LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

10.    Composition

L’assemblée générale se compose des membres en règle de l’Association qui peuvent, à leur décision, admettre des observateurs.

11.    L’assemblée générale

Les membres se réunissent au minimum une fois par année en assemblée générale, au plus tard six (6) mois après la fin d’un exercice financier, afin de procéder à l’adoption des états financiers de l’année venant de se terminer. Les assemblées générales se tiennent au siège social de l’Association ou à tout autre endroit que peut fixer le conseil d’administration.

Convocation

Les membres sont convoqués par écrit par le secrétaire à la demande du président. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, cet avis doit être donné au moins cinq (5) jours avant la date de l’assemblée générale.

L’avis de convocation est transmis par courriel, et il indique la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Cependant, à la majorité favorable des deux tiers (2/3) des membres présents, l’assemblée peut être immédiatement saisie de toute affaire non énoncée dans l’avis de convocation.

12.    L’assemblée générale spéciale

Les membres se réunissent en assemblée générale spéciale chaque fois que les circonstances l’exigent.

Convocation

Les membres sont convoqués par écrit par le secrétaire à la demande du président ou sur requête écrite et signée de trois (3) membres réguliers de l’Association.

L’assemblée générale spéciale requiert un avis de trois (3) jours. En cas d’urgence, ce délai de convocation peut être plus court.

L’avis doit indiquer la date, l’heure et l’ordre du jour de la réunion. Cependant, l’assemblée peut être saisie de toute affaire, non placée à l’ordre du jour à la majorité favorable des deux tiers (2/3) des membres présents.

13.    Quorum

Pour toutes les assemblées générales, le quorum est d’un tiers (1/3) des membres en règle.

14.    Vote

Le vote se prend à main levée à moins qu’un membre ne requière le vote secret; toutefois, le scrutin d’élection se tient par vote secret.

L’assemblée dispose par majorité de toutes les questions de sa compétence, sauf dans les cas spéciaux prévus aux présentes.

15.    Procédure

Le code Morin s’applique pour tout ce qui n’est pas prévu dans les présents règlements généraux.

16.    Rôle et pouvoir de l’assemblée générale

L’assemblée générale est l’autorité suprême de l’Association. Sous réserve des dispositions des présents règlements, les pouvoirs suivants lui sont expressément dévolus :

a)               déterminer les orientations et les politiques générales en accord avec les buts de l’Association;

b)               recevoir les rapports des officiers de l’Association;

c)               recevoir et adopter les bilans et états financiers de l’Association et nommer les vérificateurs de l’Association;

d)               élire les membres du conseil d’administration de l’Association;

e)               désigner le président et le secrétaire d’élection;

f)                autoriser tout emprunt de deniers sur le crédit de l’Association;

g)               établir et/ou modifier, en conformité avec la loi et les présentes, les statuts de l’Association;

h)               ratifier le montant des cotisations ou autres contributions établies par le conseil d’administration;

i)                 confier des mandats particuliers à ses officiers ou au conseil d’administration;

j)                 recevoir et, le cas échéant, ratifier tout projet de protocole d’entente intervenu entre l’Université et l’Association;

k)               s’associer à tout organisme regroupant des cadres ou des associations de cadres.

LES OFFICIERS

17.    Désignation

Les officiers de l’Association sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

17.1       Le président

Le président convoque les séances de l’assemblée générale et du conseil d’administration. Il dirige ces séances ou peut demander que l’on désigne quelqu’un d’autre pour le faire; il représente l’Association auprès des groupes, institutions homologues ou partenaires; il supervise et coordonne les activités et les travaux des autres officiers. Lors de l’assemblée générale où sont adoptés les états financiers, il rend compte de son mandat.

17.2       Le vice-président

Le vice-président assiste le président dans ses différentes fonctions. Il supervise et coordonne les activités et les travaux des membres des différents comités.

En cas d’absence du président, le vice-président le remplace.

17.3       Le secrétaire

Le secrétaire a la charge des archives, documents et effets de l’Association et, sur demande, les soumet au conseil d’administration; il dresse les procès-verbaux des séances de l’assemblée générale.

17.4       Le trésorier

Le trésorier a la garde des biens de l’Association qu’il administre selon les directives du conseil d’administration; il tient les livres de comptabilité et fait rapport du rôle des cotisations ainsi que la liste détaillée des comptes dont il recommande le paiement au conseil d’administration. Il signe, conjointement avec le président ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration, les chèques, billets et autres effets négociables engageant la responsabilité de l’Association. Il soumet un bilan de l’exercice financier lors de l’assemblée générale prévue à cet effet.

18.    Élection des officiers

Les officiers de l’Association sont élus au scrutin secret lors d’une assemblée générale.

