les travaux d'impression comportant le logo de l'UQO pour les affiches publicitaires, les enseignes et les cartes professionnelles.
Affichage publicitaire (imprimé, radio, télévision, Internet)
Services de graphisme.
 

Toute demande d’achat pour ces éléments doit être transmise à l’unité administrative mandatée par l’Université


 

4 - Achats sous contrat ou Magasin - UQO

Lorsque l’UQO a adhéré à un regroupement d’achats ou qu’elle a conclu une entente avec un fournisseur, il est obligatoire pour le demandeur de s’approvisionner auprès du fournisseur retenu, et ce, quel que soit le montant de l’achat (s’applique également pour les achats de moins de 1 000 $) (ex. : fournitures de bureau, service de messagerie, location de véhicule, etc.). Il en est de même pour les contrats gérés par les unités administratives mandatées par l’Université (ex. : ordinateurs, plomberie, service de dédouanement, etc.). Le demandeur devra également se procurer, au Magasin  -  UQO, certains produits pour lesquels l’UQO a retenu un fournisseur.  (ex. : cartouches d’encre laser et papier).

 

5 - Modes de sollicitation et processus d’acquisition selon le montant de la dépense

De nombreux changements ont été apportés aux modes de sollicitation et au processus d’acquisition selon le montant de la dépense. Voici quelques faits saillants:

Tout achat, incluant ceux d’un fonds de recherche, dont la responsabilité exclusive appartient à une unité administrative mandatée par l’Université devra être approuvé par le responsable de cette unité au préalable.

Ces achats sont effectués par le Service des finances à l’exception des achats suivants :

  • Toute acquisition d’un bien ou d’un service ou de travaux de construction d’un montant inférieur à 5  000 $, liée à un contrat à commande ou à exécution sur demande, doit être réalisée par l’unité administrative mandatée par l’Université.

  • Tout contrat de service professionnel d’un montant inférieur à 20 000 $ peut être conclu de gré à gré par tout responsable budgétaire ayant l’autorisation requise en vertu de la Grille de signatures.

  • Dans le cas des contrats de service de 1 000 $ à 9 999 $, le demandeur doit fournir au Service des finances un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

  • Dans le cas des contrats de service de traiteur de 1 000 $ à 19 999 $, le demandeur doit fournir au Service des finances un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur.

  • Dans le cas des contrats de service professionnel, le demandeur devra désigner un minimum de deux (2) fournisseurs et fournir un devis décrivant le service requis ainsi que les conditions s’y rattachant au Service des finances, afin qu’il procède à un appel d’offres sur invitation.

Le tableau II de la Politique résume les modes de sollicitation en fonction de la valeur de l’achat et du type de contrat.

 

6 - Modification à un contrat

Le demandeur ou l’unité administrative mandatée par l’Université doit obtenir l’autorisation du dirigeant avant d’engager une dépense ou de procéder à une modification à un contrat qui occasionne une dépense supplémentaire supérieure à 10 % d’un contrat conclu par l’Université. Il en est de même pour toute modification à un contrat, n’ayant pas fait l’objet d’un appel d’offres public, qui rendrait le coût total du contrat supérieur à 100 000 $.

De plus, toute modification à un contrat ou à un bon de commande d’une valeur de plus de 20 000 $ déjà octroyé par l’Université doit être traité au Service des finances, et ce, quelle que soit la valeur de cet avenant, afin qu’il puisse s’assurer du respect des dispositions de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP).

 

7 - Référence

Pour toute information concernant la Politique, veuillez contacter Louis-Philippe Oliveira par courriel ou par téléphone au poste 3972.