Tout membre en règle est éligible à toute fonction d’officier de l’Association.

19.    Durée du mandat

Les officiers sont nommés en alternance pour une période de deux (2) ans. Ce mandat est renouvelable. Ils conservent leur poste jusqu’à la nomination de leur successeur nonobstant la fin de la période pour laquelle ils sont nommés, pourvu cependant qu’ils conservent le statut de cadre à l’Université.

20.    Procédure d’élection

Quinze (15) jours avant l’assemblée générale prévue à cet effet, le secrétaire fait parvenir à tous les membres un avis indiquant les sièges à pourvoir et les invitant à soumettre par écrit le nom des candidats, et ce, sur le formulaire « Avis de mise en candidature ».

Ledit formulaire doit être signé par deux membres en règle et comporter l’acceptation signée par le candidat.

Le formulaire dûment rempli doit être envoyé au secrétaire au moins un (1) jour avant l’assemblée générale.

Dans l’avis de convocation envoyé par le président de l’Association, le secrétaire fait part aux membres des candidatures reçues.

Lors de l’assemblée générale, on procède à la nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection.

Le président d’élection procède à la tenue d’un scrutin secret. L’assemblée générale choisit successivement les officiers aux postes vacants dans l’ordre suivant :

•  Président
• Vice-président
• Secrétaire
• Trésorier

Le candidat désigné est celui qui a obtenu la majorité des voix des membres en règle et présents à l’assemblée. Si aucun candidat ne rallie cette majorité, on procède par scrutins successifs jusqu’à ce que l’on obtienne la majorité requise.

Le dépouillement des bulletins de vote est effectué par le président d’élection assisté du secrétaire d’élection.

21.       Poste vacant

Lorsqu’un poste d’officier devient vacant en cours de mandat, l’assemblée générale peut désigner, par résolution dûment approuvée, un autre membre pour combler ce poste.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

22.    Composition

Le conseil d’administration se compose des officiers de l’Association (tel que décrit à l’article 17).

23.    Réunions

Le conseil d’administration se réunit à la convocation écrite ou verbale du président. Le quorum est formé du président et d’un autre officier.

Le vote à main levée et la majorité sont requis pour disposer des questions.

Le président a droit de vote et, en cas d’égalité des voix, il a vote prépondérant.

24.    Rôle

Le conseil d’administration est investi de la plénitude des pouvoirs lui permettant de gérer les affaires de l’Association et de poursuivre les buts de l’Association, tels qu’énoncés à l’article 5, sous réserve des pouvoirs expressément dévolus à l’assemblée générale des membres (articles 16, 25 à 27 et 33).

LES COMITÉS ET CHARGES

25.    Nomination des représentants

L’assemblée générale désigne tous les représentants de l’Association.

Les représentants sont normalement nommés pour un (1) an. Ce mandat est renouvelable.

26.    Formation

L‘assemblée générale peut créer toute charge, et former tout comité ad hoc, jugé nécessaire ou utile à la bonne marche des affaires de l’Association.

27.    Pouvoir et devoirs

Les comités et titulaires de charge exécutent les travaux qui leur sont confiés et font rapport à l’assemblée générale de l’avancement de leurs études et de leurs travaux. Si le travail d’un comité ou d’un titulaire de charge est jugé inefficace par l’assemblée générale, cette dernière peut décider de démettre de leur fonction tous et chacun des membres composant tel comité, ou occupant une charge, et de nommer de nouveaux membres ou titulaires, ou d’abroger le comité ou la charge.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

28.    Année financière

L’exercice financier de l’Association se termine le 31 mai de chaque année.

29.    Livres et comptabilité

Le conseil d’administration fait tenir par le trésorier de l’Association ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par l’Association et toutes les dettes et obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association et sont ouverts en tout temps à l’examen du président, du conseil d’administration ou de tout membre en règle.

30.    Vérification

Les livres et états financiers de l’Association sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin par les membres réunis en assemblée générale.

31.    Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

32.    Remboursement

L’Association, selon les normes et modalités établies par l’assemblée générale, rembourse les dépenses encourues par les membres du conseil d’administration, des comités conjoints, paritaires ou ad hoc dans l’exercice de leurs fonctions.

33.    Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont au préalable approuvés par l’assemblée générale et, sur telle approbation, sont signés par le président ou le vice-président et par le secrétaire ou le trésorier, sous réserve des dispositions de l’article 30.

34.    Modifications aux statuts

Aux fins d’abroger, de compléter ou d’amender de quelque façon les présents règlements, le vote favorable des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale ou spéciale convoquée à cette fin est nécessaire et un avis de convocation de cinq (5) jours de telle ou telle assemblée doit comporter mention précise du texte à abroger, compléter ou amender de même que le nouveau texte proposé.